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【例文あり】インターンのキャンセルメールの書き方【大学生向け】

【例文あり】インターンのキャンセルメールの書き方【大学生向け】

ヤス

皆さんこんにちは!Z大学のヤスです!

Z大学では、「就活・留学・学生ビジネスなど」主に大学では学べないことを発信しています!

  • インターンのキャンセルは本選考に影響があるのか知りたい
  • インターンのキャンセルは電話?メール?
  • キャンセル時のポイントや例文を知りたい

インターンを申し込んだは良いけど、急な用事や大学の授業、他のインターンと被ってしまって、インターンをキャンセルしなくてはならない時がありますよね。みなさんはその時、企業にどのように伝えたら失礼にならないかって考えた経験はないですか?

そこで、本記事ではインターンのキャンセル時のポイントや書き方についてをご紹介します!

ヤス

私も過去にインターンのキャンセルメールを送った事があります!初めは私も分からない事だらけで戸惑いました。

  • インターンシップのキャンセルは選考にどんな影響がある?
  • インターンシップのキャンセル方法は電話?それともメール?
  • インターンシップのキャンセルメールの例文
  • インターンシップのキャンセル電話の例文

これらについて詳しく解説していくので、キャンセルの仕方について知りたい学生は是非最後までご覧ください!

この記事を監修した人

ヤス

多彩なインターン経験する中で、キャンセルメールの対応もあり

現在ITベンチャー企業で長期インターン中
その他にも、人材、教育系の長期インターンの経験あり

インターンシップのキャンセルは選考にどんな影響がある?

インターンシップのキャンセルは選考にどんな影響がある?

他の用事と被ってインターンをキャンセルしないといけない時ってありますよね。その時、最も気になるのはインターンをキャンセルする事で本選考に影響があるのか?ということだと思います。

結論、インターンシップのキャンセルは就活の本選考にはあまり影響がないです。

企業の方も就活生の状況をしっかりと理解しているので、仮にインターンをキャンセルすることになっても丁寧で迅速な対応が出来れば特に影響しないという企業も多くあります。

一方で、当日の無断欠席やキャンセル理由をしっかりと伝えられないと本選考にも影響が出る場合もあります。

ヤス

私の先輩の中にはインターンをキャンセルしたけど、キャンセルした企業から本選考で内定をもらった人もいました!

インターンをキャンセルすること自体が本選考に影響を及ぼすのではなく、キャンセルするにあたってどのような対応をするかが非常に重要です。

企業の迷惑にならないように丁寧な対応を心がけましょう!

インターンシップのキャンセル方法は電話?それともメール?

インターンシップのキャンセル方法は電話?それともメール?

そもそもインターンシップのキャンセルを企業に伝える時って電話か?それともメールか?迷いますよね。

インターンシップのキャンセル方法をしっかりと理解しておかないと企業に迷惑をかける恐れがあります。

それでは、状況別のキャンセル方法について詳しくご紹介します!

<状況別のインターンシップのキャンセル方法>

  • インターンシップ開催の1週間以上前の場合
  • インターン当日の場合
  • 送信したキャンセルメールに返信がない場合

順に解説していきます!

インターンシップ開催の1週間以上前の場合

インターンシップ開催の1週間以上前にキャンセルする事がわかった場合は、速やかにメールで企業の方に伝えるようにしましょう!

メールは企業の方の予定や時間を奪う事なく、内容を整理して簡潔に伝える事ができるというメリットがあるためです。

また、メールは記録としても残るので企業の担当者が誤った理解をする可能性も防げます。

ヤス

1週間以上前に他のインターンと被っていたことが発覚したので、私はメールでキャンセルの連絡を行いました!

1週間前以上にインターンをキャンセル事が分かったら速やかに企業にメールを送るようにしましょう!

インターン当日の場合

インターンシップ当日にキャンセルしなくてはならない場合は、必ず電話で連絡するべきです。

企業側はインターンシップ開催のために膨大な時間をかけており、急なキャンセルは人事側の想定を乱すことに繋がります

そこで、一刻も早く連絡すること、謝罪の意を表する事が大事になってくるのですが、メールの場合だと企業に気づいてもらえない恐れがあります。

そのため、直接連絡が取れる電話での対応をした方がいいです。

ヤス

僕の場合、インターン当日は企業も運営準備で忙しく、なかなか電話に出てもらえない事もあったので、早めの連絡を心がける事も大切です。

用事や体調不良で急遽当日インターンをキャンセルする場合は電話で企業に失礼の無い対応を行いましょう!

送信したキャンセルメールに返信がない場合

送信したキャンセルメールに返信がない場合は電話で確認するべきです。

企業側も多くの学生のメールに対応しなくてはならず、手違いで返信が出来ていないケースがあります。

その時は、再度メールを送るよりは電話で確認する方が効率的です。

また、電話をする際は名前とメールを送った日付を伝える事で企業の方がメールを見つけやすくなりますし、前もって連絡をしていることの証明にもなるのでおすすめです。

ヤス

私もメールを送ってから何日も連絡が来ない場合があった時はすぐさま電話で確認するようにしました!

送信したキャンセルメールに返信がない場合は、自分自身のメールボックスや手違いに気をつけた上で企業に電話で確認を取るようにしてみてください。

インターンシップのキャンセルメールのポイントと例文

インターンシップのキャンセルメールのポイントと例文

インターンシップのキャンセルの方法は理解できたけど、具体的にどんなメールを送ればいいかって分からないですよね。

インターンのキャンセルメールの書き方を正しく知っておかないと企業の方からは良くないイメージを抱かれてしまう可能性があります。

それでは、インターンシップのキャンセルメールについて詳しくご紹介していきます!

<インターンシップのキャンセルメールのポイントと例文>

  • メールの書き方のポイント
  • 基本的なキャンセルメールの例文

順に説明していきます!

メールの書き方のポイント

メールの書き方のポイントは大きく分けて2つあります。

  • ひと目見てわかる件名にする
  • 簡潔でわかりやすい本文を書く

1つ目にポイントは、ひと目見てわかる件名にすることです。

まず最初の項目である件名は、どこの誰がどんな内容を書いたのかが一瞬でわかるようにしましょう。

企業側は件名をもとにメールを開くか判断するので、ひと目見ただけでわかるよな工夫をして件名を書くのがおすすめです。

具体的にはメールの概要や大学名、氏名を書きましょう。

ヤス

また、強調した箇所には【 】や / を使うのも効果的です。

以下が具体例になります。

【インターンシップ辞退のご連絡】〇〇大学 / 山田太郎

このように書くことで企業の方の目に留まりやすく、すぐに返信を返してもらえると思うので、是非参考にしてみてください!

2つ目のポイントは、簡潔でわかりやすい本文を書くことです。

本文ではたくさん文字を書けば良いというわけではなく、いかにわかりやすく簡潔に伝えるかが大事になってきます。

具体的には、結論から書き始めるように心がけることで、読み手に内容が伝わりやすくなります。そして、キャンセルの理由や謝罪の意を伝えるようにしましょう。

ヤス

インターンのキャンセルメールに関わらず、件名や本文を簡潔でわかりやすく書くことはメール全般で活かす事ができました!

インターンのキャンセルメールを送る時は相手のことを考えて、わかりやすい構成、文章で件名と本文を作成するようにしましょう!

基本的なキャンセルメールの例文

メールの書き方を知っていただきましたが、結局例文を参考にメールを書きたい人も多いでしょう。

そこで、最後に基本的なキャンセルメールの例文をご紹介します。

以下が、キャンセルメールの内容なので、参考にしてみてください!

<基本的なキャンセルメールの例文>

【件名】

【インターンシップ辞退のご連絡】〇〇大学 / 山田太郎

【本文】

〇〇株式会社

人事部 ◯◯様

大変お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部の山田 太郎でございます。

先日は、インターンシップのご案内のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

この度、△月△日より開催される会への参加をお約束しておりましたが、一身上の都合により、今後の選考を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただきながらも、このような形のお返事となってしまい、大変申し訳ございません。誠に身勝手な申し出となり、大変恐縮ではございますが、ご認識いただけますと幸いです。本来、直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡になりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
○○大学□□学部 △△学科4年 山田太郎

E-mail:   @        .co.jp

〒 111 – 111

○○県○○市○○町○○1-2-3

携帯TEL: 123  – 456 – 7890    
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

以上の例文を参考にしながらでも良いので、丁寧かつわかりやすいキャンセルメールの作成を心がけるようにしてください。

インターンシップのキャンセル電話のポイントと例文

インターンシップのキャンセル電話のポイントと例文

キャンセルの電話はメールと違って企業の方と直接話さないといけないので、どんなことを伝えれば良いか分からず緊張してしまいますよね。

企業側としても直接学生と電話する機会はあまりないので、電話での対応だけでもインターンをキャンセルする学生への印象が残ります。その時に、良くない印象を抱かれてしまうとその後の選考にも影響してくる恐れがあるので、しっかりとした対応を心がけましょう!

インターンシップのキャンセル電話についてご紹介していきます!

<インターンシップのキャンセル電話のポイントと例文>

  • 電話の話し方のポイント
  • 基本的なキャンセル電話の例文

順に解説していきます。

電話の話し方のポイント

電話で話すときは、1番はかける時間帯を気をつけてください。

電話をかける時は相手の時間帯について配慮する必要があります。

もちろん、ほとんどの企業が土日祝日は休みなので、電話をかけるべきではないです。そして、平日の始業直後や夜遅くに電話する事も失礼にあたるので控えるようにしましょう。

まとめると、以下がインターンのキャンセルを電話で話す時のポイントです。

  • 電話をかける時間帯に気を付ける
  • 言葉遣いに気をつける
  • 伝えたいことを簡潔にまとめる
ヤス

私は目上の方と直接話す時によく緊張するので、少し準備してから電話をかけるようにしていました。

また、言葉遣いに気をつける事も重要です。

尊敬語、謙譲語、丁寧語といった正しい敬語を使い分けるのが当たり前です。

大学の先輩に使う少しフランクな敬語では企業の方には大変失礼にあたるので、言葉遣いには細心の注意を払うようにしましょう。

インターンのキャンセル電話をかける学生は時間帯、話す内容、言葉遣いに気をつけて臨むようにしましょう!

基本的なキャンセル電話の例文

最後に、基本的なキャンセル電話の例文についてご紹介します!

<基本的なキャンセル電話の例文>

お忙しいところ失礼いたします。 私、○月○日のインターンシップに参加を申し込みました、〇〇大学の山田太郎と申します。人事部の□□様はいらっしゃいますでしょうか?

○月○日のインターンへ参加の件ですが、貴社インターンへ申込した直後に大学の特別講義が同じ時間帯で入ってしまったため、インターンを欠席させて頂きたくご連絡いたしました。

せっかくご機会頂いたにも関わらず、このようなお返事となってしまい大変申し訳ございません。

それでは、失礼いたします。

メールとは違って電話は対話形式のため、相手からの質問が来る場合もありますが、基本的には上記の例文のような流れで進めていくことをおすすめします。

まとめ:相手のことを配慮して対応をすべき

相手のことを配慮して対応をすべき

本記事では、インターンのキャンセルの仕方やポイントについて詳しく解説しました。

結論、相手のことを配慮してインターンのキャンセルは対応をすべきです。

相手のことを考えて、インターンのキャンセルメールや電話が出来れば、企業の方から悪い印象を持たれる可能性は低いので、本選考への影響はほとんどないでしょう。

インターンをキャンセルしなくてはならない状況になったら、本記事を参考にしながらキャンセルの連絡をしてみてください。

<まとめ>

  • 状況に応じてメールと電話を使い分ける事が重要
  • 相手のことを配慮した対応が大事
  • インターンのキャンセルは本選考の影響とはほとんど関係ない

✔︎インターンメールの全体像、概要について知りたい人はこちら!

▶︎ 【6つの例文つき】正しいインターンメールの書き方【申し込みからお礼まで】

ヤス

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