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企業に好印象!インターンの申し込みメールの書き方

企業に好印象!インターンの申し込みメールの書き方

  • インターンへの申し込みをしたいけど、書き方がわからない!
  • 選考通過しやすいメールを知りたい!
  • 採用担当の人はメールのどこを見ているの?
ザキ

皆さんこんにちは!Z大学のザキです!

Z大学では、「就活・留学・学生ビジネスなど」主に大学では学べないことを発信しています!

参加したいインターンに申し込みたいときに、上記のようなことを考えると思います。しかし実際、どんな内容やどんな順番で書けばいいのかわからないですよね。

そこで本記事では、実際に現役大学生でインターンの申し込みをしたことのある人の体験談を交えて、メールでの申し込み方をご紹介します!

ザキ

僕も過去に、国内インターンと海外インターンにメールで申し込みをしたことがあります!初めは僕も何を書けばいいのかわからないことだらけでした!

  • インターンに選考されやすい申し込みメールの特徴
  • メールで使える便利なフレーズ
  • インターンに申し込むときの注意点

上記の内容を詳しく説明するので、就活を控えている大学生やインターンの申し込みをしたい大学生はぜひ最後までご覧ください!

この記事を監修した人

ザキ
薬学部に通いながら政治経済、IT、経営を勉強中

国内外のインターンを2社参加して、実際に複数社のインターンに申し込んだ経験あり

インターンに合格しやすい申し込みメールの特徴

インターンに申し込むからには、できるだけ選考に落ちたくないですよね。

しかし、申し込み時期が迫ってきていてメールについて勉強する時間がない、どんなことを申し込みメールに書けば受かるのかわからないと感じている大学生が多いと思います。

選考されやすいメールには特徴があります!!

特徴抑えるだけで合格する確率が格段に上がるので、最後までご覧ください!

選考率を格段に上げるインターンの申し込みメールの特徴は主に以下の2つがあります!

<選考率を格段にあげるインターンの申込メールの特徴>

  • 志望動機が会社の業界にあっている
  • 礼儀正しい文章構成になっている。

インターンに受かりやすいメールを作成するときにぜひ参考にしてください。

1.志望動機が会社の業界にあっている

まず会社の業界にあった志望動機を書いてある申し込みメールがインターンに合格しやすいです!

志望動機がインターン先の業界にあっていないと、会社側と学生側の両方ともメリットがないからです。

具体的には、インターン生を募集する会社が何よりも求めているのは、自分たちの業界に興味のある学生です。

そして、インターンによって学生が業界についてより興味が湧いたり、経験を通して成長してくれることを望んでいます。

また、学生側も自分の興味分野をより実践的な場で学びたいという目的に合わない可能性があるでしょう。

ザキ

僕はインターン先でしか経験できないことを中心に書きました!

自分の学びたいことと相手が学んでほしいことが合致しているのが理想ですね!

企業側も自分たちに興味のある意欲的な学生を歓迎しているはずです。そのためにも、インターン先の業界にあった志望動機を書くようにしましょう!!

2.礼儀正しい文章構成になっている

インターンの申し込みメールで社会人としてのマナーのある文章構成になっているメールも合格しやすいです。

礼儀正しい文章構成だと、受けてに不快な思いを与えずに済むからです。

またメールの内容が伝わりやすいことも理由の一つにあります。

文章構成や言葉遣いが雑だと、インターンの申し込み先にいい加減さが確実に伝わります!

相手は毎日何通ものメールを社会人同士でやり取りしているため、メール経験の少ない学生の「このくらいいいや」のメール内容が手にとるようにわかります。

ザキ

礼儀正しく書きすぎて逆に読みにくい文章や、周りくどい伝え方になってしまうこともあるので、行きすぎた表現には気をつけないといけませんね!

礼儀正しい文章を送るのは社会人の基本なので、選考通過するためにも丁寧に作成しましょう!

インターンの申し込みメールへ書くべき内容

インターンの申し込みメールである程度書く内容は決まったけど、実際にメール形式のどこに何をどんな感じに書けばいいかわからないですよね。

そこで、インターンの申し込みをするときに書くべき内容をメールの各項目ごとに解説していきます!

それぞれの項目でできる人がやっているテクニックももあるので知らないと損です!

<インターンの申し込みメールへ書くべき内容>

  • どこからきたかわかる件名
  • 正式名称で書かれた 宛名
  • きちんと挨拶と自己紹介が書かれている導入文
  • 具体的に書いてある志望動機本文
  • フルネームできちんと書かれた署名

形式ごとにそれぞれ詳しくご紹介しますので、ぜひ参考にしてください!

どこからきたかわかる件名

まず、一番初めの項目である件名は、どこの誰からきたのかが一目でわかる内容にしましょう。

件名はメールを開かずに確認できる唯一の項目です。

件名で誰からのどんな内容のメールであるかを伝えられると、先方の負担を軽減することができます。

また、すぐに企業側からの返信が来るなどその後の流れをスムーズに行うこともできるため、件名にはどこからきたのかがわかる工夫をするのがおすすめです。

具体的にはメールの概要や大学名、氏名を書きましょう。

これらを件名に入れ込む事で、企業側がどこの誰からのメールなのかが事前に把握できます。

また、【 】や / を使って強調するのも1つのテクニックです。

以下が具体例になります。

  • 【インターンシップの申し込み】〇〇大学 山田太郎
  • 【夏季インターンの申し込み】〇〇大学 / 山田太郎

件名だけでもメールに慣れている学生とそうでない学生がわかるので、ぜひ参考にしてください!

正式名称で書かれた宛名

次に宛名は省略せずに、正式名称で書きましょう。意外と正式名称を知られていない大企業などもあるので、一度確認してみるといいです。

当たり前のように省略されがちな名称であっても、正式名称でないと失礼な学生であると感じさせてしまうため、ビジネスマナーの一環として省略せずに書きましょう。

具体的には、株式会社を(株)と表現することや、部署名を未記載のまま本文を書き始めるなどは避けるべきです。

また、「〇〇部長殿」などは二重敬語となり、日本語として誤りなので役職名をつける場合は「〜様」や「〜殿」はつけません。

略称が身近すぎて気づかずに書いてしまう場合や、会社名が大文字の場合もあるので注意してください!

以下に、悪い例といい例を載せておきます。

<悪い例>

  • (株)〇〇HD
  • 〇〇社長殿
  • ANA
  • JR東日本
  • キャノン
  • キューピー
  • 富士フィルム

<良い例>

  • 株式会社〇〇ホールディングス
  • 〇〇社長
  • 全日本空輸株式会社
  • 東日本旅客鉄道株式会社
  • キヤノン
  • キユーピー
  • 富士フイルム

省略したほうが、全体的にスッキリして見えて読みやすくなる可能性もあります。

ただし、省略する場合は、立場が対等な状況やある程度の信頼関係が構築されている場合であるため、インターンの申し込みメールの時には当てはまらないでしょう。

宛名は会社の顔です。

正式名称で間違えずに書きましょう!

きちんと挨拶と自己紹介が書かれている導入文

宛名の作成が終わった後は、挨拶と自己紹介を含めた導入文を書きましょう。

いきなり本文を書くよりも前に導入文を入れることで、読む準備をすることができ、その後の内容をスムーズに把握することができます。

また、自分がどんな学生なのかを知ってもらうためにも導入文は必ず入れましょう!

必要以上のことを書いて長すぎてもいけないので、挨拶、自己紹介、概要を簡潔にまとめるのがポイントです。

以下が具体例になります。

初めてメールをお送りいたします。

〇〇大学〇〇学部3年 Z大学太郎と申します。

この度は、貴社のインターンシップに参加させていただきたくご連絡いたしました。

概要は件名で書いたからいらないかと思うかもしれませんが、導入文でも簡単に書いておくと丁寧な学生であると思ってもらえるのでおすすめです。

導入文は本文の内容につなぐためのものなので、当たり障りのない挨拶と自己紹介にしましょう!

具体的に書いてある志望動機

次に、志望動機を具体的に書きましょう!

何を目的にしていて、どうして参加したいのかを具体的に書くことで、インターン参加への意欲や熱意を伝えることができるからです。

例えば、以下のような志望動機を書くといいです。

医療系の会社の志望動機例

私は大学卒業後、最先端の医療に関わりたいと思っております。

現在、学校では医療知識を中心に学んでおり、ITについては独学で勉強しています。

そこで、より専門的な知識と実践的な経験が必要であることを実感しました。

そのため、他の企業ではできないデジタル医療の実務を経験でき、教育にも力を入れている貴社でインターンへの参加を強く希望しております。

インターンの申し込みメールで志望動機が具体的に書けているほど、それだけ相手に思いや熱意を送ることができるので、上記を参考にして作成してみてください!

フルネームできちんと書かれた署名

最後には必ずフルネームで署名を書きましょう。

内容は送信者の氏名や連絡先などを数行にまとめます。

件名と導入文で簡単に自己紹介をしましたが、最後にきちんと正式に署名をすることで、誠意を与えることができるからです。

また、メールの基本的な形式を知っていることをアピールすることもできるので、署名はしっかりと書くべきです。

「—–」や「==」などで前後を区切ると見やすいので、ぜひ活用してください!

————————————————————–

○○大学□□学部 △△学科4年 山田太郎

E-mail:   @        .co.jp

〒 111 – 111

○○県○○市○○町○○1-2-3

携帯TEL: 123  – 456 – 7890    

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一度作成してしまえば、今後のメール作成時に貼り付けるだけで済むので、テンプレートとして保存しておくといいでしょう。

署名が十分かけると、メールに慣れている感じを出せるので忘れず記載をしましょう!

インターンの申し込みメールの例文

インターンの申し込みメールの書き方が明確になったところで、実際に例文をご紹介します!

今までご紹介した内容が全て詰まっているので、すぐにメール作成に取り掛かりたい人はこの例文だけを参考にしてもいいと思います!

今回ご紹介する例文は以下の2つです。

  • 基本的な申し込みメール
  • 返信がきたときのメール

それぞれのメールで気をつけるべきことも紹介していますので、ぜひご覧ください!

基本的なメール

まずは基本的な申し込みメールをご紹介します!

基本的なメールで気をつけるべきことは以下の3つです。

  • 件名、宛名、本文、署名が形式通り書けているか     
  • ややこしい言い回しや言葉遣いになっていないか
  • ストレートな表現ではないか

そして以下が基本的なメールの例文となります。

件名:【インターンシップの申し込み】〇〇大学 山田太郎

株式会社〇〇

人事部 インターンシップ採用担当者様

初めてメールをお送りいたします。

〇〇大学〇〇学部3年 Z大学太郎と申します。

この度は、貴社のホームページにてインターン募集の案内を拝見し、インターンシップに参加させていただきたくご連絡いたしました。

私は大学卒業後、最先端の医療に関わりたいと思っております。

現在、学校では医療知識を中心に学んでおり、ITについては独学で勉強しています。

そこで、より専門的な知識と実践的な経験が必要であることを実感しました。

そのため、他の企業ではできないデジタル医療の実務を経験でき、教育にも力を入れている貴社でインターンへの参加を強く希望しております。

ぜひインターンシップの採用をご検討いただけますと幸いです。

ご多忙のところ誠に恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。

————————————————————–

○○大学□□学部 △△学科4年 山田太郎

E-mail:   @        .co.jp

〒 111 – 111

○○県○○市○○町○○1-2-3

携帯TEL: 123  – 456 – 7890    

————————————————————–

基本的なインターンの申し込みメールを送る際は、各項目の形式を守りつつ自分の考えを伝えられるように頑張ってください。

インターンの申し込みへ返信が来たときのメール

次に返信が来たときのその対応メールをご紹介します!

メール全体のバランスを確認しながら文字数や、文章構成をぜひ参考にしてください。

返信メールで気をつけるべきことは以下の2つです。

  • 件名に Re が入っているか
  • 返信不要の旨は書けているか

そして以下がインターンの申し込みへ返信が来たときのメールの例文となります。

件名:Re:【インターンシップの申し込み】〇〇大学 山田太郎

株式会社〇〇

人事部

インターンシップ採用担当者様

インターンシップ面接の日程をご連絡頂きまして、ありがとうございます。

ご提示頂いた日程の中で、●月●日(火)●時にてお伺いさせて頂きます。

もし変更などございましたら再度調整させて頂きますので、ご連絡頂けますと幸いです。当日はどうぞ宜しくお願い致します。

なおご多忙かと存じますゆえ、ご確認いただければ返信は不要です。

————————————————————–

○○大学□□学部 △△学科4年 山田太郎

E-mail:   @        .co.jp

〒 111 – 111

○○県○○市○○町○○1-2-3

携帯TEL: 123  – 456 – 7890    

————————————————————–

また、返信メールは、内容を確認しただけの旨を記載するようにしましょう。

長すぎても企業の人に迷惑になるので気をつけましょう。

インターンの申し込みメールをする際に気をつける事4選

インターンの申し込みメールを作成する際、どんなことに気をつければいいのか気になりますよね。

初めに悪い印象を与えてしまうかもしれない不安もあると思います。

実際、失礼だと気づかずにメールを送ってしまうこともあり、とても勿体ないです!失礼なメールを未然に防ぐためにも、あらかじめ注意すべき事を4つ紹介します。

  • 営業時間外には申し込みをしない
  • 宛名の省略はしない
  • 送る前に内容を確認する
  • 本文は短く簡潔にする

では1つ1つ紹介していきます。

営業時間外には申し込みをしない

まず、勤務時間外の申し込みをするのはやめましょう!

社会人にとって、メールの確認や返信も仕事の1つです。

勤務時間ではない時にインターンの申し込みメールを送ると、追加の仕事をしなければならないと思い不快に感じる人もいるからです。

業界によって営業時間が異なりますが、多くは9時〜18時なので、その時間を目安に送りましょう!

調べればわかると思うので事前に把握しておくのがいいですね。

期限が迫っていてやむを得ず勤務時間外に送る場合もあると思います。

その際は、内容に一言添えて送るのがいいでしょう。

細かい点ではありますが、好印象を受け取ってもらうためにも営業時間外にインターンの申し込みメールは送らないようにしましょう!

宛名の省略をしない

宛名の書き方のところでもご紹介しましたが、宛名は省略せずに正式名称で書きましょう。

宛名をインターンの申し込みメールで省略するのは失礼に相当します。

誇りを持って働いている人にとっては不快に感じる場合もあるので注意しましょう。

世間で一般的に知られている企業名も実は略称であることがあります。

事前に正式名称は調べておきましょう!

宛名を省略して余分なリスクを背負うよりも、きちんと正式名称で記載して安全な道を選びましょう!

送る前に内容を確認する

インターンの申し込みメールを送る前には内容を必ず確認をしましょう!

誤字脱字はもちろんのこと、わかりにくい表現やおかしな日本語を使ってうまく伝わらないことが起きてしまうと、誤解を招く恐れがあります。

また、それによって企業からの印象も悪くなってしまうからです。

僕は数分時間を置くことで、もっと伝わりやすい表現を思いつくこともありました。

長い文章や伝えるのが難しい内容がある場合は、一度時間をおいてみるのもオススメです!

送信前にメールの内容を確認することはインターンの申し込みに限らず、全てのメールにおいての基本的なマナーです。

面倒くさいかもしれませんが、自分のためになると思って必ず確認はしましょう!

本文は短く簡潔にする

本文は長々と書くのではなく、短く簡潔にしましょう!

長い文章だと、結局何を一番伝えたいのかがわかりにくくなるからです。

また、長文であるほど読み手の負担が大きくなってしまいます。

一番伝えたい事や結論を最初に持ってくることで、理解しやすい内容になるので意識してみてください!

盛り沢山な内容の方が熱意や意欲が伝わると思う人もいると思います。

もちろんそれも会社によっては好印象を受け取るところもあります。

ただし、かさ増しのために内容のない文章をむやみやたらと書くのは控えましょう。

必要最低限の文章量で、濃い内容を書くことが大切です。

余計な情報は省いて、伝えたいことだけを入れるよう、考えながら作成してみてください!

まとめ:インターンメールの申し込みは冒頭が重要!

本記事では、インターンの申し込みメールの書き方・注意点・例文についてを解説しました。

合格しやすいメール内容や基本的なマナーが細かく理解できたのではないでしょうか!

申し込みメールがしっかりしていると、最初に好印象を与えることができるので、是非参考にしてみてください!

<まとめ>

  • 志望動機は会社に合った内容を具体的に書く。
  • 宛名や会社名は省略しない。
  • 細かい気遣いを意識して丁寧にメール作成する。

✔︎インターンメールの全体像、概要について知りたい人はこちら!

▶︎ 【6つの例文つき】正しいインターンメールの書き方【申し込みからお礼まで】

ザキ

最後までご覧いただきありがとうございました!

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