周りと差がつく！インターン後のお礼メールの返信方法【大学生向け】

ザキ

皆さんこんにちは！Z大学のザキです！

Z大学では、「就活・留学・学生ビジネスなど」主に大学では学べないことを発信しています！

・インターンのお礼メールの返信内容がわからない！

・インターンのお礼メールの返信するタイミングを知りたい！

・実際にインターン先からお礼メールが大学生の実体験を聞きたい！

このようにインターン後に「お礼メールへの返信をなんて送ろう」「いつ返信したらいいんだろう」と考える大学生の人は、メールの返信内容で印象づけようとする人も多いでしょう。

そうはいっても、社会人にメールを返信する機会がなく、どう返信していいかわからないですよね。

そこで本記事では、実際に現役大学生でインターンをした人の体験談を交えて、インターン後のお礼メールの返信の仕方をご紹介します！

ザキ

僕自身も、 国内インターンと海外インターン両方を経験してお礼メールの返信をしたことがあります！

・インターン後のお礼のメールに返信をするべき理由

・インターン後のお礼のメールに返信をすることによるメリット3選！

・インターン後のお礼のメールに返信をする際の注意点

これらについて体験談を交えて解説するのでこれからインターン先にメールの返信をする大学生はぜひ最後までご覧ください！

 

この記事を監修した人

ざき

武者修行プログラム経験者

薬学部に通いながら政治経済、IT、経営を勉強中

国内外のインターンを2社参加して、実際にお礼メールには複数返信した経験あり

 

インターン後のお礼のメールに返信すべき理由・メリット3選

ぶっちゃけインターン後のお礼のメールを返信するのって面倒くさいですよね。

社会人に返信するときって気を使うかつ、雑な内容にしてしまうと印象を悪くしてしまいそうで怖いと感じる人もいるでしょう。

しかし、インターン後のお礼のメールに返信をするメリットはたくさんあります！

理由とメリットがわかるだけで、めんどくさい気持ちが解消するだけでなく、就活や内定の獲得に有利に運べることもあるのでぜひ最後までご覧ください！！

主な理由・メリットとしては以下の3つがあります。

インターン後のお礼メールの返信をするだけで、相手に与える自分の印象が大きく変わるので是非参考にしてください。

対応が丁寧な学生と思われる

まず１つ目のメリットとして、対応が丁寧な学生と思われます！

毎年大勢の学生がインターンに参加しますが、全員がお礼メールの返信をするわけではありません。

そのためインターン後のお礼メールの返信をすることで、最後まで礼儀正しい丁寧な学生であることを伝えられます。

また、こちらの好意をうまく伝えることができれば、その後も継続的に良好な関係でいられることもあるでしょう。

ザキ

僕は過去に参加したインターンでは必ずお礼メールの返信をしていました！

それにより、今でも相談やイベントに招待していただけるような間柄を築けています！

インターン後のお礼メールの返信をすることによる対応の仕方で、好印象を与えることができます。

たかがメールの返信と思うかもしれませんが、企業側は返信をするかどうかなど、細かい点も見ている可能性があるので、インターンのお礼メールに返信する事はおすすめします！

お礼メールを見た事を企業にアピールできる

2つ目のメリットは、お礼メールの内容を確認したことを企業にアピールできることです。

メールには既読通知やスタンプ機能がありません。

そのためお礼メールが送られてきた際に、返信をしないとメールの確認をしていないと認識されてしまい、不快感や心配を煽ってしまうことがあります。

ザキ

先程の丁寧な学生と思われることに繋がりますが、連絡が来たら見る、返信をする、という当たり前のことを抑えることが大切です！

メールの返信をすることで、「あなたからのメールをちゃんと見ました！」と言う意図もあるので、インターンのお礼メールに返信をしましょう！

返信が早いと仕事も早いと思ってもらえる

インターンのお礼メールに早く返信すると、仕事も早いと思ってもらえるのもメリットです！

返信が早いと、対応力があると思ってもらえます。その分スムーズにメールのやり取りを終わらせることができ、他の仕事でも発揮してくれるのではないかと期待されるためです。

ザキ

皆さんは友人と遊ぶ約束をする時に返信が遅いことってありませんか？

そのせいでなかなか話が先に進まなくてもどかしい気持ちになることありますよね…。それと全く同じです！

社会人とのメールのやり取りのことを、自分の返信速度によって相手の仕事を終わらすことができる共同作業だと思うといいかもしれません。

ただし、返信する速さを意識するあまり、内容が薄かったら本末転倒なのでその点は気をつけましょう！

インターン後のお礼メールに返信する際に気をつける事5選

インターン後にお礼メールの返信をしようと考えている人で、何に注意したらいいかわからない大学生もいると思います。

メールを送る際に、無意識に失礼なことを言っていないか、最低限のメールのマナーを守れているかなど、経験していないと何に注意すればいいのかわからないですよね。

しかし、今回で注意点をしっかり把握しておけば、ここだけではなく社会に出たときに役に立ちます！

今後メールでやり取りをする際、必要以上に気負うことなく、何も戸惑わずにメールを作成することができるので、お礼メールの返信する際に注意すべき点は把握しましょう。！

インターン後のお礼メールの返信をする時に、気をつけておきたい点は以下の5つです！

最低限これらの5つをを押さえておけば、受け取る側に不快な思いを与えることはないので順に解説していきます。

返信不要のメールには返信をしない

返信不要のメールには返信をしないようにしましょう！普段利用しているチャット感覚で返信不要のメールを返信してしまうことがあるので注意してください。

メールの内容にもよりますが、真面目に何度もメールを送信してしまい、丁寧すぎるがあまり逆に相手に手間をかけてしまうことがあるためです。

もし自分が、見ても見なくても変わらないメールを確認するための無駄な作業があると嫌ですよね？

ザキ

特に、リマインドの連絡事項や、返信不要を記載されているメールは返信していませんでした！

毎日大量のメールを確認する人に送ることを考え、返信をしない選択肢も持ちましょう！

営業時間外には返信をしない

勤務中以外の時間帯にはインターン後のお礼メールの返信はNGです。

社会人にとって、メールの確認や返信も仕事の１つです。

そのため、その日の仕事が終わっているのに返信をしてしまうと、追加の仕事が来たと思い、不快に感じる人もいます。

ザキ

営業時間は大体9時〜18時なので、その時間を目安に返信をしましょう！

ただし、早急に送りたい内容でしたら夜分遅くではない限り、返信しても大丈夫です。

業務時間外に仕事を追加で与えないように、学生のみなさんは、勤務時間を大きく経過している時の返信は控えましょう！

自分で返信を終わらせる

最後は必ず自分が返信をして終わらせるのがいいです。

目上の方のメールを返信せずに終わらせることは失礼です。返信が来ないと、無視をされたと気分を害してしまうことも考えられるので気をつけましょう！

ザキ

返信する必要のなさそうなメールは送られてこなかったので、全て自分が返信をして終わらせていました！

ただし、必要以上に送ってもいけないので、文量や返信数の加減には気をつけた方がいいです。

自分から返信せずに目上の方を害してしまうのはもったいないです。

就活生は、インターンのお礼メールの返信を、なるべく自分の返信で終わらせるようにしましょう！

送る前に内容を確認する

インターンのお礼メールの返信は、送る前に内容を確認するようにしましょう。

誤字脱字、言葉遣い、敬語などの見直すべき点はありますが、これらは全て相手への気遣いにつながります。

また、わかりにくい言い回しや、おかしな日本語を使ってしまい上手く伝わらなかったりすると、誤解を招く恐れがあり、企業からの印象が悪くなります。

企業から印象悪くもたれないためにも、送信する前に内容を確認するのは大切です。

ザキ

僕も、数分時間を置いてから見直すと気づくミスもありました。特に伝えるのが難しい内容の時は、一度時間をおいてみてください！ただし、見直しに時間をかけるあまり、何時間も返信を遅らせることは避けましょう！

焦って、ミスをすることは勿体無いので、未然に防げることはやっておくといいです。

ぜひ就活生には、インターンのお礼メールの返信は、送る前に内容を確認する事をおすすめします。

本文は短く簡潔にする

本文はできるだけ短く簡潔にまとめましょう。

何度も言うように社会人の方は毎日たくさんのメールの処理を行います。

メールを一件開くだけでも負担になると考えた方がいいです。

それで中身に大量の文章やわかりにくい文章、理解に時間のかかる日本語があったらストレスになりますよね。

さらにその分、読み手の時間を搾取してしまうので、いいことが一つもありません。

ザキ

僕は要点を絞って、大事なことのみを記載するくらいのイメージでメールを作成していました。要約力が試されている気がしました！笑

メールはたくさんの情報を伝えることに長けていますが、多すぎてもいけないので、そのバランスを意識しながら、インターンのお礼メールの返信の本文は短く簡潔にしましょう！

インターン先へ送るお礼メールの返信の正しい文章構成

ここまでで、インターンのお礼メールに対する返信の注意点やメリットを理解していただけたかと思います。

しかし、実際にどのような文章構成で返信を書いたらいいかわかりませんよね。

そこでここからは、以下の文章構成に従いながら、インターン先へ送るお礼メールの返信の正しい文章構成をご紹介します。

順に解説していきます。

件名

件名はそれだけで全体の概要がわかるようにしましょう。

かっこ【　】を使って強調したいものを記載するのも1つのテクニックです！自分の大学名と氏名も入れると誰宛なのかもわかるのでおすすめです。

まとめると、以下が、件名で意識するポイントです。

ザキ

件名が的確だと、メール内容を事前に把握しやすく、理解のしやすさにも繋がります！

また、文章は長すぎないように、端的に書くことも重要です。

件名は、まずメール内容がわかるように、簡潔にまとめるようにしましょう！

宛名

件名が書けたら、次に送る相手の宛名を記載しましょう。

個人に送るのか団体や部署に送るのかで書き方が異なります。

順番は最初に社名、次に部署名で最後に担当者の名前を書きます。団体宛に送る場合は部署の後に「御中」と記載するのがいいでしょう。

まとめると、以下が宛名を記載するときに意識するポイントです。

ザキ

担当者の名前だけは間違えないように気をつけました。特に名前の漢字だけには要注意です！

宛名はルールに従って埋めるだけなので、大丈夫だと思いますが、油断せずに丁寧に作成してください！

本文

さて、最も悩みやすい本文ですがポイントを抑えれば、簡単に作成できるので是非参考にしてください。

本文はまず、必ず実際に経験したこと、感じたことを素直に書きましょう。

それをするだけで、オリジナリティがでるので、テンプレートのような表面上の感じがなくなります。

また、主語と述語を明確にすると読みやすくなるので、意識してみてください。

まとめると、本文を作成する上で意識する事は以下になります。

ザキ

僕は1文を長くしてしまう癖があったので、2つに分けたり削ったりして、できるだけコンパクトにまとめました！

また、実際に感じたことを入れることで、僕の人柄が伝わるようにしてました。

さらに、また、１文を短くすると、全体がスッキリして見えるのでおすすめです。内容ごとに改行を加えるのもいいです。

本文は、書く順番と内容がわかればそんなに難しくないです！

実際に体験したことや感じたことを具体的に書くと、中身のある内容になって相手も喜ぶので本文を書く際はぜひ意識してみてください！

署名

署名とは、電子メールの末尾に記される、送信者の氏名や連絡先などを数行にまとめたものです。

そして、本文から数行あけてから署名を記しましょう。

また、自分の素性を1目でわかりやすいように正式名称でまとめます。

小技としては「＝＝」や「ーー」などで署名の前後を区切るのも見やすいので利用してみるのもいいです。

まとめると、以下が署名を記載するときのポイントです。

ザキ

1行目に大学についてをスペースを用いて記入することで、そんなに行数を稼がなくてもいいようにしてました。

郵便番号や電話番号は半角の数字だと横幅が窮屈に見えます。

なので、両橋に半角でスペースを入れてゆとりを持たせるといいです。

そして、署名は自動的に書けるように設定できるように、忘れずに設定をしましょう！

署名は忘れがちなのですが、企業の人が連絡してくる時の参考にするときもありますので、ぜひ忘れずに記載するようにしましょう！

インターン先へ送るお礼メールの返信例文

インターン先へ送るお礼メールの返信の文章構成を説明しますが、実際に例文を見ないとどのように書いたらいいか想像できませんよね。

そこでここからは、以下のケースにわけながら、インターン先へ送るお礼メールの返信例文を実際に紹介します。

順にご紹介します！

お礼メールの返信

まず、お礼メールの返信をご紹介します。

お礼メールの返信は、1番企業の人に見られる返信なので、ぜひ参考にしてみてください。

＜お礼メールの返信＞

件名：【インターンシップのお礼】〇〇大学 山田太郎

〇〇会社　□□部

田中次郎様

お疲れ様です。

先日のインターンでお世話になりました〇〇大学のZ大学太郎と申します。

この度はこのような貴重な経験をさせていただき、ありがとうございました。

今回のインターンで自分の今後の課題が明確になり、この業界についてより興味を持ちました。見ているだけでは気づかなかった内容も、実践させていただいとことで自分の視野を広げる大きなきっかけとなりました。

中でもお客様に対しての対応や、チーム内で各々が自ら主体性を持って取り組めるような仕組みを経験できたことに感謝しております。

今回のインターンでの経験を今後の就活に活かします。また、貴社の選考を検討しておりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。

なおご多忙かと存じますゆえ、ご確認いただければ返信は不要です。

この度は本当にありがとうございました。

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○○大学□□学部　△△学科4年　山田太郎

E-mail：　　　@        .co.jp

〒 111 – 111

○○県○○市○○町○○1-2-3

携帯TEL： 123  – 456 – 7890    

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お礼メールの返信の返信

次に、お礼メールの返信の返信についての例文をご紹介します。

お礼メールの返信の返信は、今後も〜をしますという意思表示ができるような文章を心がけましょう。

ぜひ以下の例文を参考に、お礼メールの返信の返信を作成してみてくだい。

インターン先へ送るお礼メールの返信に関するQ＆A

最後に、インターン先へ送るお礼メールの返信に関する質問を答えていこうと思います。

今回お答えするのは以下の3つです！

他にインターン先へ送るお礼メールの返信に関する質問がある人は、ぜひTwitterの方でメッセージを頂けますと幸いです。

これらの3つの質問に対してお答えしていきます！

Q1：お礼メールの返信は何分以内にしたらいいですか？

遅くても24時間以内に送るべきです。

また、日中に送ることができればいいですが、勤務時間外や、夜分遅くに送るのは失礼なので、その場合は翌日の朝に返信するといいでしょう。

なぜならば、メリットの部分でも述べたように、取り掛かりが早いと仕事が早いと思ってもらえるためです。

ザキ

僕は、帰宅途中にある程度書きたい内容を決めて、帰ったらすぐに送れるようにしていました。なので大体遅くても1時間以内には返信できてました。

スマホのメモに事前に書きたいことをまとめておくと便利ですよ！

結論、早ければ早いほどいいですが、即レスを意識しすぎて、ミスをしないようにだけ注意しましょう。

早めに完成したら、少し時間を置いてから見直すのもオススメです！

Q2：企業から連絡が来る場合は全て返信した方がいいですか？

全てに返信をしなくても大丈夫です。リマインドのメール、返信不要の記載のされたメールは返信しなくてもいいです！

これらは返信するにしても内容が薄いためです。逆に大した内容のないメールを返信された方が不快に感じるでしょう。

ザキ

僕は確認の返信は一切送りませんでした！

伝えたいことを1回目の返信で伝えて、その後は必要以上に送らない方が無難だと思います。

最後は返信したいかどうか、返信すべきかどうかで決めていいと思います！

Q3：インターン先のお礼メールに返信をするのに1番気を付けていた事はなんですか？

本当に嬉しかったことや感謝したいことを嘘偽りなく、しっかり伝えることを気をつけましょう。過度な誇張表現も胡散臭くなってしまいます。

インターン後のお礼メールは社交辞令で送る人も多いと思います。

しかし、相手も何度もそういったメールを送られてきたことがあると思うので、内容がなかったり気持ちがないメールは気づくでしょう。

そのため本当に自分のためになったことを素直な気持ちで文章に書き起こすことが大事だと思います。

ザキ

実際に経験したこと、感じたことを時必ず入れていました！そうすることで信憑性が高まるし、気持ちが伝わりやすいと思ったからです。

何人もの学生が同じ経験をしても、その人の価値観によって捉え方が違うので、個性を伝えることもできますね！

自分の本音を書いて、過度な誇張表現や嘘はつかないことが大切です。

経験したことを入れて、その後に今後の展望など加えるとさらにいいですね！

まとめ

本記事では、インターン後のお礼メールの返信のメリット・注意点・例文についてを解説しました。

ここまで読んでいただいた方は、お礼メールを送るタイミングや文の構成まで細かく理解できたのではないでしょうか！

お礼メールの返信は自分の能力をアピールすることができ、今後も良好な関係を継続するためにもいい機会なので是非参考にしてみてください！

ザキ

最後までご覧頂きありがとうございました！

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