皆さんこんにちは！Z大学の佐久間です！
Z大学では、「就活・留学・学生ビジネスなど」主に大学では学べないことを発信しています！
- インターンのメールの書き方を知りたい！
- インターンのメールの返信の仕方を知りたい！
- インターンのメールはどこまで返信すればいいの？
就活に向けてインターンに参加しようとする就活生は多いですが、企業とのやりとりをするメールの書き方を知らない人も多いと思います。
とは言っても、インターンのメールには応募メールから参加後のお礼メールまでさまざまなやりとりがあるので、わからないのも無理ありません。
しかし、インターンのメールには6つパターンとテンプレートがあるので、それらを把握しておけば全く怖くありません！
僕もこれまで複数社でインターンに参加してきましたが、困ることはありませんでした！
- インターンのメール例文6パターン
- インターンメールのマナー・ポイント7選
- インターンのメールを効率化するコツ4つ
これらについて解説するので、この記事さえ読めばインターンのメールについてバッチリです。
インターンのメールについて知りたい方はぜひご覧ください！
この記事を監修した人
佐久間 玲弥
大学１年時よりIT業界を軸にライター、エンジニアを経て現在はマーケター兼映像制作者として活動している。
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インターンのメールの基本的な構成
友人とのやりとりは多くの場合LINEなどで行うので、日頃メールを送る機会があまりないという人も多いと思います。
LINEとは違い、メールには件名や署名など独自の項目があり、普段からメールのやりとりをしていないとこれらはあまり意識しませんよね。
しかし、基本的な書き方と構成を把握していないと、どんなに内容の良いメールを書いたとしても、「メールの書き方を知らない人」というレッテルを貼られてしまいます。
そこで以下のメールの基本的な構成5つをご紹介します。
＜インターンのメールの基本的な構成＞
- 宛先
- 件名
- 宛名
- 本文
- 署名
これらの項目について1つずつ解説します。
宛先
宛先は必ず記入するようにしてください。
宛先のないメールは送信することができません。
ここに入力宛先は企業によってさまざまですが、企業のホームページやインターンの選考案内などに記載されていることがほとんどです。
基本的に記載されている宛先をコピー＆ペーストすることが望ましいですが、手打ちをする場合はくれぐれも打ち間違いのないようにしましょう。
送信前には必ず宛先が正しいことを確認してください！
件名
件名はひと目で理解できるよう、簡潔に書きましょう。
社員の方は大量のメールのやりとりをするので、わかりにくい件名は非常に迷惑となります。
件名には、簡潔な内容に加えて大学名と氏名を添えるようにしましょう。
同じ件名のメールが大量に送られてくるので、大学名と名前を添えることで、社員の方もあとから検索して探すことができます。
例：インターンシップ参加申し込み（〇〇大学・Z大学太郎）
また、件名が長くなりすぎると件名表記の制限字数を超えてしまうので、簡潔な用件名を心がけてください。
わかりやすい件名はインターンメールに限らず、どんなメールを送る際にも重要になってきます！
宛名
宛名には、会社名・部署・役職・送り先の名前の最大4つを記載します。
宛先を記載することはインターンメールだけでなく、ビジネスメールにおける基本マナーです。
具体的には、以下の順序で記載しておけば問題ないでしょう。
株式会社〇〇 人事部 インターンシップご担当 △△様
会社名を記載する際には株式会者を省力せず、正式名称で記載してください。
また、誤字脱字は大変失礼にあたるので、確認を忘れないことが大切です。
宛名は要素の書き忘れが多いので、気をつけましょう！
本文
本文の冒頭には必ずあいさつ文を添えるようにします。
1回目のメールでは「はじめてメールをお送りいたします」、2回目以降は「お世話になっております」を使用します。
あいさつ文のあとには大学・学部・氏名を順に記載し、本文を書いていきます。
例えば、以下のようなメールを送るのはおすすめです。
はじめてメールをお送りいたします。（お世話になっております。）
〇〇大学 △△学部 Z大学太郎と申します。
…（インターンシップを応募した動機などに続く）
本文を書く際には冗長になりすぎないように注意しましょう。
1文30文字を目安に、3〜5行おきに改行すると見やすい文章になります。
文章全体も簡潔な方が、読み手にとっても好印象です。
本文はついついダラダラと文章が長くなりがちなので、特に注意が必要です！
署名
メールの最後には必ず署名を添えます。
チャットでのやりとりでは署名を添えることはありませんが、ビジネスメールでは自分自身の情報を相手に伝えるために署名を記載することになっています。
署名で迷ったら以下のように記載してください。
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Z大学太郎（Zdaigaku Tarou）
〇〇大学 △△学部 ✕✕学科
電話番号：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール：z-college@■■■■■.jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーー
署名は、氏名、学校・学部、連絡先の3つを記載するのが基本となります。
そして、迷ったらシンプルな構成で必要な情報を盛り込むことが大切です。
テンプレートとして保存しておくことで、次回以降のメールでも使用することができます。
チャットにはない署名は本当によく忘れがちなので、本文を書き終えたあとも気を抜かないようにしましょう！
【実際に使える】インターンのメール例文6パターン
ここまでインターンメールの基本構成について解説してきましたが、実際の例文を見た方がより理解が深まると思うので、6パターンの例文をご紹介します。
ご紹介する6パターンさえ把握しておけば、インターンメールのほとんどを網羅することができます！
インターンメールは以下の6パターンに分けることができます。
＜【実際に使える】インターンのメール例文6パターン＞
- インターンシップへの申込み・応募メール
- 企業からの参加通知への返信メール
- インターンの日程調整メール
- インターンに関する質問メール
- インターンのキャンセル辞退メール
- インターン参加後のお礼メール
これらについてそれぞれ解説していきます！
1.インターンシップへの申し込み・応募メール
インターンシップへの申込み・応募メールはインターンメールの基本となります。
この書き方を押さえておくことで、他のインターンメールにも活かすことができます。
具体的には、以下が申し込み・応募メールの例文となりますので、参考にしてください。
件名：インターンシップ応募（〇〇大学・Z大学太郎）
株式会社〇〇 人事部 インターンシップご担当
△△様
はじめてメールをお送りいたします。
〇〇大学 △△学部 ■■学科のZ大学太郎と申します。
この度、貴社のインターンシップ募集要項を拝見し、
ぜひ応募させていただきたくご連絡させていただきました。
選考日程と提出物についてご教示いただけると幸いです。
ご多忙の中、大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーーーーーーーーー
Z大学太郎（Zdaigaku Tarou）
〇〇大学 △△学部 ✕✕学科
電話番号：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール：z-college@■■■■■.jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーー
企業のホームページや就活エージェントなどでインターンシップの内容について明示されている場合は、インターンの志望動機や意気込みを書くようにしましょう。
インターンへの申込み・応募メールは企業にとって自分の第一印象になります！
「企業に好印象！インターンの申し込みメールの書き方」では、インターンの申し込みメールのコツや注意点などより詳しく解説しているので、よければご覧ください。
2.企業からの参加通知への返信メール
企業からインターンへの参加通知メールが来た際には必ず返信しましょう。
インターン参加への意思を示さないと、企業もインターンに参加する学生を把握することができず、迷惑がかかってしまいます。
そして、以下が企業からの参加通知への返信メールです。
件名：インターンシップについて（〇〇大学・Z大学太郎）
株式会社〇〇 人事部 インターンシップご担当
△△様
お世話になっております。
〇〇大学 △△学部 ■■学科のZ大学太郎と申します。
この度はインターンシップ選考の結果をご連絡いただき、誠にありがとうございました。
ぜひとも参加させていただきます。
今回のインターンシップを通じて、貴社の〇〇を体験させていただくことを楽しみにしております。会社や自分自身の成長のために全力で取り組ませていただきます。
参加期間中はご面倒をおかけいたしますが、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。
当日は何卒よろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーーーーーーーーー
Z大学太郎（Zdaigaku Tarou）
〇〇大学 △△学部 ✕✕学科
電話番号：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール：z-college@■■■■■.jp
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まずはインターンシップへ参加させていただけることへ感謝の気持ちを伝えましょう。
続けてインターンシップへの意気込みなどを書くと、インターンシップへの参加意欲が企業へ伝わります。
参加通知を受け取って喜ぶだけでなく、きちんと感謝と意気込みを企業の方へ伝えるところまでが大切です！
3.インターンの日程調整メール
インターン選考の面接などの際に日程調整が必要な場合があります。
その際は、企業から提示された日程の中から自分の都合のあう候補日程を複数連絡するようにします。
具体的には、以下がインターンの日程調整メールの例文です。
件名：インターンシップ面接日の調整について（〇〇大学・Z大学太郎）
株式会社〇〇 人事部 インターンシップご担当
△△様
お世話になっております。
〇〇大学 △△学部 ■■学科のZ大学太郎と申します。
インターンシップの面接日時についてご連絡いただきありがとうございます。
ご提示いただきました日程のうち、下記のいずれかで参加させていただきたいと考えております。
・2021年7月〇〇日（水）10:00〜11:00
・2021年7月△△日（金）13:00〜14:00
・2021年7月✕✕日（木）15:00〜16:00
大変恐れ入りますが、ご調整のほどよろしくお願いいたします。
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Z大学太郎（Zdaigaku Tarou）
〇〇大学 △△学部 ✕✕学科
電話番号：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール：z-college@■■■■■.jp
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日程調整メールを送る際には必ず複数の候補日を連絡するようにしましょう。
社員の方は多忙な中日程調整をしてくださるので、1つの候補日だけだと都合がつかない可能性もあります。
日程調整メールは、できるだけ無駄なやりとりをしないようにしないようにしましょう！
4.インターンに関する質問メール
インターンについて疑問があったり、不安なことがある場合はメールで問い合わせるようにしましょう。
インターン当日になって「知らなかった…」という事態にならないように疑問は解消しておくべきです。
具体的には、インターンに関する質問メールは以下のようになります。
件名：インターンシップ当日の持ち物に関する質問について（〇〇大学・Z大学太郎）
株式会社〇〇 人事部 インターンシップご担当
△△様
お世話になっております。
〇〇大学 △△学部 ■■学科のZ大学太郎と申します。
貴社のインターンシップの募集要項を拝見したところ、持ち物についての記載が見当たりませんでしたので、当日の持ち物についてご教示いただけると幸いです。
ご多忙の中、大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。
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Z大学太郎（Zdaigaku Tarou）
〇〇大学 △△学部 ✕✕学科
電話番号：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール：z-college@■■■■■.jp
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まずはメールを送る前にインターンの募集要項などを読み込み、本当に質問しないと知ることができない情報なのか確認しましょう。
そしてインターンシップに関する質問メールを書く際のコツは、自分が何がわからないかを明確にすることです。
上記の例文だと、「当日の持ち物」が該当します。
回答してくださる社員さんの手間をなるべくかけない配慮がポイントです。
「【例文あり】インターンの質問メールの正しい書き方や注意点について」では、質問メールについて詳しく解説しているので、よければご覧ください。
5.インターンのキャンセル・辞退メール
インターンシップへ応募したものの、どうしてもキャンセルしなければいけなくなったしまった場合は、なるべく早くインターンシップ辞退の旨を企業へ伝えましょう。
件名：インターンシップ参加辞退について（〇〇大学・Z大学太郎）
株式会社〇〇 人事部 インターンシップご担当
△△様
お世話になっております。
〇〇大学 △△学部 ■■学科のZ大学太郎と申します。
インターンシップのご案内をいただきありがとうございます。
◯月△日開催のインターンシップですが、申込直後に家庭の事情で当日の参加が難しくなってしましました。
つきましては、誠に恐縮なのですが、今回のインターンシップ参加申し込みを辞退させていただきたく存じます。
ご多忙の中、ご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。
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Z大学太郎（Zdaigaku Tarou）
〇〇大学 △△学部 ✕✕学科
電話番号：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール：z-college@■■■■■.jp
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インターン参加申込後は原則キャンセルしてはいけません。
やむをえない事情で辞退する場合は、きちんと事情を説明した上で誠心誠意お詫びの気持ちを伝えるようにしましょう。
インターンシップ参加申込後のキャンセルは大変迷惑になりますので、参加申込前にきちんと確認した上で参加申込をするようにしてください。
「【例文あり】インターンのキャンセルメールの書き方【大学生向け】」インターンのキャンセルメールのポイントから、キャンセルメールは選考に影響があるかなどを解説しているので、気になる学生はよければご覧ください。
6インターン参加後のお礼メール
インターン参加後にも参加させていただいた企業にお礼メールを送る必要があります。
お礼メールは具体的には以下のように記載すると良いでしょう！
件名：インターンシップのお礼（〇〇大学・Z大学太郎）
株式会社〇〇 人事部 インターンシップご担当
△△様
お疲れ様です。
先日のインターンシップでお世話になりました〇〇大学のZ大学太郎と申します。
この度はこのような貴重な経験をさせていただき、ありがとうございました。
今回のインターンシップで自分の今後の課題が明確になり、この業界についてより興味を持ちました。見ているだけでは気づかなかった内容も、実践させていただいとことで自分の視野を広げる大きなきっかけとなりました。
中でもお客様に対しての対応や、チーム内で各々が自ら主体性を持って取り組めるような仕組みを経験できたことに感謝しております。
今回のインターンでの経験を今後の就活に活かします。また、貴社の選考を検討しておりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
なおご多忙かと存じますがゆえ、ご確認いただければ返信は不要です。
この度は本当にありがとうございました。
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Z大学太郎（Zdaigaku Tarou）
〇〇大学 △△学部 ✕✕学科
電話番号：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール：z-college@■■■■■.jp
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まずはインターンに参加させていただいたことへの感謝の気持ちを伝えるようにします。
感謝の気持ちに加えて、インターンで学んだことや変化したことなどを続けて書きましょう。
お礼に加えてインターンの振り返りを書くことで、次回以降の就活に繋げることができます！
「【好印象】インターンお礼メールの書き方のポイント4選！例文も紹介」では、企業からより好印象をもらえるお礼メールの書き方を詳しく解説しているので、よければご覧ください。
インターンメールのマナー・ポイント7選
インターンメールの書き方についてはおおよそ理解していただけたのではないでしょうか。
ただ、インターンメールには書き方以外にも押さえておくべきマナー・ポイントが7つあります。
ご紹介するマナー・ポイントを押さえておかないと、これまで学んだ書き方の意味がなくなってしまうといっても過言では有りません。
ここではインターンメールに関するマナー・ポイント7選についてご紹介します！
＜インターンメールのマナー・ポイント7選＞
- 基本は電話ではなくメールでやりとりする
- メール送信前には必ず確認する
- メールを送る時間帯・タイミングに注意する
- 改行・段落分けを適度に使う
- 誤字脱字や略字に気をつける
- 1dayインターンでもお礼メールは必ず送る
- 宛名・署名を忘れない
これらについて詳しく解説していきます。
1.基本は電話ではなくメールでやりとりする
社員の方とやりとりをする場合は電話ではなく、メールでやりとりすることが基本となります。
なぜなら電話は強制的に相手の時間を奪うことになるので、多忙な社員の方の邪魔になりかねないからです。
メールであれば空いた時間で確認できますし、あとから見返すこともできます。
しかし、当日のトラブルなど緊急時には電話連絡をする必要があります！
しかし、当日のトラブルなど緊急時には電話連絡をする必要があります！
基本的に社員さんとはメールでやりとりをしますが、緊急時に備えて電話番号も控えておくと安心です。
2.メール送信前には必ず確認する
これまで見てきたように、インターンメールには記載すべき事項が多くあります。
そのため、抜け漏れが非常に起こりやすいです。
メール送信前には必ず抜け漏れがないかを確認しましょう。
メール送信後は基本的に取り消しはできないので細心の注意が必要です。
少しの手間でミスは格段に減らすことができるので、メール送信前には今一度確認をしましょう！
3.メールを送る時間帯・タイミングに注意する
インターンメールを送る時間帯・タイミングは決まっています。
メールを送る時間帯・タイミングには注意をしましょう。
社員さんは朝にメールチェックを行う場合も多いため、前日のうちに送っておくと開封率が高くなりやすいです。
時間帯は、なるべく営業時間中が望ましく、夜間や早朝は避けるべきです。
タイミングは、当日中が望ましく、遅くとも24時間以内には送るようにしましょう。
常識の範囲内の時間帯・遅くとも24時間以内の2点がポイントです。
4.改行・段落分けを適度に使う
メールの書き方にそって、いくら良い内容の文章を書いたとしても、体裁面が整っていない文章は非常に読みにくいものです。
読む側の視点に立って、適度な改行・段落分けを意識しましょう。
社員さんはたくさんのメール対応をしなければいけないことも多く、読みにくいメールは非常にストレスになります。
内容もさることながら、見た目もインターンメールにおいて非常に重要な点なのです。
5.誤字脱字や略字に気をつける
誤字脱字や略字の使用もインターンメールで起こる典型的なミスです。
誤字脱字は内容の善し悪しにかかわらず、印象を悪くしますし、フォーマルな場面で略字を使用することはできません。
ついつい使ってしまいがちな略字には以下のようなものがあります。
・ES（エントリーシート）
・GD（グループディスカッション）
・インターン（インターンシップ）
誤字脱字や略字の使用を防ぐためには、声に出して確認したり、第三者にチェックしてもらうことが有効です！
6.1dayインターンでもお礼メールは必ず送る
インターンの日数にかかわらず、インターンに参加後には必ずお礼メールを送る必要があります。
インターン開催にあたって多忙の中準備をしてくださった社員さんにたいしてお礼の気持を伝えるのはマナーです。
加えて、お礼メールは社員の方にアピールをするチャンスでもあります！
多くの就活生がインターンメールを送る中、自分だけ送らなかった場合逆に差をつけられてしまうかもしれません…
インターンシップ自体だけでなく、お礼メールもアピールチャンスなので貪欲にアピールしない手はありません！
7.宛名・署名を忘れない
宛名・署名を書くのは当たり前と思っていると、ついつい忘れてしまうということが起こりがちです。
どうしても本文の内容に注視してしまうので、前後の宛名や署名への意識が薄くなりやすいんですよね。
特に以下のようなミスには注意してください。
・テンプレートに保存したのにメールに書き忘れる
・自分の名前（相手の名前）を書き忘れる
・学校名・学部・部署名などが抜けている
抜け漏れがないように最終確認は丁寧にしましょう！
インターンのメールを効率化するコツ4つ
「あの企業も応募したい！この企業も応募したい！」と思ってたくさんインターンの申込みをしていると、あっという間にメールのやりとりの量は膨大になります。
メールのやりとりばかりに気を取られて、インターン本番に向けた準備がおろそかになっては本末転倒ですよね。
これからご紹介するインターンメールを効率化する4つのコツを押さえておくだけで、メールのやりとりにかける時間を圧倒的に減らすことができます。
具体的にインターンメールには以下のようなコツがあります。
＜インターンのメールを効率化するコツ4つ＞
- 宛先をアドレス登録しておく
- メールのテンプレを作成しておく
- メールをフォルダ分けしておく
- 重要なメールにはフラグ付けをしておく
ではさっそくそれぞれについて解説していきます！
1.宛先をアドレス登録しておく
何度もやりとりをする相手の宛先はアドレス登録しておくことをおすすめします。
理由は以下の2つになります。
- メールアドレスを忘れないため
- 社名・部署名・氏名をまとめておくため
宛先を登録する方法は、登録した表記がそのまま表示される場合もあるので、アドレス登録する場合は社名・部署名・氏名を記入します。
その際は誤字脱字を確認し、敬称まで付けるようにしましょう。
連絡先はアドレス登録でまとめておいた方が楽です！
2.メールのテンプレを作成しておく
数多くのやりとりをするインターンメールにおいて、テンプレを作成しておくことはマストと言えるでしょう。
上記で見てきたとおり、インターンメールは大きく分けて6パターンしかないので、テンプレを作成することは容易です。
本記事で解説したインターンメール6パターンのテンプレを作成しておいて、必要に応じて編集しましょう！
今回ご紹介するインターンメール効率化のコツの中でも、かなり時間短縮できるポイントです！
3.メールをフォルダ分けしておく
就活生のメールボックスは就活エージェントやさまざまな企業からのメールでごちゃごちゃになりがちなため、フォルダ分けをするとメールボックスがスッキリします。
メールをフォルダ分けしておくことで、どれくらいの企業とやりとりをしているのか、どんなやりとりをしているのかなどが一目瞭然です。
また、就活生なら就活専用のフォルダを作成しておくとわかりやすくておすすめです！
最初の返信をフォルダ分け設定しておけば、後は自動的に仕分けられます！
4.重要なメールにはフラグ付けをしておく
多くのメールが混在するメールボックスでは、重要なメールがすぐに埋もれてしまいます。
そのような状態では「あれ、あのメールどこにあったっけ…」「重要なメールを確認し忘れた…」なんてことになりかねません。
フォルダを分ける方法としては、企業からの大事なメールは受け取ったらすぐにフラグ付けをすると忘れませんよ！
大事なメールを見逃すというミスは絶対にあってはなりませんね！
インターンメールに関するQ&A4選
ここまでインターンのメールについていろいろと解説してきました。
最後にインターンメールに関するよくある質問にお答えします！
今回お答えする質問は以下の4つです！
＜インターンメールに関するQ&A4選＞
- 緊急時は電話から連絡しても大丈夫？
- パソコンがない場合はスマホから送っても大丈夫？
- メールの宛先を間違えてしまった場合は？
- 企業へどこまで返信すればいいの？
では、それぞれについて見ていきましょう！
Q1：緊急時は電話から連絡しても大丈夫？
緊急時にはメールではなく、電話で連絡してください。
緊急時にはメールでやりとりをしている場合ではありません。
社員の方に電話で事情をきちんと説明しましょう。
特にインターンシップ当日にトラブルが発生した場合は、すみやかに電話連絡を入れるようにします！
基本的に社員さんとのやりとりはメールで行いますが、緊急時は電話で連絡をします！
Q2：パソコンがない場合はスマホから送っても大丈夫？
パソコンから送ることが望ましいですが、スマホから送ることも可能です。
パソコンが手元にない状態で返信が遅れるより、スマホからすばやく対応したほうが良いでしょう。
スマホから送る際には、念のため「出先のため、スマートフォンからの返信失礼いたします」と一言添えるのも良いです。
スマホは画面が小さいので打ち間違いや確認漏れも起こりやすいため、基本的にはパソコンからメールを送るようにしましょう！
Q3：メールの宛先を間違えてしまった場合は？
メールの宛先を間違えて送ってしまった場合は、すみやかにメールもしくは電話で連絡し、謝罪した上でメールの削除を依頼します。
一度送信したメールは基本的に取り消すことはできないため、相手に謝罪と削除の依頼をすることしかできません。
誤送信してしまったメールの件名に【削除依頼】と記載し、謝罪とメール削除の依頼をすると、相手がどのメールを削除すればよいかわかりやすいです。
メールの宛先の間違いを防ぐために、基本的にコピー＆ペーストを使用し、誤りがないか確認した上で送信するようにしましょう！
Q4：企業へどこまで返信すればよいの？
基本的に企業から受け取ったメールに対しては全てに返信する必要があります。
企業が返信を待っているのに、返信しないことは失礼とみなされ印象を悪くしてしまうおそれがあるからです。
しかし、中には返信をしなくても良いメールもあります。
例えば以下のようなメールの場合です。
・リマインドメール
・返信不要と明記されている場合
・明らかに返信が不要な場合
企業からのメールに対しては基本的に返信すると押さえつつ、上記のようなパターンは返信不要と理解しておきましょう！
まとめ：インターンのメールはマナーとポイントを押さえよう
本記事ではインターンメールの書き方、インターンメールのマナー・ポイントなどについて解説をしました。
インターンメールについておおよそのことは理解できたのではないかと思います。
インターンメールについて理解し効率化した上で、インターン本番に向けて準備をすることが非常に大切になってきます。
ぜひ本記事を参考にしてインターンメールを書いてみてください。
- インターンメールの基本要素は5つ
- インターンメールのパターンは6つあるので覚える
- インターンメールは4つのコツで効率化できる
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