- 就活のときに、企業にどうやってメール送ればいいんだろう？
- 企業に対して失礼にならないメールの送り方が分からない！
- 就活で企業にメールを送信するタイミングっていつ？
この記事では上記の悩みを解決していきます！
皆さんこんにちは！Z大学のまこさんです！
Z大学では、「就活・留学・学生ビジネスなど」主に大学では学べないことを発信しています！
就活をしていく中で、OB訪問や選考の日程調整など企業に対してメールを送る機会が増えてくると思います。
しかし、企業に送るメールの書き方がよく分からず困ってしまう人も多いのではないでしょうか？
そこで、企業に送るメールのマナーやコピペできる状況別の例文などを解説していきます！
私が就活する中で企業とメールのやりとりをした経験も踏まえてお話しします！
- 就活でメールを送る際に大切な3つのマナー
- 【簡単！】就活メールの書き方5STEP
- 就活メールの例文6選【状況別】
- 就活でメールを送る際に注意するべき3つの点
就活で企業に送るメールについて悩んでいる人は、ぜひ最後までご覧ください！
この記事を監修した人
まこさん
22卒文系
Webサイト制作/Webライティング勉強中
東証一部上場のIT企業から内定獲得
現役就活生で複数の企業にメールを送った経験がある
- Amazon Prime Student：今なら6ヶ月無料で使える学生向けの格安サービス！映画・音楽・読書・お急ぎ便が月額たったの250円
- 楽天カード
：年会費永年無料！学生でも作れるおすすめクレジットカード。今なら楽天カード新規入会＆利用で5000ポイントプレゼント!
U-NEXT：200,000本以上の映画が⾒放題で断トツのNo.1！最新レンタル作品も充実。まずは31日間無料トライアル！
就活でメールを送る際に大切な3つのマナー
まず、就活で企業にメールを送る前に、ビジネスメールのマナーを確認しましょう！
ビジネスメールのマナーを知らずに、メールを送ってしまうと企業に「学生気分が抜けてない！」と思われるので、注意が必要です。
なので、ここでは就活でメールを送る際に大切なマナーを3つ解説します。
＜就活でメールを送る際に大切な3つのマナー＞
- メールは24時間以内に返信する
- 改行をするなど相手に読みやすい文章を心がける
- 変わったアドレスを使わないこと
では、順番に解説していきます！
メールは24時間以内に返信する
就活でメールを送る際に、最も大切なマナーとして返信は24時間以内にしましょう。
企業が就活生にメールの返信を要求するのは、就活生のスケジュールに合わせて、今後の予定を決める場合がほとんどです。
そこで就活生がメールを早く返信しないと、企業も今後の予定を立てられなくなってしまいますよね。
特に、OB訪問や面接の日程調整などは、企業がわざわざ就活生のために時間を取ってくれているので、自分のスケジュールを確認できたらすぐに連絡しましょう！
企業も自分以外に他の就活生とも連絡をとって予定を決めているので、返信は24時間以内にするように意識しましょう。
改行をするなど相手に読みやすい文章を心がける
就活でメールをするときには、企業の方が読むことを想定して、改行などを用いて相手に読みやすい文章にすることも大切なマナーです。
文章が改行されずに、ギチギチで送られてくると読むのに時間がかかりますよね。
なので、就活などのビジネスにおけるメールでは、相手の時間を無駄に奪わないために、読みやすい文章送るように心がけましょう。
挨拶と本題の間は改行して内容に区切りを付けたり、連絡先を記載する前に線を書いて文章を分けたりなどの工夫をすることが必要です。
また改行を使うことで、自分自身がメールを送る直前にチェックする際に、誤字脱字に気づきやすくなるというメリットもあります。
就活では、送信する相手の状況を考えて、メールの構成を考えましょう！
変わったメールアドレスを使わないこと
変わったメールアドレスを使わないことも、就活のメールにおける大切なマナーの1つです。
メールアドレスは、就活の際に連絡を取る手段として多く使いますよね。
ですが、メールアドレスが変だと企業の方に「本当にこのメールアドレスなの？」「ふざけているのかな？」と思われてしまいます。
例えば、好きな芸能人やキャラクターの名前を入れて、「◯◯◯◯.love@〜」となっていたりするメールアドレスは、ちょっと就活向きじゃないですよね。
メールアドレスは、プライベート用と就活用を作ることをおすすめします！
プライベートで使う分には問題ないですが、状況に応じた使い分けは大事です。
企業に悪い印象を与えないためにも、メールアドレスは適切なものを使いましょう。
【簡単！】就活メールの書き方5ステップ
マナーは理解できても、実際の就活メールをどうやって書いていけばいいか分からなくて困りますよね。
そこで、ここからは実際に使える就活メールの書き方を解説します。
これから紹介する5つのステップに沿って書けば、簡単にメール文を作成することができるのでぜひ参考にしてみてください！
以下が就活メールの書き方5ステップになります。
＜就活メールの書き方5ステップ＞
- 件名
- 宛先
- 名前
- 本文
- 署名
では、順に解説します。
1.件名
まずは、メールのタイトルである件名です。
メールの件名は、内容と誰からのメールなのかを端的に伝えて、受信した相手にメールを開いてもらうために重要な部分です。
特に就活メールは、相手に早く読んで欲しいものなので、他のメールと混ざって読まれにくくならないようにする必要があります。
面接の日程調整メールであれば、件名は「【面接日程調整のご連絡】◯◯大学 ◯◯◯◯です」と書くと内容と誰からなのかが、すぐに分かりますよね。
就活メールに限らず、メールでは件名で内容が一瞬で分かるようにしましょう！
2.宛先
次に、送信先である宛先を間違いのないように、しっかり確認して選択して書いてください。
宛先は自分のメールを届ける先なので、就活メールではなくても絶対に間違えないようにしましょう。
またメールの宛先を間違えることも防ぎたいですが、メールアドレスを打ち込む場合はスペルミスに気をつけてください！
間違いが怖い人は、送る前に最後もう一度確認したほうがいいです。
また、宛先を間違えると就活メール自体が届かなくなるので注意が必要です。
メールを送る前に企業名とメールアドレスを確認してから送るようにしましょう。
3.名前
次は、就活メールを送る相手の名前や付ける敬称に、気をつけて書くようにしてください。
相手の名前を間違えることは、就活の場面に限らず非常に失礼です。
なので、相手の所属する企業名、役職、敬称をしっかり確認してから書きましょう。
以下のように名前は書きます。
＜名前の書き方＞
株式会社◯◯ 人事部 採用担当 ◯◯様
私はメールを作る際に、以前企業から送られてきたメールから、名前や企業名などを確認してから書くようにしています！
また、相手の名前の下には挨拶と自己紹介を書くのが一般的なので、書くことをおすすめします。
名前を間違えないように事前に確認してから、就活メールに書きましょう！
4.本文
名前を書いたら、いよいよ就活メールの1番重要な部分でもある本文です。
就活メールの本文は状況によって内容は変わってきますが、基本的には相手に伝えたいことを分かりやすく、丁寧に書くことが大切です。
相手が特に読む部分なので、言葉遣いや誤字のないように、私は送る前に何度も確認をしてます！
本文を書いたら、「今後ともよろしくお願いいたします」や「何卒よろしくお願いいたします」など締めの挨拶を入れておくと、さらに丁寧になるのでおすすめです。
相手が1番しっかり読むのが本文なので、読みやすさや丁寧さを追求して書きましょう！
5.署名
最後は、自分の名前や所属する大学などを書く署名です。
署名とは、本文の下に何行か空欄を入れた後、「-（ハイフン）」などで区切りを付けて、自分の名前・所属大学・メールアドレス・電話番号などを入れて、身元を開示することです。
企業も就活メールが来たら、本人確認をすると思うので、絶対に書く必要があります。
以下が署名のテンプレートです。
＜署名テンプレート＞
——————————————————-
苗字 名前（よみがな）
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 ◯年
電話番号：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス：◯◯◯◯＠〜
——————————————————-
署名の部分は自分でテンプレートを作って保存しておくと、すぐにコピペして使えるので便利ですよ！
自分の身元を開示して、相手に本人確認ができるように就活メールには署名を書いておきましょう
就活メールの例文6選【状況別】
就活メールの書き方が分かっても、具体的にはどうか書けばいいのかイメージしづらいですよね。
そこで、実際に就活で企業とメールのやりとりをした経験を持つ私が、状況別の就活メールの例文をご紹介します。
以下が今回ご紹介する状況別就活メールの例文です。
＜就活メールの例文6選【状況別】＞
- OB訪問メール
- 企業への返信メール
- 面接の日程調整メール
- 選考辞退メール
- お礼メール
- 質問メール
では、順番にご紹介していきます。
OB訪問メール
まずは、就活でOB訪問の依頼をする際に送るメールの例文をご紹介します。
OB訪問とは、大学のキャリアセンターなどの紹介で、自分と同じ大学出身の方から企業の話を聞くことです。
OB訪問を依頼をするときには、メールを送るまでの経緯、誰に対してなのか、送る企業への熱意、時間を取ってもらうことへの感謝・お詫びを意識して書きましょう。
こちらから送るメールなので、件名や宛先など記入漏れがないように送信前の確認も大切です！
以下が就活でOB訪問を依頼するときに送るメールの例文です。
＜OB訪問メール例文＞
【件名】
OB（OG）訪問のご依頼（◯◯大学 氏名）
【本文】
株式会社◯◯ ◯◯部
◯◯◯◯様
突然のメール失礼いたします。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科に在籍しております。◯◯◯◯と申します。
この度は、大学のキャリアセンターから、先輩である◯◯様のご連絡先を紹介していただきました。
現在20◯◯年度の新卒入社に向けて、就職活動中で貴社を志望しております。
そこで、ぜひ◯◯様とお会いして、貴社への理解を深める機会を作りたいと考えております。
お忙しい中、大変恐縮ではございますが、ご検討していただけると幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
——————————————————-
苗字 名前（よみがな）
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 ◯年
電話番号：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス：◯◯◯◯＠〜
——————————————————-
【例文あり】OB訪問の訪問依頼や返信メールの書き方を徹底解説！では、OB訪問メールについて網羅的に解説しているので、ぜひこれからOB訪問メールを送ろうとしている人はご覧ください！
企業への返信メール
次に、就活で企業とメールでのやりとりをする以上、送る必要がある企業への返信メールの例文もご紹介していきます。
主に就活メールは、自分からより企業からのメールが多くなるので、特に知っておいたほうがいいです。
返信の仕方が分からないと、後々苦労するので気をつけましょう！
とは言っても、就活で企業へ返信する機会はさまざまあると思うので、今回は3つの場合の返信メールをご紹介します！
＜企業へ返信メールを送る3パターン＞
- 日程調整メール（学生が日程を提示する場合）
- 日程が確定したことに対する返信メール
- 日程の提示をお願いされたが日程が合わない場合の返信メール
では、順にご紹介します。
日程調整メール（学生が日程を提示する場合）
最初に紹介する企業への返信メールは、就活で選考が進むと送る機会も増えてくる、面接の日程調整メールです。
一般的に適性検査やエントリーシート（ES）など書類選考が終わった後に行われる面接では、応募者と企業で面接を実施できる日程を調整する必要があります。
最近では、アンケートやアプリなどで日付を決めるところもありますが、ほとんどは電話かメールでのやりとりになります。
基本、企業からの返信なので、件名や宛先は変更しなくて大丈夫です。
私は1番面接の日程調整メールが、今までの就活で書く機会が多かったです！
以下が、企業へ面接可能な日程を返信する際の例文です。
＜企業への返信メール例文（返信で日程調整する場合）＞
【件名】
返信のため変更しない
【本文】
株式会社◯◯ ◯◯部
◯◯◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯◯◯と申します。
この度は、◯次選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
面接の希望日程をお送りいたします。
下記の日程であれば、お伺いできますので、
ご調整をお願いいたします。
・◯月◯日（◯） ◯時〜◯時
・◯月◯日（◯） 終日
・◯月◯日（◯） ◯時〜◯時
もしご予定が合わない場合は、再度日程を調整いたしますので、
ご連絡いただけると幸いです。
お忙しい中、お手数をおかけして大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。
——————————————————-
苗字 名前（よみがな）
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 ◯年
電話番号：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス：◯◯◯◯＠〜
——————————————————-
日程が確定したことに対する返信メール
面接の日程調整が終わり、企業から日程確定のメールが送られてきたときに、返信するメールの例文をご紹介します。
就活で面接の日程が決まった際に、企業から確認のメールが届きます。
ですが、この日程確認メールに、自分だけ理解して返信しないと企業に「予定が合わなくなったのか？」「選考を辞退したいのか？」と思われてしまいます。
なので、日程確認メールが来たら、自分が理解したことを示すために、しっかり返信をしましょう。
友達と遊ぶ約束をするときも、日時の確認をされた時に返事をするのと同じように、面接の日程確認の返事も忘れないようにしてください！
以下が、日程確認に対する返信メールの例文です。
＜企業への返信メール例文（返信で日程を確定する場合）＞
【件名】
返信のため変更しない
【本文】
株式会社◯◯ ◯◯部
◯◯◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯◯◯と申します。
◯次選考の日程確認のご連絡、誠にありがとうございます。
・◯月◯日（◯） ◯時〜
以上の日程で、承知いたしました。
当日は、何卒よろしくお願いいたします。
——————————————————-
苗字 名前（よみがな）
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 ◯年
電話番号：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス：◯◯◯◯＠〜
——————————————————-
日程の提示をお願いされたが日程が合わない場合の返信メール
企業から日程を提示された際に、日程が合わないときに対応する就活の返信メールの例文もご紹介します。
就活の中では、前述のように自分の日程を提示してから企業が合わせるのではなく、企業から送られてきた日程に合わせることがあります。
しかし、あくまで企業の都合の良い日なので、予定が合わないことも当然起こりますよね。
そこで、企業に希望日程を別日で提案する返信の仕方を知っておくのが大切です。
無理な日程を合わせるのではなく、こちらの予定にも寄り添ってもらえるように返信してみましょう！
以下が、日程を企業から提示されて、どうしても日程が合わない場合の返信メールの例文です。
＜企業への返信メール例文（返信で日程変更する場合）＞
【件名】
返信のため変更しない
【本文】
株式会社◯◯ ◯◯部
◯◯◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯◯◯と申します。
◯次選考の日程のご連絡、誠にありがとうございます。
◯月◯日（◯） ◯時〜からとのご予定でしたが、
一身上の都合により、参加が困難なため、面接の日程変更をお願いしたく存じます。
下記の日程であれば、お伺いできますので、
再度、ご調整をお願いいたします。
・◯月◯日（◯） ◯時〜◯時
・◯月◯日（◯） ◯時〜◯時
・◯月◯日（◯） ◯時〜◯時
もしご予定が合わない場合は、また再度日程を調整いたしますので、
ご連絡いただけると幸いです。
お忙しい中、お手数をおかけして大変申し訳ございません。
今後とも、よろしくお願いいたします。
——————————————————-
苗字 名前（よみがな）
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 ◯年
電話番号：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス：◯◯◯◯＠〜
——————————————————-
選考辞退メール
就活が終盤になると、送る機会が増えてくる選考辞退メールの例文もご紹介します。
就活を終える際に、選考途中の企業があった場合、選考を辞退する旨を企業に連絡する必要があります。
電話で伝えるのもいいのですが、直接話すのが少し苦手な人はメールで辞退を連絡するのがおすすめです。
選考を辞退するのは企業に対して迷惑なことですが、連絡しないことはもっと迷惑なので、選考辞退を決めたら、早めにメールなどで連絡しましょう！
選考の時間を設けてくれた企業に対して失礼のないように、しっかり謝罪をすることが大事です。
以下が、就活で選考を辞退するときのメールの例文です。
＜選考辞退メール例文＞
【件名】
選考辞退のご連絡（◯◯大学 氏名）
【本文】
株式会社◯◯ ◯◯部
◯◯◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯◯◯と申します。
誠に大変申し訳ございませんが、
◯月◯日（◯）◯時から予定されていた◯次選考を、
一身上の都合により、辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
お忙しい中、お時間をいただいたにもかかわらず、
身勝手なお願いで大変申し訳ございません。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
——————————————————-
苗字 名前（よみがな）
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 ◯年
電話番号：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス：◯◯◯◯＠〜
——————————————————-
お礼メール
辞退によるお詫びだけでなく、就活で説明会や選考、OB訪問などの後に、企業へ送るお礼メールの例文もご紹介します。
一般的にお礼メールは、必ずしも送る必要はないですが、送ったほうが絶対いいです。
お礼メールを送ることは、企業に対して良い印象を残せるだけでなく、ビジネスメールのマナーを身につける練習にもなります。
また、送る場合は次の日ではなく当日に送りましょう。
私もなるべくお礼メールは当日に送るようにしていました！
今回は、就活でお礼メールを送ることになる以下の3つの機会ごとに例文をご紹介します。
＜お礼メールを送る機会3つ＞
- OB訪問後
- 説明会後
- 面接後
順番にご紹介していきます。
OB訪問後
OB訪問をした後に、時間を取ってくれた企業に対して、お礼メールをしましょう。
特に、OB訪問は大学の代表として来ているので、先輩や後輩のためにも失礼のないような行動が大事です。
OB訪問後は絶対にお礼メールをしましょう！
以下が、OB訪問後のお礼メールの例文です。
＜お礼メール例文（OB訪問後）＞
【件名】
OB訪問【◯月◯日】のお礼（◯◯大学 氏名）
【本文】
株式会社◯◯ ◯◯部
◯◯◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯◯◯と申します。
本日はお忙しい中、お時間をいただき誠にありがとうございました。
貴社について、ホームページなどでは知り得なかったお話を伺えたことで、
より深く知れたので、これからの企業研究の参考にいたします。
◯◯様とのお話の中で、貴社の◯◯という制度についての素晴らしさ、
貴社で実際に働く中で感じたことを知れたため、貴社の仕事への理解が深まり、
ぜひ貴社で働きたいという気持ちがますます強くなりました。
就職活動が終了いたしましたら、改めてご連絡させていただきます。
今後とも、何卒よろしくお願いいたします。
——————————————————-
苗字 名前（よみがな）
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 ◯年
電話番号：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス：◯◯◯◯＠〜
——————————————————-
説明会後
就活で説明会に参加した後に、送るお礼メールの例文をご紹介します。
「説明会には参加するけど、お礼メールなんて送ってない！」という人も意外と多いのではないでしょうか？
確かに、就活生だと説明会はたくさん参加するので、毎回お礼メールを送るのは大変だと思いますが、企業の方も頑張って準備して説明会をしてくれているので、しっかりお礼メールで感謝を伝えたほうがいいです！
送るか悩んでる人は、とりあえず送ってみましょう！
以下が、説明会の後に送るお礼メールの例文です。
＜お礼メール例文（説明会後）＞
【件名】
会社説明会【◯月◯日】のお礼（◯◯大学 氏名）
【本文】
株式会社◯◯ ◯◯部
◯◯◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯◯◯と申します。
本日はお忙しい中、お時間をいただき誠にありがとうございました。
今回の会社説明会では、貴社の◯◯や◯◯など具体的な業務内容を知れため、
貴社の仕事への理解が深まり、働きたいという気持ちが一層強くなりました。
私が質問したことに対しても、丁寧な返答をしていただき、誠にありがとうございました。
ぜひ次回の選考に参加したいと考えております。
今後ともよろしくお願いいたします。
——————————————————-
苗字 名前（よみがな）
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 ◯年
電話番号：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス：◯◯◯◯＠〜
——————————————————-
面接後
お礼メールの例文の最後は、面接による選考が終わった後です。
選考後のお礼メールは、簡単な面接の感想と時間を取ってくれた企業に対しての感謝を書きましょう。
おそらく選考とは関係ないですが、誠実なビジネスパーソンを目指すなら、送るべきだと思います。
以下が、面接終了後に送るときのお礼メールの例文です。
＜お礼メール例文（面接後）＞
【件名】
本日の面接【◯月◯日】のお礼（◯◯大学 氏名）
【本文】
株式会社◯◯ ◯◯部
◯◯◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯◯◯と申します。
本日はご面談のお時間をいただき、誠にありがとうございました。
◯◯様とお話しした中で、特に◯◯が印象的でした。
以前にも増して、貴社で働きたいという意思が強くなりました。
末筆ながら、重ねて面接のお礼を申し上げるとともに、
貴社のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。
——————————————————-
苗字 名前（よみがな）
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 ◯年
電話番号：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス：◯◯◯◯＠〜
——————————————————-
質問メール
説明会や選考の中で、聞き逃したことがあった場合に送る質問メールの例文です。
就活で人気のある企業の説明会に参加すると、参加している人数が多くて自分の質問が拾ってもらえないまま終了することもあります。
そこで、どうしても気になる場合はメールで質問してみましょう。
モヤモヤ質問をずっと抱えているなら、メールで聞いてみるのが1番だと思います！
以下が、質問メールの例文です。
＜質問メール例文＞
【件名】
貴社の◯◯について（◯◯大学 氏名）
【本文】
株式会社◯◯ ◯◯部
◯◯◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯◯◯と申します。
本日はお忙しい中、お時間をいただき誠にありがとうございました。
今回の会社説明会では、貴社の◯◯や◯◯など具体的な業務内容を知れため、
貴社の仕事への理解が深まり、働きたいという気持ちが一層強くなりました。
この度は、今回の会社説明会の最後で、
◯◯様に貴社の◯◯についてお聞きできなかったため、
ご連絡させていただきました。
ご多用中、大変恐縮ではありますが、
ぜひ◯◯様にお答えしていたたけると幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
——————————————————-
苗字 名前（よみがな）
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 ◯年
電話番号：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス：◯◯◯◯＠〜
——————————————————-
就活でメールを送る際に注意するべき3つの点
色んな状況での就活メールの例文は分かったけど、前述以外の状況だったときに就活メールを自分で書くと不安がありますよね。
そこで、自分で就活でメールを書いて送る場合、気をつけたほうがいい点を解説します。
以下が就活でメールを送る際に注意するべき点です。
＜就活でメールを送る際に注意するべき点3つ＞
- 社名や名前は正しく書く
- 正しい敬語を使う
- 送る日や時間帯に気をつける
では、順に解説していきます。
1.社名や名前は正しく書く
まずは、送る相手である企業の社名や名前は、正確に書きましょう。
名前を間違えるのはもちろん失礼ですが、社名を間違えるとさらに失礼になります。
なので、就活でメールを送るときに、必ず社名や名前は再度確認してください。
間違えるのが怖い人は、企業からの返信の場合、送られてきたメールから社名と名前のところをコピペすると楽ですよ！
また、相手の名前だけでなく、自分の名前も間違えると企業が本人確認ができなくて、困ってしまうので、自分の名前にも注意が必要になります。
就活メールは、相手と自分の名前、社名などをしっかり確認した上で送信しましょう！
2.正しい敬語を使う
相手に失礼のないように、正しい敬語で就活メールを書いてください。
大学生だと、アルバイトで多少は敬語を使う人がいると思いますが、本当に正しい敬語を使えていると言い切れるでしょうか？
敬語は、普段から使ったり、正しく覚えた経験があったりしないと、上手に使える人は少ないと思います。
間違った敬語は、相手にビジネスマナーの低さを露呈することになり、悪い印象を与えてしまいます。
改めて敬語の勉強をしてから、就活メールを書いてみましょう！
また、メールという文章で敬語を使うので、なおさら使い方の間違いが目立つので注意です。
就活メールでは、正しい敬語を使って、相手に社会人としての素養があることをアピールできるようにしておくといいですね。
3.送る日や時間帯に気をつける
就活メールは企業の方に送るので、相手が対応できる日や時間帯に送ることを気をつけましょう。
就活におけるメール全般は、企業相手に読んでもらうために送りますよね。
なので、企業の方が読めない、就業時間後や休日に送るのは控えるようにしたほうがいいです。
私も企業の方にメールを送るときは、すぐに対応してもらえそうな平日の10時〜17時ぐらいに送るようにしています。
企業の方に、朝イチで読んでもらいたい場合は、就業時間前に送っておくと朝のメール確認で読んでくれると思います。
就活でメールを送るときは、相手の状況を把握した状態で、いつ送るべきなのか理解をしてからにしましょう。
就活メールに関するQ＆A
ここでは就活メールに関するよくある質問に答えていきます。
以下の質問に答えていきます。
＜就活メールに関するQ＆A＞
- Q1.お礼メールを送らなければ印象は悪くなる？
- Q2.締めの言葉は何を書けばいいの？
- Q3.メールの送り方がわかりません。
- Q4.どこまで返信すればいいの？
では解説します。
Q1.お礼メールを送らなければ印象は悪くなる？
状況によりますが、OB訪問の後は送らないと印象は悪くなると思います。
基本的にお礼メールは、企業に時間を取ってもらったことに対するお礼をするためのメールです。
特にOB訪問は、自分から頼んで時間を取ってもらっているので、そこでお礼をしないのは失礼ですよね。
お礼メールは、送らないより送ったほうがデメリットを回避できるので、迷ったら送ることをおすすめします！
Q2.締めの言葉は何を書けばいいの？
送る就活メールの内容で変わってきます。
以下のように、状況別で締めの言葉を使い分けてください。
＜【状況別】締めの言葉＞
- 通常/返信系
「今後ともよろしくお願いいたします。」
「何卒よろしくお願いしたします。」
- 辞退/お詫び
「末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。」
- お礼/感謝
「末筆ながら、貴社のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。」
締めの言葉の意味と就活メールの内容が食い違わないように、合うものを選んで使いましょう！
Q3.メールの送り方がわかりません。
Gmailであれば送り方をお教えします！
GmailはGoogleアカウントさえあれば、誰でも無料でメールのやりとりができます。
簡単に、メールを書く準備までご紹介します。
まずは、Googleアカウントを作ってください。
次に、GmailにGoogleアカウントでログインしてください。
出典：Gmailトップ画面
Googleアカウントでログインしたら、Gmailの画面で操作していきます。
メールを書くときは、画面左上の「作成」をクリックしてください。
「作成」とクリックして出てきた「新規メッセージ」のウインドウに、「宛先」や「件名」など就活メールに必要な情報と本文を書きます。
最後に、「新規メッセージ」の左下にある「送信」ボタンを押せば、就活メールの送信完了です。
就活用のメールアドレスをGmailで作っておきましょう！
Q4.どこまで返信すればいいの？
基本的に返信は2回で大丈夫です。
例えば企業から来たら、「企業からのメール→返信→企業からの確認メール→確認の返信」で終わりです。
自分からの場合もほとんど同じで、「自分から企業へメール→企業からの返信→企業へ確認のメール→企業から確認の返信」となります。
相手が返信を待っているかどうか、意識して就活メールはやりとりしてます！
まとめ：就活メールで社会人生活で役立つビジネスマナーを身につけよう！
今回は就活メールの書き方や気をつけることなど、就活メールについて網羅的に解説してきました。
就活が進む中、企業とのメールのやりとりで、困惑していた就活生のためになったのではないかと思います。
メールや敬語という普段使い慣れていないものに苦戦してしまう気持ちはわかりますが、諦めたり面倒だと投げやりにならないように、ぜひこの記事を参考にして就活を乗り切りましょう！
＜まとめ＞
- 就活メールは、送る相手に対する思いやりが大切
- 就活メールを送る前に、書き漏れや誤字などミスを必ず確認する
- 社会人になる意識を持って、就活メールを書く