インターンシップの日程を変更したい場合、適切なメールの書き方を知っておくことは重要です。ビジネスマナーを守りつつ、誠実で簡潔なメールを送ることが、企業に良い印象を与えるポイントになります。本記事では、インターンの日程変更を依頼する際のメールの書き方や注意点を解説します。
1. インターン日程変更のメールを送る際のポイント
日程変更の依頼は、できるだけ早めに連絡することが大切です。直前の変更は企業側に迷惑をかけるため、事情がある場合でも丁寧な対応を心掛けることが必要です。
メールの基本構成
- 件名:シンプルで分かりやすく
- 宛名:担当者名が分かれば個人名を記載
- 本文:変更理由と代替日程を明確に伝える
- 締めの言葉:お詫びと感謝の気持ちを述べる
2. インターン日程変更のメール例文
(例1)丁寧な日程変更依頼メール
件名:インターンシップ日程変更のお願い(○○大学・氏名)
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の**(氏名)**と申します。
この度は、貴社のインターンシップにご選考いただき、誠にありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、**(やむを得ない理由)により、予定していた〇月〇日(〇曜日)**のインターン参加が難しくなってしまいました。
つきましては、可能であれば日程の変更をご相談させていただきたく存じます。
以下の日程で再調整は可能でしょうか?
- 第一希望:〇月〇日(〇曜日)
- 第二希望:〇月〇日(〇曜日)
急なお願いとなり申し訳ありませんが、ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。
お手数をおかけしますが、ご返信をいただけますと幸いです。
(氏名)
(電話番号・メールアドレス)
(例2)緊急の場合のメール
件名:インターン日程変更のお願い(至急対応希望)
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の**(氏名)**と申します。
誠に申し訳ございませんが、**急な体調不良(または家庭の事情)により、予定していた〇月〇日(〇曜日)**のインターンに参加することが難しくなりました。
つきましては、可能であれば別の日程への変更をお願いできますでしょうか?
直前のご連絡となり、大変ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどお願い申し上げます。
代替日程の候補として、以下を提案させていただきます。
- 第一希望:〇月〇日(〇曜日)
- 第二希望:〇月〇日(〇曜日)
急なお願いで恐縮ですが、ご対応いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
(氏名)
(電話番号・メールアドレス)
3. メールを送る際の注意点
① 件名を分かりやすくする
採用担当者は多くのメールを受け取るため、「インターン日程変更のお願い(氏名)」など、内容が一目で分かる件名にしましょう。
② できるだけ早めに連絡する
日程変更は早ければ早いほど調整しやすいため、事情が分かった時点で速やかに連絡しましょう。
③ 具体的な代替日程を提案する
「いつが空いていますか?」と丸投げせず、具体的な候補日を挙げて調整しやすくするのがポイントです。
④ 無理なお願いをしない
企業側の都合もあるため、「可能であれば」「ご都合がよろしければ」など、柔らかい表現を使うと良い印象を与えます。
まとめ:誠実な対応が印象を左右する
インターン日程変更のメールは、誠実かつ丁寧に伝えることが何より重要です。ビジネスマナーを意識し、お詫びと感謝の気持ちをしっかり伝えることで、相手に良い印象を残せます。
「伝え方ひとつで、あなたの印象は変わる。」
インターンは社会人としての第一歩。どんな状況でも適切な対応を心掛け、信頼を築いていきましょう。
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