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【例文あり】インターンの質問メールの正しい書き方や注意点について

【例文あり】インターンの質問メールの正しい書き方や注意点について

  • インターンの質問メールの書き方がわからない
  • インターンの質問メールの例文を知りたい
  • インターンの質問メールの注意点を知りたい
ザキ

皆さんこんにちは!Z大学のザキです!

Z大学では、「就活・留学・学生ビジネスなど」主に大学では学べないことを発信しています!

「インターン先への質問メールの文章どうやって書こう…」と悩んでいる大学生は多いのではないでしょうか?

しかし、本記事では質問メールの文章構成や注意点を細かく解説していきますので、安心して質問メールの作成をすることができます。

ザキ

僕もインターンに参加したことあり、普段からも長期インターンで社会人とメールのやり取りをよくします。

具体的に以下の内容を解説していきます。

  • インターンに関する質問メールの書き方
  • インターンの質問メールの例文3パターン
  • インターンの質問メールを送るときの注意点4選

インターンに関する質問メールを送りたいと思っている方はぜひ最後までご覧ください。

この記事を監修した人

ざき

自由が好きな薬学生。留学や海外インターンを経験。現在は学生向けに政治経済の情報をSNSで発信をしている。

国外、国内のインターンを経験。現在は名古屋のBARでインターン中。

インターンに関する質問メールの基本的な書き方

インターンに関する質問メールの基本的な書き方


就活生の中にはインターン先に質問したいことがあるけど、どうやってメールを書けばいいのかわからないと悩んでいる方もいると思います。

質問メールの書き方がおかしいと、インターン先からの印象が悪くなることがあります。

しかし、インターンの質問メールにはちゃんとした書き方があります。

書き方さえマスターすれば心配ありません。

メールの書き方を以下の順に説明していきます。

  • 簡潔で短い件名
  • 正式名称の宛名
  • 的確でわかりやすい本文
  • 自分の情報を記した署名

それぞれの項目を参考に、質問メールの作成に取り掛かりましょう。

簡潔で短い件名

インターンの質問メールの件名はできるだけ簡潔にまとめて短くしましょう。

簡潔な件名であることで、受信トレーの画面からでもメールの内容が把握しやすく、開封されやすくなるためです。

ザキ

強調したい部分を【】や|を利用することでわかりやすくできます。

例:インターンについての質問→【インターンの服装に関する質問】〇〇大学 山田太郎

件名はメールのタイトルに当たるものです。

簡潔な件名を書いて、インターンの質問メールであることをはっきりと伝えましょう。

正式名称の宛名

インターンの質問メールの宛名はインターン先の企業の正式名称を記入しましょう。

正式名称ではない省略名は、インターン先に失礼になるためです。

具体的には以下のような例が挙げられます。

  • 東京メトロ→東京地下鉄株式会社
  • 東急電鉄→東京急行電鉄株式会社
  • NEC→日本電気株式会社
ザキ

株式会社を(株)と表現するのもあまり好ましくないです!

会社の宛名は誤字に気をつけて、必ず正式名称で記入しましょう。もし、正式名称がわからないときは、インターン先の公式HPで見つけることができます。

的確でわかりやすい本文

インターンの質問メールの本文は、的確でわかりやすい内容にしましょう。

理由として、社会人はメールを熟読するほどの時間がないためです。

例えば、質問メールの場合は、質問を箇条書きにしてまとめて上げると効果的です。

  • 私服はどのような服装でもいいのでしょうか?
  • インターン当日のスケジュールを教えていただきたいです。
  • インターンまでに何か準備しておくことはありますでしょうか?
ザキ

まとめると、一文が30文字以内、言葉が紛らわしくない、改行がある、箇条書きなどを意識することで的確な文章になります。

的確な内容のメールは、質問内容の誤解や勘違いを防げることも理由の一つです。

本文は余分な内容を書いてしまうことが多いです。重要なことやインターンに関して本当に聞きたい部分だけを質問メールに書くことが大切です。

自分の情報を記した署名

インターンの質問メールの最後には、自分の情報を記した署名を書きましょう。

誰からのメールであるのかを認識できるからです。

一例を下記にご紹介します。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

○○大学□□学部 △△学科4年 山田太郎(やまだたろう)

E-mail:   @        .co.jp

〒 111 – 111

○○県○○市○○町○○1-2-3

携帯TEL: 123  – 456 – 7890    

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

ザキ

氏名にふりがなを書く親切です。「ーーー」「===」などで区切ると見やすいですね。

署名の記載は社会人のビジネスマナーの1つでもあります。

送り主の情報を開示するために、インターンの質問メールにはきちんと自分の情報を記した署名を書きましょう。

インターンの質問メールの例文3パターン

インターンの質問メールの例文3パターン

インターンの質問メールの書き方はわかったから、実際の例文を見てみたいという方もいると思います。

例文を参考にすることで全体のバランスがわかります。

そこで、具体的によく質問する内容の例文をご紹介します。

  1. 服装に関する質問メール
  2. 日程に関する質問メール
  3. 質問の回答が来たときの返信メール

ぜひ参考にしてメール作成してください。

1.服装に関する質問メール

最初に、服装に関する質問メールをご紹介します!

インターンの服装は基本的にネットで調べて、それでも分からない場合は聞くことがおすすめです。基本は指定がない場合聞くようにしましょう。

それでは以下が、インターンの服装に関する質問メールです。

件名:【インターンの服装に関する質問】〇〇大学 Z大学太郎

〇〇会社 □□部

田中次郎様

はじめまして。

先日の説明会でお世話になりました〇〇大学のZ大学太郎と申します。

インターンシップ当日の服装についてお尋ねしたく、連絡いたしました。

頂いたメールに服装の指定がございませんでしたが、当日はスーツでお伺いしてもよろしいでしょうか。

お手数をおかけ致しますが、何卒ご回答の程よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

○○大学□□学部 △△学科4年 山田太郎(やまだたろう)

E-mail:   @        .co.jp

〒 111 – 111

○○県○○市○○町○○1-2-3

携帯TEL: 123  – 456 – 7890    

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

2.日程に関する質問メール

次に日程に関する質問メールです。

日程に関する質問メールは、日程変更を申し出する場合は、「大変恐縮ですが」などの前置きをするように心がけましょう。

また、日程の確認などをする場合は、基本はどこかのメールに記載してあることがほとんどなので、今一度日程が記載されてあるメールが届いていないか確認して上で送信をしましょう。

今回は、特に1番シチュエーションとしては多い、インターンの日程に関する質問メールをご紹介します。

件名:【インターンの日程変更に関する質問】〇〇大学 Z大学太郎

〇〇会社 □□部

田中次郎様

お世話になっております。

〇〇大学のZ大学太郎と申します。インターンシップの日程についてご連絡いただき、ありがとうございます。

大変恐縮ですが、面接日の5月18日(木)にゼミの研究発表があり、伺うことができなくなってしまいました。

下記の日程に変更することは可能でしょうか。

5月19日(金)10:00~16:00

5月22日(月)10:00~16:00

5月23日(火)終日

もしいずれもご都合がつかない場合は、再度ご提案をさせていただければと存じます。

お手数をおかけ致しますが、何卒ご回答の程よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

○○大学□□学部 △△学科4年 山田太郎(やまだたろう)

E-mail:   @        .co.jp

〒 111 – 111

○○県○○市○○町○○1-2-3

携帯TEL: 123  – 456 – 7890    

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

3.質問の回答がきた時の返信メール

最後に、質問の回答が来た時の返信メールをご紹介します。

質問メールへの回答の返信は件名からわかりやすく記載して、相手が開かなくてもいい状態を作りましょう。

忙しい社会人の時間を奪わないためにもわかりやすくする必要があります。

また、企業によっては回答のメールの最後に、返信不要とも記載してある場合もあるので、気をつけましょう。

それでは以下が質問の回答が来た時の返信メールです。

件名:Re:【インターンの質問メールへの返信のお礼】〇〇大学 Z大学太郎

〇〇会社 □□部

田中次郎様

お世話になっております。山田太郎です。

ご多忙の中、ご返信ありがとうございます。

スーツでの参加とのこと承知いたしました。

なおご多忙かと存じますゆえ、ご確認いただければ返信は不要です。

今後とも宜しくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

○○大学□□学部 △△学科4年 山田太郎(やまだたろう)

E-mail:   @        .co.jp

〒 111 – 111

○○県○○市○○町○○1-2-3

携帯TEL: 123  – 456 – 7890    

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インターンの質問メールを送るときの注意点4選

インターンの質問メールを送るときの注意点4選

社会人にメールを送るときに質問メールを送る際の注意点を知りたい」「メールでNGな内容はある?と不安に思う方もいるでしょう。

もしかしたら、知らずに失礼なメールの送り方をしているかもしれません!

ここでしっかりと抑えておきましょう。

  1. 質問メールは営業時間の前後1時間以内に送る
  2. 質問の内容は箇条書きで書く
  3. インターネットで調べてわかることはできるだけ質問しない
  4. 絵文字や装飾文字は使用禁止

1つずつ解説していきますので、ぜひ参考にしてください。

1.質問メールは営業時間の前後1時間以内に送る

インターンの質問メールは営業時間の前後1時間以内に送りましょう。

メールも仕事の1つであるためです。

営業時間が過ぎているのにメールの送信をしてしまうことは、勤務時間外に仕事を与えることと同じです。

ザキ

具体的には、8:00〜18:00の時間帯にメールを送るのがいいでしょう。

どうしても上記以外の時間帯に質問メールを送りたい場合もあると思います。

その時は、深夜と早朝を避けて送信をするのがいいです。

インターンの質問メールを送る時間は、深夜早朝を避けて8:00~18:00の時間帯に送りましょう。

自分が普段メールを送られてきてタイミングがいいと感じる時間帯を意識するといいですね。

2.質問の内容は箇条書きで書く

質問の内容が複数ある場合は、箇条書きで書きましょう。

質問の部分がひと目でわかりやすく、すぐに理解できるためです。

ザキ

具体的には「1,  …」「・ …」などを使用するといいでしょう。

質問の部分を読み手にわかりやすく伝えるためにも、質問内容は箇条書きで書きましょう。

質問内容だけ箇条書きにすると、その部分に注目しやすいです。

3.インターネットで調べてわかることはできるだけ質問しない

自分で調べてわかることはできるだけ質問しないようにしましょう。

質問をすることは相手の時間を奪うことでもあるためです。

回答のお手間を省くためにも必ず1度自分で調べましょう。

ザキ

インターネットで調べる以外にも、OBやOGに聞くことも一つの手段ですね。

質問をするときは相手の時間を使うことを念頭に置いて、自分で解決できそうな質問内容は自己解決を試みましょう。

ちなみに自己解決ができると成長が早くなります。

4.絵文字や装飾文字は使用禁止

インターンの質問メールを送る際は、絵文字や装飾文字を使わないようにしましょう。

社会人は親しい友達ではないためです。

インターンの質問メールを送る相手は、そこまで距離が近い関係ではないので、絵文字を使用すると馴れ馴れしさが出てしまいます。

ザキ

絵文字は親しみやすさをアピールできる一方で、社会人の方から失礼だと思わることもあるので注意ですね。

インターンの質問メールを送るときは、絵文字や装飾文字を使用せずに文章で作成しましょう。

インターンの質問メールに関するQ&A

FAQ

本記事ではこれまでに、質問メールの書き方や注意点について解説してきました。

ここからは、インターンの質問メールを送るときに気になる細かいポイントをQ&Aにしてご紹介します。

具体的には以下の3つをご紹介します。

  • Q1:インターンの質問はメール?それとも電話?
  • Q2:インターンに関する質問メールは実際企業からすると迷惑じゃないの?
  • Q3:一回の質問メールで何個まで質問していいの?

思っているけど聞きにくいことを答えているので、ぜひ参考にしてください。

Q1:インターンの質問はメール?それとも電話?

メールが望ましいです。

メールは電話と違って、返答する時間に制限がないためです。

早急に返答が欲しい場合は電話のほうがいいかもしれませんが、インターンの質問の場合はメールで十分でしょう。

ザキ

メールは、返答する人の時間に制限がないのが大きいね。

空いてる時間に相手が質問メールの返信をすることができるので、電話よりもメールで質問をしましょう。

Q2:インターンに関する質問メールは実際企業からすると迷惑じゃないの?

インターンの質問メール自体は迷惑だと思われないでしょう。

わからないことを質問せずに、間違いを犯される方が企業としては迷惑と感じるためです。

しかし、メールの内容が失礼でビジネスマナーができていない場合は、企業が迷惑だと認識することがあります。

ザキ

自分の状況に応じて、質問メールを送るかどうかを考えるといいですね。

本記事の書き方と注意点をもう一度見直して、不快に思われないメールを送りましょう。

Q3:一回の質問メールで何個まで質問していいの?

3つまでがいいでしょう。

一般的な制限はありませんが3つ以上質問があると、話を聞いていないか自分で調べれば解決できる質問があることが考えられるためです。

ザキ

質問内容が多いと意欲があると思う反面、質問内容が薄いと負担がかかると感じてしまいますね。

質問をする前に、解決できるものがないのかしっかり確認した上で、3つ以内に抑えましょう。

自己解決できる能力はとても大事です。

まとめ:インターンの質問メールは見やすさとわかりやすさを重視しよう!

インターン質問メールまとめ

本記事ではインターンの質問メールの書き方や、例文、注意点をご紹介しました。

何に気をつけて、どんな質問メールの書き方をすればいいのかわかったと思います。

メールにおけるビジネスマナーをしっかり守りつつ、適切な質問メールを作成してください。

<まとめ>

  • 件名や本文は簡潔にわかりやすく書く
  • 送る時間帯には気をつける
  • 自分で解決できることは質問しない

✔︎インターンメールの全体像、概要について知りたい人はこちら!

▶︎ 【6つの例文つき】正しいインターンメールの書き方【申し込みからお礼まで】

ザキ

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