【場面別例文あり】インターンメールの返信の仕方と重要なマナー

Z大学 キャラクター
インターンメールの返信の仕方が分からない!
Z大学 キャラクター
インターンメールのマナーを知りたい!

今回はこういった疑問にお答えしていきます。

インターンメールに返信する時、どんな言葉を使うべきか悩みますよね。

また、どのメールに返信すべきなのかと迷う方もいると思います。

そこで、今回はインターンメールの返信に関して例文や注意ポイントを解説していきます。

この記事の結論は以下の通りです。

  • インターンメールは24時間以内に返信しよう
  • 適切な件名を付けて送ろう
  • 読みやすいように体裁を整えよう
サリナ

本記事の監修者

名前:サリナ

イベントオーガナイザーをしており、ウガンダでインターン経験あり。

またインターン・就活で企業にメールを送った経験あり。

それでは早速みていきましょう!

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インターンのメールに返信は必要?

インターンメールって必要?

返信が必要なメールってどんなメール?」と疑問に思う方もいるでしょう。

企業からインターンに関して送られてくるメールには、返信がいるものといらないものがあります。

返信が必要なメールの種類が理解できると返信を忘れることが無くなります。

なので、ここからは以下の項目でどのメールに返信すべきかを解説していきます。

  • 返信が必要なメール
  • 返信が不要なメール

返信が必要なメールと不要なメールを区別できるように理解しましょう。

返信が必要なメール

まず、返信が必要なインターンメールは回答を求められているメールです。

具体的に、日程調整に関するメールや参加の有無を問われるメールは返信が必要になります。

ほかにも返信が必要なインターンのメールがあるので、以下にまとめます。

  • 日程調整中のメール
  • 参加の有無を聞かれているメール
  • 集合場所に関するメール
  • 提出書類を送付するメール
  • お礼のメール
  • キャンセルや変更のメール

返信すべきメールか迷った時には返信するようにしましょう。

サリナ

実際、私も返信が必要か悩んだ時には念のため返信していました!

自分の回答が求められているべきメールや変更が生じるメールには返信をしてください。

返信が不要なメール

続いて、返信が不要なインターンメールはやり取りが終了している時のメールです。

送られてきたメールでその内容が完結している場合は返信しなくて大丈夫です。

具体的に返信が不要なインターンのメールを以下にまとめます。

  • 自動的に送られてくるリマインドメール
  • 送信専用のメール
  • 返信不要と書かれているメール
  • 明らかにやり取りが終わっているメール
サリナ

返信不要と書かれている場合は分かりやすいですよね!

明らかにやり取りが終了しているメールとは、自分の返信が「承知いたしました」や「ありがとうございます」など一言くらいしか送る内容がないものです。

一言でも送るべきだ」と思う人もいると思いますが、相手にもう1通分読ませてしまうことになるので、注意しましょう。

返信が必要なインターンのメールと不要なメールを区別できるようにしておくことをおすすめします。

インターンのメールに返信する時に書くべきこと6選

インターンメール返信で必要なこと

インターンのメールに返信する時、どんなことを書くべきか悩みますよね。

返信メールに最低限書くべき事柄を抑えられていると、迷くことなく返信できるようになります。

そこで、インターンのメールに返信する時に書くべきことを6つ解説します。

  • 宛先
  • 件名
  • 宛名
  • 挨拶
  • 本文
  • 署名

これらは最低限書くべき内容なので、書き忘れがないように覚えておきましょう。

それでは、順に解説していきます。

1. 宛先

まず始めに宛先を書くようにしてください。

返信フォーマットを使う場合は既に入力されているので、打ち直す必要はありません。

しかし、要件が変わった時には新規作成する必要があるので、正しい宛先(メールアドレス)を入力できるようにしておきましょう。

サリナ

実際、私も返信が必要か悩んだ時には念のため返信していました!

1文字ずつ入力するとミスに繋がるので、コピー&ペーストをするといいですよ!

インターンメールの返信する時は、まず正しい宛先を入力しましょう。

2. 件名

次に、用件が一目で分かる件名を書いてください。

どのような内容かが一言で分かる用件と名前、大学名を書くことがマナーです。

返信フォーマットを使う場合は件名を書き直す必要はありません。

パッと受信メールを見た時に件名がないと見落とされやすいので、絶対に書くようにしましょう。

サリナ

インターンは複数回開催されているので、何月何日のインターンか分かるように参加した日付まで入れることをおすすめします!

インターンメールに返信する時は、一目で理解できる用件を件名に入力しましょう。

3. 宛名

文の始めには宛名を書くようにしてください。

インターン先の企業名と役職(部署)、氏名を書くことが基本のマナーです。

相手の氏名を間違えてしまうことは大変失礼なことなので、役職や名前が分からない時は無理に書かず、採用担当者様と書くことをおすすめします。

サリナ

横に連ねて書くと見えにくいので、企業名、役職、氏名は改行すると見やすくなりますよ!

インターンメールに返信する時は、文の始めに宛名を入力し、間違いがないかをきちんと確認しましょう。

4. 挨拶

本文の書き出しには、あいさつ文と名乗り文を書いてください。

初めてメールを送る場合は「はじめてメールをお送りいたします。」と書き、2回目以降は「お世話になっております。」と書きましょう。

また、名乗る時には大学名、学部、氏名を略すことなく書いてください。

サリナ

毎回入力をするのは面倒かもしれませんが、基本事項なので書き忘れがないように注意しましょう!

あいさつ文には、連絡に対するお礼を一言入れられるとなお良いです。

インターンのメールに返信する時は、本文の始めにあいさつ文と名乗り文を入力しましょう。

5. 本文

いよいよ本文に入りますが、本文もできるだけ簡潔に短文で書いてください。

3~5行で1段落とし、段落ごとに1行空けると読みやすいメールになります。

サリナ

1行が長くなってしまう場合は読点で改行すると見やすくなりますよ!

加えて、本文の終わりにもあいさつ文を書くことがマナーです。

なので、「引き続きよろしくお願いいたします。」や「何卒どうぞよろしくお願いいたします。」など一言添えてから終えるようにしましょう。

インターンのメールに返信する時は、読みやすく見やすい本文を書いてください。

6. 署名

本文を書き終えたら、最後に忘れずに署名を書いてください。

署名とは、メールの文末に書かれている送信主の個人情報などが書いてある文です。

署名が書いてあることにより、相手は連絡を返しやすくなったり、送信主の責任を持って返信するという意思表示になるので書きましょう。

署名には以下の事柄を書くことが基本的なマナーです。

  • 大学名
  • 学部・学科
  • 学年
  • 名前
  • 住所
  • 電話番号
  • メールアドレス
サリナ

署名は何度も書くと大変なので、テンプレートを作って登録しておくと便利ですよ!

また、メールアドレスや住所は企業に送った書類などと一致する内容を書きましょう。インターンのメールに返信する時は、最後に必ず署名を入力してください。

【場面別】インターンのメールに返信する時の例文4選

インターンのメールに返信する時の例文4選

インターンのメールに返信する時、「具体的にどんな本文を書けばいいのか分からない」と悩む人もいるでしょう。

どんな本文を書くべきかは実際の例文を見た方が理解が深まると思います。

なので、ここからは以下の場面別でインターンのメールに返信する時の例文をご紹介します。

  1. インターン選考合格のメールに返信をする場合
  2. 日程調整メールに返信する場合
  3. インターン参加後のメールに返信する場合
  4. インターンをキャンセルする場合

メールの返信に困っている学生はぜひこちらの例文を参考にしてみてください。

それでは、順にご紹介していきます。

1. インターン選考合格のメールに返信をする場合

まずは、インターン選考の合格メールに返信する場合です。

選考の結果が届き、インターンに参加することになった時は必ず返信しましょう。

サリナ

インターンへの参加意思を伝えないと企業の方も参加する学生を把握することができなくなってしまいます。

そのため、インターンに参加できることのお礼を伝えたうえで、意気込みや目標を書けると良いです。

インターン参加前から良い印象を与えるためにも、お礼メールは送っておくべきですね!

合格のメールをもらって安心するのではなく、きちんとお礼と意欲を企業の方に伝えることが重要です。

最後に、インターン選考合格のメールに返信する時の例文をご紹介するので、参考にしてみてください。

件名:インターンシップに関して(Z大学・山田太郎)

株式会社○○
○○部 △△様

こんにちは。
お世話になっております。
Z大学××学部△△学科3年の山田太郎と申します。

この度はインターンシップ選考の結果をご連絡いただき、ありがとうございます。

ぜひとも参加させていただきます。

貴社のサービスや業務の一端に触れさせていただける貴重な機会をいただいたこと、大変嬉しく思います。

今度ともよろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーー
Z大学××学部△△学科3年
山田太郎
Email:abcde@fg.com
TEL:123-456-7890
〒123-456
〇〇県〇〇市〇〇町12-3
ーーーーーーーーーーーーー

インターンに申し込みする時のメールについて詳しく知りたい方は「企業に好印象!インターンの申し込みメールの書き方」の記事をチェック!

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2. 日程調整メールに返信する場合

次に、日程調整メールに返信する場合です。

企業から提示された日程の中から希望日程を答える場合や、日程調整した結果を確認したという旨を伝える場合には、必ず返信をしましょう。

日程調整をした結果、その日のインターンに参加できるのかという返答がないと企業の方も「その日程で大丈夫なのか」と困ってしまいます。

そのため、日程調整メールは日程が確定し、その日程でインターンに参加できることを伝えるところまで返信をするようにしてください。

サリナ

希望日程を提示する場合は、企業の方が調整しやすいように少なくとも3候補日は挙げましょう! 

日程調整メールは、調整中のやり取りだけでなく、日程が決まってからもそのメールを確認したという返信を忘れないように気をつけてください。

最後に、インターンの日程調整メールに返信する時の例文をご紹介します。

件名:インターンシップ参加日の調整に関して(Z大学・山田太郎)

株式会社○○
○○部 △△様

こんにちは。
お世話になっております。
Z大学××学部△△学科3年の山田太郎と申します。

インターンシップの参加日程についてご連絡いただき、ありがとうございます。

ご提示していただいた日程のうち、下記のいずれかの日程で参加させていただきたいと思います。

1) 6月10日(月) 10:00~12:00
2) 6月12日(水) 13:00~15:00
3) 6月13日(木) 14:00~16:00

お忙しいところ恐縮ですが、
ご調整のほどよろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーー
Z大学××学部△△学科3年
山田太郎
Email:abcde@fg.com
TEL:123-456-7890
〒123-456
〇〇県〇〇市〇〇町12-3
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インターンの日程調整メールについて詳しく知りたい方は「【例文あり】インターンの日程調整メールの書くべきポイントを解説!」の記事をチェック!

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3. インターン参加後のメールに返信する場合

続いて、インターン参加後のメールに返信する場合です。

企業に感謝を伝えたり、インターンでの経験を振り返ったりするためにも、インターン参加後はお礼のメールを送りましょう。

1dayインターンであったとしても、参加させていただいたことへの感謝の気持ちはしっかり伝えるべきです。

サリナ

インターンで何を学んだか、どんな気づきがあったかをエピソードとともに書くことができるといいですね!

インターン参加後にはお礼メールを送ることをおすすめします。

最後に、お礼メールの例文をご紹介します。

インターン参加後に企業からメールが届かなくても、お礼メールは送るべきなので、ぜひ参考にしてみてください。

件名:インターンシップのお礼(Z大学・山田太郎)

株式会社○○
○○部 △△様

こんにちは。
お世話になっております。
Z大学××学部△△学科3年の山田太郎と申します。

先日は貴社のインターンシップに参加させていただき、ありがとうございました。

今回のインターンシップでキャリア目標が明確になり、
〇〇業界への関心が高まったため、より理解を深めていきたいと思っております。

〇〇プログラムの中で、チーム内で人のために動いていく体制を経験できたことに感謝しております。
俯瞰的視野を持って仕事に取り組むことの重要性に気づくことができました。

今回のインターンシップでの経験を今後の就職活動に活かしていきます。
また、貴社の選考を検討しておりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。

このたびは、貴重な機会をいただきまして、
誠にありがとうございました。

ーーーーーーーーーーーーーー
Z大学××学部△△学科3年
山田太郎
Email:abcde@fg.com
TEL:123-456-7890
〒123-456
〇〇県〇〇市〇〇町12-3
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インターンのお礼メールの書き方を詳しく知りたい方は「【好印象】インターンお礼メールの書き方のポイント4選!例文も紹介」の記事をチェック!

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インターン お礼メール サムネ

4. インターンをキャンセルする場合

最後に、インターンをキャンセルする場合です。

インターンに申し込んだけれど、キャンセルする時は必ずメールまたは電話で連絡するようにしてください。

当日の無断欠席や理由が伝えられないキャンセルはイメージが下がってしまいますが、事前にキャンセルの理由を伝えていれば大きな問題ありません。

サリナ

急用や体調不良で当日欠席する場合は、メールではなく電話で連絡することが望ましいです!

急用や体調不良で当日欠席する場合は、メールではなく電話で連絡することが望ましいです!

とはいっても、インターン申し込み後は原則キャンセルはしてはいけないので、誠心誠意お詫びの気持ちを伝えるようにしましょう。

それでは最後に、インターンのキャンセルメールの例文をご紹介します。

件名:インターンシップ辞退のご連絡(Z大学・山田太郎)

株式会社○○
○○部 △△様

こんにちは。
お世話になっております。
Z大学××学部△△学科3年の山田太郎と申します。

先日は、インターンシップのご案内のご連絡をいただきありがとうございました。

大変申し訳ございませんが、諸般の事情により
インターンシップへの参加を辞退させていただきたく存じます。

貴重なお時間をいただいたにも関わらず、
このような結果となってしまったこと、大変申し訳ございません。

誠に勝手ではございますが、何卒ご容赦いただきたく存じます。

本来なら直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡となりましたことを、
重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
Z大学××学部△△学科3年
山田太郎
Email:abcde@fg.com
TEL:123-456-7890
〒123-456
〇〇県〇〇市〇〇町12-3
ーーーーーーーーーーーーー

インターンのキャンセルメールの書き方を詳しく知りたい方は「【例文あり】インターンのキャンセルメールの書き方【大学生向け】」の記事をチェック!

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インターンの返信を送る前に確認すべきこと3選

インターンの返信を送る前に確認すべきこと3選

インターンメールに返信をする時、「この内容で大丈夫かな」「ミスはないかな」と心配になる人も多いでしょう。

送信する前に確認しておくべき事項が分かるとミスなく安心して返信することができます。

なので、ここからはインターンの返信を送る前に確認すべきことを3つ解説します。

  1. 誤字脱字がないか
  2. 送る時間帯は合っているか
  3. 適切な件名か

送信する前に上記の項目を必ずチェックする習慣を身につけましょう。

それでは、順に解説していきます。

1. 誤字脱字がないか

まずは、書いている内容に誤字脱字がないかを入念に見返しましょう。

なぜなら、普段使い慣れていない敬語を使っているので、思っている以上に誤字脱字がある可能性が高いためです。

誤字脱字があると企業の方に「送る前に確認をしていないのかな」と思われてしまいます。

それが、結果的に「しっかりしていない学生だな」というイメージに繋がります。

サリナ

誤字脱字は目で追って確認するだけでは見逃してしまうので、声に出して読んだり、添削ツールを使ったりするといいですよ!

本文がしっかり書けていても誤字脱字があるとマイナスな印象になってしまうので、送信前には必ず確認をしてください。

2. 送る時間帯は合っているか

インターンメールの返信は、企業の営業時間中に送るようにしましょう。

早朝や深夜に送ると「常識がない学生だな」と思われてしまうことがあります。

朝や昼休憩後にメールをチェックする場合が多いため、午前中に送るのがベストです。

サリナ

私自身も送る時間帯はいつも気にしていました!

また、遅くともメールが届いてから24時間以内に返信することを心掛けましょう。

インターンメールの返信は常識的な時間帯で送るようにしてください。

3. 適切な件名か

最後に、メールの内容にあった件名であるかを確認しましょう。

件名はひと目で本文の内容が理解できる事柄を書くことがマナーです。

メールをチェックする方は大量のメールを見ているので、分かりにくい件名のメールは非常に迷惑になってしまいます。

サリナ

件名は長すぎると表記の文字数制限を超えて見えなくなるので、簡潔に書くことが重要です!

本文の内容が一言で伝わる件名かどうかを送信前に必ず確認してください。

インターンのメールに返信する時のマナー3選

インターンのメールに返信する時のマナー3選

ここまででインターンメールの書き方や注意点について、おおよそ理解できたと思います。

しかし、これまでに解説してきたこと以外にもインターンメールに返信する時に抑えておくべきマナーがあります。

なので、ここからはインターンのメールに返信する時のマナーを3つに絞って解説します。

  1. 改行を適宜する
  2. 24時間以内に返信する
  3. インターンに参加後はお礼メールを送る

送信前の最終確認に加えて、これらのマナーも守れているかをチェックしましょう。

それでは、順に解説していきます。

1. 改行を適宜する

本文は、読みやすいように適宜改行をしましょう。

良い内容の本文を書いたとしても、体裁が整っていないと読みにくい文面になってしまいます。

なので、長文は読点部分で改行したり、3~5行の一段落ごとに1行文の間を作ったりしましょう。

サリナ

インターンのメールではもちろん内容も重要ですが、読みやすさや見やすさも大切ですよ!

インターンのメールに返信する時は、体裁も整えるというマナーを守るようにしてください。

2. 24時間以内に返信する

インターンメールの返信は24時間以内に送るべきです。

返信が早いと「対応が丁寧な学生だな」「仕事も早くこなせそう」という良い印象にも繋がります。

一方で、返信が必要なメールがなかなか返ってこないと企業側もきちんと届いているのかと心配になります。

そのため、24時間以内もしくはできる限り営業時間内に返信をしましょう。

サリナ

即レスを心がけるのは良いことですが、焦りすぎてミスをしては意味がないので落ち着いて返信してくださいね!

インターンメールの返信は、対応力をあると思ってもらうためにも24時間以内に返信することをおすすめします。

3. インターンに参加後はお礼メールを送る

インターンに参加した後は、必ずお礼メールを送りましょう。

お礼メールは企業への感謝の気持ちや入社意欲を伝えられる良い機会です。

そのため、1dayインターンであっても、時間を割いてくれた企業へのお礼はきちんと伝えましょう。

サリナ

お礼メールは送ればアピールになり、今後の本選考におけるイメージにも繋がりますよ!

お礼メールの本文には、インターンでの学びや気づきを書くと真剣に取り組んだことが伝わります。

インターンメールに返信する時のマナーとして、インターン参加後はお礼メールで感謝を伝えてください。

まとめ:インターンのメールはマナーを守って早めに返信しよう!

本記事では、インターンメールの返信の仕方について解説してきました。

以下に、重要なポイントをまとめます。

  1. インターンメールは24時間以内に返信しよう
  2. 適切な件名を付けて送ろう
  3. 読みやすいように体裁を整えよう
  4. インターンメールに返信する時に気を付けるべきことが理解できたと思います。

インターンのメールはマナーを守って早めに返信することが大切です!

そのため、返信が必要か否かをきちんと把握する習慣を身に着けておきましょう。

インターンメールの返信の仕方が分からない方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

サリナ

最後までご覧いただきありがとうございました!YouTubeではさらに分かりやすい解説動画、Twitterでは更新情報を届けているので、チェックお願いします!

他の記事でもインターン返信に関する記事を解説しているので、ぜひチェックしてみてください。

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