【例文あり】インターンの日程調整メールの書くべきポイントを解説!

【例文あり】インターンの日程調整メールの書くべきポイントを解説!

Z大学 キャラクター
インターンの日程調整メールの書き方を知りたい!
Z大学 キャラクター
インターンの日程調整メールの具体的な例文ってどんな感じ?

今回はこういった疑問にお答えしていきます。

インターンに参加する上で日程調整メールは必ず送らなければならないです。

そして、みなさんも一度はどのように日程調整メールを送れば良いか悩んだことがあるでしょう。

日程調整メールはインターンに限らず、社会人としても知っておかなければならない知識です。

そこで今回は、インターンの日程調整メールの書き方やマナー、そして具体的な例文も用いてご紹介していきます。

この記事の結論は以下の通りです。

  • 日程調整メールの件名は変えなくて良い
  • インターンの日程調整メールでは言葉遣いに気をつける
  • 場面別にインターンの日程調整メールの文面を考える

これらについて解説するので、インターンの日程調整メールで悩んでいる学生はぜひ最後までご覧ください!

やす
やす

本記事の監修者

大学名:立教大学

名前:やす

Web系エンジニアとしてインターン経験あり。

現在は体育会ハンドボール部に所属しつつ、Webクリエイターとして活動している。

複数社インターンに参加したことがあり、毎回日程調整メールも送っていた。

それでは早速見ていきましょう。

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インターンの日程調整メールは面接の評価にも影響する

インターンの日程調整メールは面接の評価にも影響する

インターンの日程調整メールをどのように書けば良いか悩みますよね。

実際、日程調整メールで誤字脱字やマナーのなっていない文章を書いてしまうと、面接時の評価にも影響してきます。

なぜなら、インターンの面接の評価は面接時間中だけではないからです。

インターンで企業と関わりがある間は常に学生のことを見ていると思った方が良いでしょう。

やす
やす
私も日程調整メールを送るときは、企業の方に失礼のないように気をつけていました!

インターンの日程調整メールも面接の評価に影響があるので、学生は失礼のないメールを心がけましょう。

インターンの日程調整メールを書くときのポイント5選

インターンの日程調整メールを書くときのポイント5選

インターンの日程調整メールが大事な理由はわかったけど、具体的にどのように書けば良いかわからないですよね。

日程調整メールのポイントを理解しておくことは、今後社会に出ていく上でも重要です。

そこで、今回はインターンの日程調整メールを書くときのポイントを5つご紹介していきます!

  1. 件名を変更する必要はない
  2. 正式名称で宛名を記載する
  3. 簡潔でわかりやすい本文を書く
  4. 希望の日程を複数送る
  5. 署名の記入を忘れない

ポイントごとに説明していくので、ぜひ参考にしてみてください。

1.件名を変更する必要はない

インターンの日程調整メールを書くときのポイントの1つ目は、件名を変更しないことです。

メールを送るときは件名が大事だと聞いたことのある学生は多いでしょう。

しかし、日程調整メールのときは件名を変更する必要はないです。

なぜなら、基本的に日程調整メールは企業からの送られてくるメールに返信することが多く、件名を変えてしまうと企業側がメールの管理をしにくくなるためです。

やす
やす
件名が毎回変えて返信をしていたら、一つ前のメールの文章とのつながりがわからなくなりますよね。

例えば、企業から「一次面接のご案内」という件名でメールが来ていた場合は、「Re:」は消さずに「 Re:一次面接のご案内」で返信すれば良いです。

日程調整メールを送るときは件名を変更せずに送ることを覚えておきましょう。

2.正式名称で宛名を記載する

続いて、2つ目のポイントは正式名称で宛名を記載することです。

メールの本文に入る前に必ず宛名は書く必要があります。

そのときは、相手の名前だけでなく、会社名、部署名、役職も合わせて記入するようにしましょう。

やす
やす
部署名や役職がわからなかったときは、最低限会社名と名前を書いていました!

よくある間違いは株式会社の位置です。

〇〇株式会社の場合と株式会社〇〇の場合があり、これらを間違えると大変失礼にあたります。

宛名を記載するときは株式会社の位置も気をつけながら、正式名称で書くように心がけるべきです。

3.簡潔でわかりやすい本文を書く

日程調整メールのポイントの3つ目は、簡潔でわかりやすい本文を書くことです。

本文をダラダラと書くと理解するのに時間がかかり、読み手に負担をかけてしまうためです。
伝えたい内容を簡潔かつわかりやすくまとめるようにしましょう。

やす
やす
私が日程調整メールを送るときは、相手が見たときの読みやすさを意識して記入していました!特に、結論から伝えるようにしましょう。

簡潔でわかりやすいというのは、何も文章だけではなく、適切な改行が含まれているかでも大きく読みやすさは変わってきます。

インターンの日程調整メールの書き方で困っている学生は、簡潔でわかりやすい本文を書くことをおすすめします。

4.希望の日程を複数送る

4つ目のポイントは希望の日程を複数送ることです。

基本的には企業側が希望の日程を複数提示してくれる場合が多いですが、それでも学生側の都合が合わない場合があると思います。

そのときは、学生側が日程を提示する必要があります。

そして、社会人はとても忙しいので、希望日が1日だけだと、都合が合わない可能性が高いので、最低3つは希望日を提示するべきです。

やす
やす
私も日程調整メールを送るときは、3〜4つ候補日を送るようにしていました!

日程調整メールで希望日を提示する場合は、複数送るようにしてください。

5.署名の記入を忘れない

最後の5つ目のポイントは、署名の記入を忘れないことです。

署名は身分を証明するために必要な情報になります。

誰からのメールであるかを企業側が把握するためにもしっかりと記載しましょう。

具体的な記載内容としては「学校名、学部、学科、氏名、住所、電話番号、メールアドレス」があります。

やす
やす
私はメールの設定で署名が自動的に記入される仕組みにしていました!なので、署名の記入を忘れることがなくて、とても便利でした!

テンプレートとしてあらかじめ作成しておくことをおすすめします。

インターンの日程調整メールを送る際は署名がしっかりと記入されているかも確認するようにしましょう。

インターンの日程調整メールのマナー4選

インターンの日程調整メールのマナー4選

先ほど、インターンの日程調整メールの書き方のポイントを説明しましたが、その他にも知っておくべきマナーがあります。

マナーを知っておかないと、企業の方からの評価が下がる恐れがありますよ。

そこで、今回はインターンの日程調整メールのマナーを4つご紹介します。

  1. 当日中に返信する
  2. 営業時間内にメールを送る
  3. 感謝の気持ちを伝える
  4. 正しい敬語を使う

マナーをとても重要なので理解するようにしましょう。

それでは、順に説明していきます。

1.当日中に返信する

日程調整メールのマナーの1つ目は、当日中に返信することが挙げられます。

企業の方は会社の業務に加えて、学生とも連絡をとっているのでとても忙しいです。

そのため、企業からの連絡にはすぐに返信をすべきです。

やす
やす
私が就活をしていたときは毎日必ずメールを見るようにしていました!

就活の時期は大学の連絡に加えて様々な就活メールが届き、重要なメールが埋もれやすくなるので、返信忘れがないか見返すことをおすすめします。

企業からのメールには当日中に返信するようにしましょう。

2.営業時間内にメールを送る

続いて、マナーの2つ目は営業時間内にメールを送ることです。

メールも業務の一つであるため、それを営業時間以外に送られると不快に感じる可能性があるからです。

加えて、営業時間外にメールを送ることは相手の都合を考えずに送る人だと思われる可能性があります。

具体的には9時から18時の間に送るのベストです。

やす
やす
僕は営業時間内に送ることができなかった場合は、次の日の営業時間内に謝罪の文章とともにメールをしていました!

インターンの日程調整メールをいつ送れば良いか悩んでいる学生は、企業の営業時間内に送るようにしましょう。

3.感謝の気持ちを伝える

3つ目のマナーは感謝の気持ちを伝えることが挙げられます。

企業の担当者は忙しい中、学生に時間を割いています。

そのため、日程を調整して時間を割いてくれることに感謝の気持ちを伝えるべきです。

やす
やす
私は感謝の気持ちとして「お忙しい中お時間割いていただき誠にありがとうございました」と一言メールで伝えていました。

感謝を伝えられる学生はマナーがしっかりしていると思ってもらいやすいです。

インターンの日程調整をしてもらった際には感謝の気持ちを伝えてください。

4.正しい敬語を使う

最後に、マナーの4つ目は正しい敬語を使うことです。

メールの文章は普段使い慣れていないようなかしこまった敬語を使う必要があります。

そのため、多くの学生が敬語で間違いをしたことがあるのではないでしょうか。

よくある間違いは、尊敬語と謙譲語を誤って使用してしまうことです。

やす
やす
私も尊敬語と謙譲語を間違えて経験があるので、皆さんにはぜひ覚えてもらいたいです!!

インターンの日程調整メールを送るときは正しい敬語かどうか確認しましょう。

【場面別】インターンの日程調整メールの例文5選

【場面別】インターンの日程調整メールの例文5選

ここまで、インターンの日程調整メールの書き方やマナーを理解できたと思いますが、具体的な例文を見てみたいと思う方も多いでしょう。

日程調整メールの例文を見ることで、どんな文章を書けば良いかイメージしやすくなります。

ここでは、場面別にインターンの日程調整メールの例文5つご紹介します。

  1. 学生から日程を提示する場合
  2. 企業から提示された日程に返信する場合
  3. 日程を変更したい場合
  4. 企業の提示した日程が厳しい場合
  5. 企業に日程を合わせてもらった場合

日程調整メールの例文が気になる学生はぜひ参考にしてください。

それでは、順に説明します。

1.学生から日程を提示する場合

まず初めに、学生から日程を提示する場合の日程調整メールの例文をご紹介します!

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇です。

このたびは次回面接のご案内をいただき、ありがとうございます。
私の都合の良い日時を記載させていただきます。

6月1日(火)終日
6月2日(水)14:00以降
6月3日(木)16:00~19:00

上記日時でのご調整が難しい場合は、再度提示させていただきます。
お忙しい中恐れ入りますが、よろしくお願い致します。

—————————————————————
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
氏名:△△ △△
住所 :△△△△△△△△△△△△
電話電話:△△△△△△△△
e-mail:△△△△△△△△
—————————————————————

学生から日程を提示する場合は、日程の希望日を3つから4つ提示するようにしましょう。

また、企業名は正式名称で記入すべきです。

例では、〇〇株式会社となっていますが、株式会社〇〇の企業もたくさんあるため、事前に調べておくと良いでしょう。

やす
やす
私はなるべく時間の空いてる日を3つ取り上げて、提示するようにしていました!

学生の方から日程調整を提示しなければならないときは上の例を参考にメールの作成をおすすめします。

2.企業から提示された日程に返信する場合

次に、紹介する例文は企業から提示された日程に返信する場合です。

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇です。

面接日程のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
ご連絡頂きました日程の中から、下記日程でお伺いさせて頂きたく存じます。

6月1日(火)13時~

お忙しい中恐れ入りますが、当日は何卒よろしくお願いいたします。

—————————————————————
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
氏名:△△ △△
住所 :△△△△△△△△△△△△
電話電話:△△△△△△△△
e-mail:△△△△△△△△
—————————————————————

ここで意識して欲しいポイントは、希望日程を見やすくすることです。

この例文のように書けば、一目見ただけで6月1日(火)13時〜が良いっていうのがわかりますよね。

また、「当日は何卒よろしくお願いいたします」ということも文章中に盛り込むとより親切さが伝わってくるでしょう。

やす
やす
私も企業から日程をいくつか提示されたときはこの例文に当てはめて書いていました!

日程調整メールがわからない方はまずはこちらの例文をもとに書いてみましょう!

3.日程を変更したい場合

続いて、日程を変更したい場合の日程調整メールの例文をお伝えします。

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇です。

先日は、面接日程のご連絡をありがとうございました。
大変恐縮ですが、予定させて頂いていた〇月〇日(〇)に大学のテストが入ってしまい、
面接に伺うことができなくなってしまいました。

大変恐れ入りますが、別日に面接の日程を調整させていただくことは可能でしょうか。
お手数をおかけし、大変申し訳ございません。

何卒よろしくお願いいたします。

—————————————————————
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
氏名:△△ △△
住所 :△△△△△△△△△△△△
電話電話:△△△△△△△△
e-mail:△△△△△△△△
—————————————————————

今回のメールだと、相手の予定を変更してもらうということなので、必ず謝罪の言葉を述べましょう。

そして、なぜ予定を変更することになったのか、理由と別日に変えて欲しい旨を正直に伝えてください。

やす
やす
私も急用が入って、メールで日程を変更してもらったことがあります!また、前日または当日に日程を変更する場合は、急ぎなので電話で伝えるようにしましょう!

日程を変更したい場合は、こちらの文章を参考にすることをおすすめします。

4.企業の提示した日程が厳しい場合

企業の提示した日程が厳しい場合の日程調整メールの例文はこちらです。

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇です。

大変恐縮ですが、ご連絡いただきました日程にお伺いすることができません。
つきましては、下記日程の中から再度ご調整いただくことは可能でしょうか。

6月1日(火)終日
6月2日(水)14:00以降
6月3日(木)16:00~19:00

こちらの都合で大変申し訳ありませんが、
ご検討くださいますよう、何卒よろしくお願いいたします。

—————————————————————
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
氏名:△△ △△
住所 :△△△△△△△△△△△△
電話電話:△△△△△△△△
e-mail:△△△△△△△△
—————————————————————

企業から提示された日程が厳しい場合は、日程が合わないことを伝えた上で、希望の日程を3つから4つ提示すべきです。

仮に希望の日程を伝えずに、メールを送ってしまうと、企業の方に日程調整する手間を取らせていまします。

やす
やす
基本的には先ほど説明した学生から提示する場合の日程調整のやり方と似ていますね!

また、企業から提示された日程が厳しいからといって無理やり合わせる必要はないです。

企業の方も学生の事情を理解してくれるので、厳しい場合は素直に伝えて、再度日程調整するようにしましょう。

5.企業に日程を合わせてもらった場合

最後に、企業に日程を合わせてもらった場合の例文についてご紹介します。

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇です。

日程を調整いただきまして、誠にありがとうございます。
下記の日程にてお伺いさせていただきます。

6月1日(火)13時~

お忙しい中恐れ入りますが、当日は何卒よろしくお願いします。

—————————————————————
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
氏名:△△ △△
住所 :△△△△△△△△△△△△
電話電話:△△△△△△△△
e-mail:△△△△△△△△
—————————————————————

ここでのポイントとしては、企業側に日程調整していただいたことへの感謝の気持ちが大事になります。

そして、再度確定した日程を記入するのも重要です。

なぜなら、日程のすり合わせに間違いがなかったのか確認するのためです。

やす
やす
私も日程が確定した時はこちらのメールの文章で送っていました!

企業に日程を合わせてもらった場合は、感謝の気持ちと再度日程を記載すると良いでしょう。

インターンの申し込みメールの書き方とは

インターンの申し込みメールの書き方とは

ここまで、インターンの日程調整メールについて重点的に説明してきましたが、インターンを申し込みする際のメールも重要です。

インターンの申し込みメールの基本的なマナーやポイントは、日程調整メールとほとんど同じですが、件名や書くべき内容が異なります。

インターンの申し込みメールは、件名はどこの誰からきたのかが一目でわかるようにすべきです。

日程調整メールと異なり企業からのメールに返信する形ではなく、自ら企業にメールを送る必要があるからです。

そして、インターンに志望する理由もしっかりと伝える必要があります。

やす
やす
インターンの申し込みをするときは、企業の方の目に止まるような件名と本文内容を記入するように心がけていました!

インターンの申し込みメールの基本的なマナーや書き方もしっかりと押さえておくと良いです。

インターンの申し込みメールの書き方についてさらに詳しく知りたい方は「企業に好印象!インターンの申し込みメールの書き方」の記事をチェック!

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まとめ:インターンの日程調整メールのポイントを守って送りましょう!

まとめ:インターンの日程調整メールのポイントを守って送りましょう!

今回の記事では、インターンの日程調整メールのマナーや書き方のポイント、具体的な例文をご紹介しました!

今回の重要な内容をまとめると以下の通りです。

  1. 日程調整メールの件名は変更する必要はない
  2. インターンの日程調整メールでは正しい敬語を使う
  3. 場面別にインターンの日程調整メールの文章を考える

インターンの日程調整メールの送り方をしっかりと理解できたと思います。

インターンの日程調整メールのポイントを掴めている学生も多くいます。

そのため、ポイントを理解できていない方はぜひ本記事を参考にして覚えるようにしましょう。

やす
やす

最後までご覧いただきありがとうございました!YouTubeではさらに分かりやすい解説動画、Twitterでは更新情報を届けているので、チェックお願いします!

また、以下でもインターンの日程調整メールに関する記事を解説しているので、チェックしてみてください。

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