【知ってた？】就活メールを返信するときの書き方【例文6つ付き】

就活をしていたら企業から来たメール返し方がわからない！

面接の日程を決めるために企業へメールを返信するけど、これで合ってる？

今回はこういった疑問にお答えしていきます。

「就活をする中で届く企業からのメールにどう返信したらいいかわからない！」と悩んでいる就活生もいるのではないでしょうか？

そこで本記事では、就活で企業に送る返信メールの基本構成やマナー、状況別のテンプレート、注意点をご紹介します。

私自身が、現役の就活生として企業と何度もメールをしてきた経験も踏まえてお話していきます。

この記事の結論は以下の通りです。

• 就活でメールを返信するときは相手への配慮が大切
• 就活メールの返信で困ったらテンプレートを参考にするのがおすすめ
• 就活でメールを返信する前にミスの確認は必須

本記事の監修者

まこさん

就活を頑張っている大学4年生（22卒）

自身のスキルアップのために、Web制作やWebライティングを勉強している。

最近Twitterで毎日投稿を始めた。

就活の中で20社以上の企業と、メールでのやり取りを何度もした経験がある。

それでは早速見ていきましょう。

就活の返信メールで押さえておくべき3つの基本構成

そもそも「就活メールに限らず、メールの返信方法なんてよくわからない！」と困っている就活生も多いのではないでしょうか。

そこで、ここでは就活メールを返信する際に絶対の押さえておくべき3つの基本構成を解説していきます。

基本構成を知ることで、どんな感じに就活の返信メールを作ればいいかイメージしやすくなると思います。

就活の返信メールで押さえておくべき基本構成は以下の3つです。

1. 件名はそのまま
2. 本文では内容の前に挨拶を入れる
3. 締めの挨拶の後は署名を書く

では順番に解説していきます。

1.件名はそのまま

まず、就活の返信メールにおける最初の基本構成として、件名は変えずにそのままにしておきましょう。

受け取る企業としては自分の他にも多くの就活生からメールが届くので、全部のメールを一つずつ確認するのって大変ですよね。

なので、送られてきたメールの件名をそのまま返すことで「誰から」「どのメール」の返信か送り主にわかりやすくする必要があります。

Gmailで返信すると、返信のボタンを押した後、勝手に件名がそのままになって便利なのでおすすめです。

返信メールで件名を勝手に変えると、相手を混乱させてしまうことがあるので基本的に変えないようにしておきましょう。

2.本文では内容の前に挨拶を入れる

本文では内容の前に挨拶を入れることも、就活メールの返信をするときの基本構成の一つです。

これは返信メールに限られたことではなく、ビジネス上でメールを送る際に取り入れられている形式でもあります。

具体的な例を挙げると下のとおりです。

件名を間違えて企業からの評価が下がるのは辛すぎます…

定型文のようなものなので、上の例を自分用に変えてコピペしたり、企業からのメールに書かれている挨拶を多少マネしたりしても問題ないです。

就活メールの返信で、いきなり本文から始めるのは「ビジネスにおけるメールの送り方もわからない人」と良くない印象を持たれるので前置きの挨拶を入れるようにしましょう。

3.締めの挨拶の後は署名を書く

就活メールの返信する際の基本構成として、締めの挨拶の後に署名を書くことも挙げられます。

締めの挨拶とは、本文前に書く挨拶と似たもので、本文後に「何卒よろしくお願いいたします。」のようなメールを読む相手に対する敬意を伝える文です。

そして署名とは、返信されたメールが誰から送られてきたのかを示した情報になります。

以下が署名の例です。

人によっては住所まで書く人もいますが、返信されたメールの内容に不備があった場合や緊急の用事があった場合などに、使える連絡先を書くぐらいでいいでしょう。

就活メールで守るべき返信マナー3つ

ここからは就活メールで守るべき返信マナーについて解説していきます。

メールのマナーがしっかりしていれば、常識のある学生というイメージを持ってもらえるので、必ず押さえておきましょう。

就活メールで守るべき返信マナーは以下の3つです。

1. 24時間以内に返信する
2. 宛先は変更しない
3. 変なメールアドレスを使わない

1.24時間以内に返信する

まず、就活メールは24時間以内に返信をしましょう。

就活メールを返信する際は、面接の日程調整や日程確認など、早めの返信が欲しい場合が多いため、24時間以内での返信が必要になります。

特に面接は、相手とのスケジュールを合わせて決めます。

なので待たせ過ぎないように、すぐに返信をすることを心がけてください。

また24時間以内だからといって、休日に送るのはビジネスマナーとしてはよくないです。

土日や祝日を挟む場合は、月曜日または祝日明けの日の午前中に送るようにしましょう。

就活メールを返信するときに、相手をあまり長い期間待たせる行為は失礼になるので、目安として24時間以内に返信するようにしてください。

2.宛先は変更しない

就活メールを返信する際には、宛先は変更しないようにしましょう。

そもそもメールの返信とは、メールを送ってきた相手に送り返すということです。

なので宛先を変更すると送ってきた相手に届かなくなるので、絶対に宛先は変更しないように注意してください。

私が就活メールを返信するときは、件名と同じようにそのままにしておきます。

もし間違えて宛先を変更して返信した場合は、間違えた宛先に謝罪のメールを送り削除してもらうようにしましょう。

相手に届かなくなるリスクがあるので、宛先を変更してないか、就活メールを返信する前にしっかりチェックしてください。

3.変なメールアドレスを使わない

変なメールアドレスを使わないことも、就活メールを返信するときのマナーの一つです。

変なメールアドレスとは、自分の好きな有名人やキャラクターの名前、意味不明な文字が長く羅列されているメールアドレスのことを言います。

例えば「好きな有名人の名前.love@~」「fu8jeka9jgeh6ga8a6ga9@~」といった感じです。

あまり良い印象はもらえなそうですよね。

逆に好印象なメールアドレスは、一目見て誰のメールアドレスかわかりやすい、名前や大学名が含まれていて短いものです。

プライベートと就活で返信するときに使うメールアドレスは、分けて使うようにしましょう。

【状況別】就活メールの返信テンプレート6つ

「就活メールの返信の基本構成やマナーはわかったけど、具体的にどう書けばいいの？」と思った方も多いのではないでしょうか。

そこで、ここからは就活メールの返信テンプレートを6つ状況別でご紹介します。

以下の6つが就活メールの返信テンプレートです。

1. 日程が確定したことに対する確認の返信メール
2. 日程の提示をお願いされたが日程が合わない場合の返信メール
3. 履歴書の送付をお願いされた場合の返信メール
4. 不採用通知に対しての返信メール
5. 選考を辞退する場合の返信メール
6. 内定への意思表示をする返信メール

では順番にご紹介していきます。

1.日程が確定したことに対する確認の返信メール

面接の日程調整が終わり、企業から日程確定のメールが送られてきたときに、返信するメールのテンプレートをご紹介します。

就活では面接の日程が決まった際に、企業から確認のメールが届きます。

この日程確認メールに、自分だけ理解して返信しないと企業に「予定が合わなくなったのか？」「選考を辞退したいのか？」と不安に思われてしまいます。

なので、日程確認メールが来たら、自分が理解したことを示すために、しっかり返信をしましょう。

友達と遊ぶ約束をするときも、日時の確認をされた時に返事をするのと同じように、面接の日程確認の返事も忘れないようにしてください！

以下が、日程確認に対する返信メールの例文です。

2.日程の提示をお願いされたが日程が合わない場合の返信メール

企業から日程を提示された際に、日程が合わないときに対応する就活の返信メールのテンプレートもご紹介します。

就活の中では、前述のように自分の日程を提示してから企業が合わせるのではなく、企業から送られてきた日程に合わせることがあります。

しかし、あくまで企業の都合の良い日なので、予定が合わないことも当然起こりますよね。

そこで、企業に希望日程を別日で提案する返信の仕方を知っておくことが大切です。

無理な日程を合わせるのではなく、こちらの予定にも寄り添ってもらえるように返信してみましょう！

以下が、日程を企業から提示されて、どうしても日程が合わない場合の返信メールの例文です。

3.履歴書の送付をお願いされた場合の返信メール

就活メールの返信テンプレートとして、履歴書の送付をお願いされた場合もご紹介します。

今はエントリーシートや企業のマイページで履歴書を提出することが多いですが、メールに送付する場合があります。

ファイル形式や送付の仕方が説明されたメールが届くので、そちらに指示通りの履歴書を送付しましょう。

ほとんどファイル形式は「PDF」を要求されるので、あらかじめ作って保存しておくと便利ですよ！

yagishでは、簡単にPDF化された履歴書を作成できるのでおすすめです。

履歴書の写真についてもっと詳しく知りたい方は「【たったこれだけ！？】就活用証明写真の印象アップ方法・おすすめの写真館を紹介！【地域別】」の記事をチェック！

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以下が履歴書を送付する返信メールのテンプレートです。

4.不採用通知に対しての返信メール

就活メールで不採用通知が送られてきた際の返信テンプレートをご紹介します。

就活では、面接や筆記試験など選考を終えた後に、合否の連絡がきます。

合格できれば、また次回選考の日程調整をメールでする流れですが、惜しくも不合格となってしまうこともあります。

そこで不合格のメールを受け取ったときに「もういいや」とそのままにしておくのではなく、選考をしてくれた企業に対する感謝の気持ちを返信しておいたほうがいいです。

もし再度選考を受けることが可能な企業であれば、相手に良い印象が残せます。

僕も不採用通知の就活メールには、感謝の気持ちを返信するようにしてます。

「面倒くさい」と感じる人もいると思いますが、就職後もこのようなメールのやりとりはする機会があるのでその練習と考えて、返信するようにしておきましょう。

以下が不採用通知に対しての返信メールのテンプレートです。

5.選考を辞退する場合の返信メール

選考中の企業に辞退を連絡する際の就活メールの返信テンプレートをご紹介します。

入社の意思がないのに選考を受けるのは、選考を行なっている企業と他の就活生にとって迷惑な行為になります。

なので入社する気がない場合は、面接の日程調整や選考結果の通知などのメールに対して早期に選考を辞退する内容の返信をしましょう。

志望度の高い企業から内定をもらうなど、これ以上就活を続けないと決めたときは、しっかり企業にその旨を伝えることが大切です。

また、選考を辞退する際に連絡をしないと、相手の企業に迷惑をかけるので絶対にやめましょう。

以下が選考を辞退する場合の返信メールのテンプレートです。

6.内定への意思表示をする返信メール

最後に、就活で一番重要になる内定への意思表示をする返信メールのテンプレートをご紹介します。

企業にとっても重要なことであるので、自分がどうしたいのかメールを返信する際に、しっかり意思表示をする必要があります。

僕もすごく悩んだ結果、内定承諾を待っていただいている状態の企業もあります。

とは言っても答え方もさまざまだと思うので、以下の3つの場合での返信テンプレートをご紹介していきます。

• 承諾する場合
• 承諾しない場合
• 保留にしたい場合

ではこれらについてご紹介します。

承諾する場合

まず、内定通知の就活メールに承諾をする場合の返信テンプレートです。

考えた結果、絶対入社したいと思える企業からの内定通知には、なるべく早めに承諾の意思を伝えましょう。

企業も募集人数を早く埋めたいと考えているので、快く受け入れてくれます。

ですが「とりあえずキープしたい！」という意思で承諾するのは、後々承諾を辞退することになった際に企業へ大きな迷惑をかけるのでしっかり考えてから行動してください。

今後の人生を左右する決断なので、後悔のないようにじっくり考えましょう！

以下が内定を承諾する場合の返信テンプレートです。

承諾しない場合

内定通知の就活メールをもらって、承諾せずに断る場合の返信テンプレートをご紹介します。

就活をしていて複数の企業から内定をもらうと、どうしても断らなければない企業が出てくるのは当然です。

なので入社しない意思を固めたら、早めに企業へ承諾をしないことを返信して伝えてください。

自分の中で企業の内定の優先度を決めておくと、承諾しないときは即座に判断できると思います！

待たせすぎないように注意しましょう！

以下が内定を承諾しない場合の返信テンプレートです。

保留にしたい場合

内定をもらっても就活をまだ続けたいときに使う、内定を保留にする際の返信テンプレートをご紹介します。

内定をもらったけど、他の企業も受けていて悩んでいるなら、承諾期間を延長してもらえるように頼みましょう。

内定承諾は内定通知とは違い「御社に入社することを約束します！」という自分の意思表示を企業に表すもので、基本的に承諾をしたら辞退はしないほうがいいです。

法律的には承諾後も辞退は可能ですが、万が一企業とのトラブルにつながることもあります。

なので、悩んでいる方は返信する際に、保留もしくは承諾期間の延長を伝えてみましょう。

私も内定をいただいた企業に直接連絡をして、承諾期間を延長してもらってます！

以下が内定承諾を保留にしたい場合の返信メールのテンプレートです。

就活メールを返信するときの注意点4選

就活メールの返信テンプレートを見て「これを送るだけなら簡単！」と思った方も多いでしょう。

ですが返信するときに気をつけないと、いくらテンプレートどおりでも大失敗する危険性があります。

そこで、ここでは失敗しないように、就活メールを返信するときの注意点を解説していきます。

1. 送り先を間違えない
2. 誤字・脱字をチェック
3. 相手に配慮した時間帯に返信する
4. 新規メールを作成して返信しない

では順番に解説していきます。

1.送り先を間違えない

まず就活メールを返信するときの注意点の一つは、送り先を間違えないことです。

送り先を間違えると、そもそも返信したい相手に届かなくなってしまいます。

別の企業に送ってしまうと混乱を招くので、間違えて送ってしまった場合はすぐに謝罪と誤返信したメールの削除依頼を改めて送りましょう。

自分は結構うっかりミスをしてしまう人間なので、最後にしっかり確認をするようにしてます。

就活メールを返信をする前に、内容とメールの送り先が合っているのか確認をしましょう。

2.誤字・脱字をチェック

誤字・脱字は送るメールにあると相手に失礼なので、就活メールを返信するときは気をつけてください。

就活メールの返信で誤字・脱字があった場合、自分の伝えたい内容が相手に勘違いされて、最悪選考や内定の取り消しにつながるかもしれません。

企業に送るメールなので、緊張感を持って確認しましょう！

また送った後に誤字・脱字を発見した場合は、謝罪と訂正を添えてメールを送り直してください。

返信する前に自分の書いたメールを見直して、誤字・脱字など記入ミスがないようにしましょう。

3.相手に配慮した時間帯に返信する

就活メールを返信する相手は企業であるため時間帯に配慮してメールを返信しましょう。

就活メールは基本的に企業で働いている方が読むので、営業時間に送るようにしてください。

主な時間としては、平日の午前11時〜午後16時くらいが目安です。

またお昼の休憩時間である12時〜13時は控えましょう。

私がいつも送るのは平日の14時くらいですね。

また企業によって営業時間は多少違います。

なので企業のホームページなどで、営業時間を確認してから就活メールは返信しましょう。

4.新規メールを作成して返信しない

就活メールを返信するときは、新規メールでは送らないようにしてください。

返信する際に、新しくメールを作ってしまうと、受け取る相手はどのメールの返信か区別がつかなくなってしまいます。

「3次選考のご連絡」のメールを送ったのに、返信が来なくて「次回選考の日程調整のご相談」という新規メールが来たら、誰の何次選考なのか、わかりづらいですよね。

日程調整や確認などで返信を求められているときは、基本的に新規メールではなく、届いたメールに返信をしましょう。

まとめ：就活では相手を配慮したメールの返信を心がけよう！

本記事では、就活メールの返信の基本構成やマナー、テンプレートなど網羅的に解説してきました。

企業に対してメールをどのように返信したらいいか悩んでいる就活生の力になれたと思います。

就活では企業に対してメールを返信する機会が多いですが、相手を気遣った丁寧なメールを送って、他の就活生とは違うところをアピールしましょう！

今回の重要な内容をまとめると以下のとおりです。

• 就活メールを返信するときは、送る相手を間違えないようにしよう！
• 就活メールを返信するときは、新しくメールを作らないで！
• 就活メールを返信するときは、挨拶と丁寧な言葉遣いを忘れないようにしよう！

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