【就活生必見】日程調整メールの書き方を紹介【例文4つ付き】

Z大学 キャラクター
就活で企業に送る日程調整メールってなんて書けばいいの?
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日程調整メールを送るときに、参考にできる見本が欲しい!

今回はこういった疑問にお答えしていきます。

就活で企業に日程を調整するために送るメールって、どんな風に書けばいいかわからなくて悩みますよね。

そこで本記事では就活で使う日程調整メールについて書き方やテンプレートなどをご紹介していきます。

この記事の結論は以下の通りです。

  • 日程調整メールの書き方が就活に影響する
  • 企業に送る日程調整メールには決まった書き方がある
  • 就活で日程調整メールに悩んだらテンプレートを参考にしよう
  • 就活で日程調整メールを企業に送る際には守るべきマナーがある
まこさん
まこさん

本記事の監修者

まこさん

就活を頑張っている大学4年生(22卒)

自身のスキルアップのために、Web制作やWebライティングを勉強している。

最近Twitterで毎日投稿を始めた。

就活の中で20社以上の企業と、メールでのやり取りを何度もした経験がある。

それでは早速見ていきましょう。

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就活では日程調整メールも結果に影響する

就活では日程調整メールも結果に影響する

そもそも「日程調整メールってそんなに大事なの?」と正直感じている就活生の方も多いのではないでしょうか?

結論、日程調整メールは就活をする上でとても大事です。

なぜなら、日程調整メールは企業に日程を連絡する手段であると同時に、自身のビジネスマナーを企業に見てもらう機会でもあるため、無作法だと選考結果にも影響してしまうからです。

特に安易に他サイトからそのままコピペしただけの文章を送ったり、誤字や脱字があったりすると印象が悪くなるので気をつけましょう。

まこさん
まこさん
私も企業へ日程調整メールを送る際は、失礼になっていないか最終確認を怠らないようにしています!

確かに今までメールを使ってこないと、慣れない作業が多くて面倒に感じると思いますが、将来社会人になっても使う知識なので、その練習だと思って頑張ってください。

そして、自分の働きたい企業にしっかり行けるように、選考以外の日程調整メールという分野でも手を抜かず、1つ1つ丁寧に書いていきましょう。

就活で使える日程調整メールの書き方5ステップ

ここまでで就活における日程調整メールの重要性はわかっていただけたかと思います。

ですが、実際にどうやって書けばいいかわからないですよね。

そこで、ここでは就活で使える日程調整メールの書き方を以下の5つのステップでご紹介します。

  1. 返信する場合は件名を変更しない
  2. 冒頭には送る相手の企業名と名前を正確に書く
  3. 本文の始めと締めには挨拶をする
  4. 送る日程には曜日と時間を明記する
  5. 最後に署名を忘れずに書く

では順番にご紹介します。

1.返信する場合は件名を変更しない

まず、日程調整メールを企業に返信する場合は件名の変更はしなくて大丈夫です。

そもそもメールの件名とは、メールの内容を簡潔に表したものなので、返信する際には同じ内容について返信していることを伝えるために、件名を変えずに送るのがマナーです。

企業もそのマナーを知っているので、こちらから返信する際に件名を変えると、返信なのか新規のメールなのか見分けづらい状況を作ってしまうので注意しましょう。

まこさん
まこさん
私も何度か日程調整メールを送ってきましたが、大体が返信する形だったので、基本件名には触れなくて大丈夫です!

また、自分から日程調整メールを送る場合は、自分で日程調整メールの件名を作成することになります。

その時は、件名を「日程調整のお願い(〇〇大学 氏名)」というように、相手に一目で理解してもらえるように作成しましょう。

就活メールの件名の書き方についてもっと詳しく知りたい方は「就活メールの件名の伝わる書き方5つ【知らないのはあなただけ?】」をチェック!

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2.冒頭には送る相手の企業名と名前を正確に書く

次に、日程調整メールの本文冒頭には、企業名や担当者さんの名前など送り先の情報を書くようにしましょう。

メールを作成する過程で、宛先で相手を設定しますが、冒頭でも企業名と名前を書くことで「このメールはあなた宛のメールで間違いないですよ」という確認にもつながります。

具体的な書き方としては1行目に「株式会社〇〇」という企業名、そして2行目に「人事部 〇〇様」と名前を書くのが一般的です。

もし名前がわからないときは「採用担当者様」と書いておきましょう。

まこさん
まこさん
企業名と名前を間違えると大変失礼なので、私は3回は見直すようにしてます!

また、本文冒頭に相手の情報を書くことで、誤送信したことに相手が気づき連絡してくれたりなど、自分が気づかなかったミスの発見にもつながります。

就活で日程調整メールを送るときには、手紙と同じでどこの誰に送るのかを本文冒頭に明記しておきましょう。

3.本文の始めと締めには挨拶をする

日程調整メールの本文には、始めと締めに相手に対する挨拶を入れます。

そこまで長文にする必要はありませんが、挨拶は時間をとって読んでくれた相手への感謝を表すものであり、かつメールにおけるビジネスマナーの基本的な部分です。

始めの挨拶は「平素よりお世話になっております。〇〇大学〇〇(自分の名前)です。」というように、誰からのメールなのかの確認も含めて自己紹介も混ぜるようにしましょう。

締めの挨拶として「よろしくお願いいたします。」のようなお願いをする場合や「誠にありがとうございました。」のような感謝を伝える場合など、送るメールの内容に合わせてカスタマイズしてください。

まこさん
まこさん
始めの挨拶は比較的同じ場合が多いので、送る手間を省くために私は自分用のテンプレートを用意しています!

挨拶の文は敬語での表現が多くなるので、尊敬語と謙譲語の使い分けや二重敬語になっていないか、送る前に確認しておきましょう。

自分のために就活の日程調整メールを読んでくれる相手のことを考えながら、正しい敬語で相手に対する挨拶をしっかり書くようにしてください。

4.送る日程には曜日と時間を明記する

就活における日程調整メールでは、曜日や時間などを具体的に書くようにしましょう。

そもそも日程調整メールは、企業とスケジュールを合わせるために送るものなので、送る日程に曜日や時間帯を具体的に明記しないと日程調整が難しくなります。

時間帯によっては予定が空いていない場合もあると思うので、のちに変更をお願いすることを防ぐためにも時間帯は正確に記入しましょう。

まこさん
まこさん
私は一度カレンダーを見間違えて、謝った曜日で送り、あわてて訂正し送り直した失敗があるので、ミスのないように気をつけましょう!

しかし、毎回「◯月◯日(◯) 〇〇:〇〇〜」と一つずつ手入力していくのって大変だと思います。

そこで、私がよく使っている「以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカー」という簡単に日程が出てくる便利なツールがあるので、ぜひ使ってみてください!

就活ではスケジュール管理が重要になってくるので、企業に日程調整メールで間違えた予定を送らないように注意しましょう。

5.最後に署名を忘れずに書く

日程調整メールの最後には、自分の出身大学や名前、連絡先などを忘れずに書いておきましょう。

理由としては、送られてきたメールの送り主の確認と急遽予定を変更する際に連絡できるようにしておくためです。

署名の内容は、自分の氏名(送り仮名付)、出身大学と学部学科の名前、連絡先として電話番号とメールアドレスを記載しておけば大丈夫です。

まこさん
まこさん
住所まで書く人もいますが、個人的にはあまり必要がないので書かなくていいと思います。

ですが「エントリーシートや履歴書に書いてあるからいらなくない?」と思う方もいるかもしれません。

しかし、もし書類の記入を間違えていた場合、企業から連絡が途絶えてしまうリスクもあるので、日程調整メールには署名があったほうがいいです。

企業からの大事な連絡が受け取れるように、日程調整メールには自分の情報をしっかり書いておきましょう。

【就活用】日程調整メールの状況別テンプレート4選

【就活用】日程調整メールの状況別テンプレート4選

ここまでで「日程調整メールの書き方は理解できたけど、いきなり自分で書くのは少し不安」と感じている就活生の方もいると思います。

そこで、就活で使える日程調整メールのテンプレートを状況別にご紹介していくので、ぜひ見本としてお使いください!

以下が今回ご紹介する4つのテンプレートです。

  1. 相手から指定された日程が来て返信するとき
  2. 就活生から候補日程を提示するとき
  3. 日程の確定を確認したとき
  4. 緊急で日程を変更したいとき

順番にご紹介していきます。

1.相手から指定された日程が来て返信するとき

最初にご紹介するのは、企業から送られてきた日程調整メールに、日程がある程度指定されていた場合のテンプレートです。

前提として、就活では説明会や面接など選考の日程を、電話や日程調整メールを通じて企業とスケジュールを合わせる必要があります。

そこで企業が就活生に合わせてほしい場合、ある程度日程を絞って連絡をしてくる場合があります。

まこさん
まこさん
企業が忙しかったり、前もって決められた採用スケジュールがあったりするとこの場合が多いですね。

以下が、相手から指定された日程に返信する際の日程調整メールのテンプレートです。

【件名】
返信のため変更しない
【本文】
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯◯◯様平素よりお世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯◯◯と申します。

◯次選考の日程のご連絡、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました選考の候補日より、下記の日程を希望させていただきます。

・第1希望:◯月◯日(◯) ◯◯:◯◯〜
・第2希望:◯月◯日(◯) ◯◯:◯◯〜
・第3希望:◯月◯日(◯) ◯◯:◯◯〜
・第4希望:◯月◯日(◯) ◯◯:◯◯〜

いずれかの日程でご調整いただけると幸いです。
当日は、何卒よろしくお願いいたします。
——————————————————-
苗字 名前(よみがな)
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 ◯年
電話番号:◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス:◯◯◯◯@〜
——————————————————-

2.就活生から候補日程を提示するとき

企業からの日程調整メールに対して、就活生から候補の日程を提示する場合のテンプレートをご紹介していきます。

前述のように企業があらかじめ決まった日程を候補として挙げるのではなく、あくまで就活生の予定に合わせるパターンです。

就活生側からすると、スケジュールが組みやすくて非常に助かります。

しかし、就活生が提示した日程が合わないと、何度かメールを送り直す必要も出てくるので、なるべく多めに提示しておきましょう。

まこさん
まこさん
個人的には1番遭遇率が高いパターンでした!

以下が、就活生から日程の候補を提示する場合の日程調整メールのテンプレートです。

【件名】
返信のため変更しない
【本文】
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯◯◯様平素よりお世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯◯◯と申します。

◯次選考の日程のご連絡、誠にありがとうございます。
希望する日程をお送りいたします。

・第1希望:◯月◯日(◯) 終日
・第2希望:◯月◯日(◯) ◯◯:◯◯〜◯◯:◯◯
・第3希望:◯月◯日(◯) ◯◯:◯◯〜◯◯:◯◯
・第4希望:◯月◯日(◯) ◯◯:◯◯〜◯◯:◯◯

上記の日程でご調整いただけると幸いです。
また、もしご都合が合わない場合は、再度こちらで日程を調整いたしますので、お気軽にご連絡ください。
当日は、何卒よろしくお願いいたします。
——————————————————-
苗字 名前(よみがな)
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 ◯年
電話番号:◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス:◯◯◯◯@〜
——————————————————-

3.日程の確定を確認したとき

選考の日程が確定して、企業から就活生に確認の日程調整メールが来たときのテンプレートをご紹介します。

企業へ日程調整メールに返信すると、当然日程が決まり、確定した日程の確認をしてもらうためのメールが送られてきます。

日程を確認して、問題がなければ確認したことを伝えるメールを送りましょう。

確認のメールを送らないと、何か日程に不都合があるのかと企業に思われてしまうので、確認だけでなくしっかり返信をしてください。

まこさん
まこさん
前述のように自分から送った日程に企業が合わせてくれるパターンだとしても、勘違い防止のために日程確定のメールには返信したほうがいいですね!

以下が、企業から日程が決まったときに送られたメールに対する、確認の日程調整メールのテンプレートです。

【件名】
返信のため変更しない
【本文】
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯◯◯様平素よりお世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯◯◯と申します。

◯次選考の日程確認のご連絡、誠にありがとうございます。
・◯月◯日(◯) ◯◯:◯◯〜
下記の日程で承知しました。
改めてお忙しい中、この度は私のために面接のお時間をいただき、誠にありがとうございます。
当日は、何卒よろしくお願いいたします。
——————————————————-
苗字 名前(よみがな)
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 ◯年
電話番号:◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス:◯◯◯◯@〜
——————————————————-

4.緊急で日程を変更したいとき

企業と選考の日程調整を終えた後に、急に大事な予定が入って日程を変更する際に送る日程調整メールのテンプレートをご紹介していきます。

決まっていた日程を変更するのは企業に対して迷惑なことですが、基本的に急な予定の変更は認めてもらえます。

ですが、企業への迷惑を最小限に抑えるために、変更が決まったらすぐに連絡をするようにしましょう。

例えば3日前に変更する必要があることがわかったのに、連絡するのが怖くて当日まで黙っているのは、相手にとても迷惑がかかるので絶対に避けてください。

まこさん
まこさん
電車の遅延やパソコンの不具合など予定通りにいかないことが発覚したのが当日でも、なるべく早めに連絡するべきです!

以下が、急な用事で決まっていた日程を変更したい際に送る日程調整メールのテンプレートです。

【件名】
【◯次選考日程(◯/◯)の再調整のお願い】〇〇大学 〇〇(名前)
【本文】
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯◯◯様平素よりお世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯◯◯と申します。

先日は◯次選考の日程(◯月◯日(◯) ◯◯:◯◯〜)のご連絡、誠にありがとうございました。
この度は、急遽家庭の都合により当日の貴社の選考へに参加ができなくなってしました。

お忙しい中、貴重なお時間を割いてまで、日程をご調整していただいたのに大変申し訳ございません。
誠に勝手なお願いとなってしまうのですが、下記の日程にて再度日程を調整していただけませんでしょうか?

・第1希望:◯月◯日(◯) ◯◯:◯◯〜◯◯:◯◯
・第2希望:◯月◯日(◯) ◯◯:◯◯〜◯◯:◯◯
・第3希望:◯月◯日(◯) ◯◯:◯◯〜◯◯:◯◯
・第4希望:◯月◯日(◯) ◯◯:◯◯〜◯◯:◯◯

大変お手数をおかけしますが、前向きにご検討していただけると幸いです。
何卒、よろしくお願いいたします。
——————————————————-
苗字 名前(よみがな)
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 ◯年
電話番号:◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス:◯◯◯◯@〜
——————————————————-

【注意】就活で日程調整メールを送る上でのマナー5つ

【注意】就活で日程調整メールを送る上でのマナー5つ

ここまでで書き方やテンプレートを知ると、就活での日程調整メールの大体のイメージが掴めてきたと思います。

ですが、送る前に気をつけないといけないマナーがあるのでご紹介します。

以下が、就活で日程調整を送る上で注意するべき5つのマナーです。

  1. 返信は24時間以内にする
  2. 営業時間外には送らない
  3. 誤字・脱字の確認をする
  4. 日程はこちらから送る
  5. 日程をもらった時はお礼を言う

では、順番にご紹介します。

1.返信は24時間以内にする

日程調整メールを送る上で気をつけるべきマナーとしては、返信する場合は24時間以内にすることです。

前提として就活における選考の日程調整とは、多数の就活生から連絡を受ける企業からすると「不確定だから早く決めたい予定」です。

なので、企業への配慮として、返信はなるべく早め、具体的には24時間以内を目安にしましょう。

まこさん
まこさん
早めに返信できるように、就活のスケジュールはまとめておくのがおすすめです!

このように企業へ返信する際には、送る時間を含めさまざまなことに気をつける必要があります。

そこで就活メールにおける企業への返信の仕方についてもっと詳しく知っておきたい方は「【知ってた?】就活メールを返信するときの書き方【例文6つ付き】」をチェック!

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就活メール 返信 書き方マナー

2.営業時間外には送らない

企業へ営業時間外に日程調整メールを送ることは、マナーとして避けましょう。

理由としては、相手に非常識だと思われて印象が悪くなるからです。

まず、営業時間外にメールを送ることは、送った相手のプライベートな時間を奪うとされているので、ビジネスマナー的に良くないです。

例えば、深夜に日程調整メールを送ると、企業側に「もしかして生活習慣が乱れている人なのかな」「入社したら欠勤が多くなりそう」といったマイナスなイメージを持たれてしまいます。

まこさん
まこさん

私のおすすめの時間帯は、営業時間の開始直後です!

朝一に送ると、相手のメールボックスの一番上に来て、早く返事をもらいやすくなるからです!

また営業時間だけでなく、営業日以外の土日や祝日にメールを送るのは避けたほうがいいです。

就活で日程調整メールを送るときには、相手の都合を考えるようにしましょう。

3.誤字・脱字の確認をする

就活で日程調整メールを送る前には、必ず誤字・脱字の確認を行うようにしてださい。

誤字・脱字があると、日程調整メールの内容がうまく伝わらない可能性があります。

もし日程が、記入ミスで1日ズレていたら大変ですよね。

まこさん
まこさん
メールが完成したら、すぐに送るのではなく確認の時間を設けましょう!

また、誤字・脱字のせいで正しく敬語が使えていないと、相手に失礼なので確認は必須です。

送る前に日程調整メールには何度も目を通して、誤字・脱字といった記入ミスを未然に防ぐようにしてください!

4.日程はこちらから送る

日程調整メールを送る上でのマナーの一つとして、一般的に就活の日程調整をする際には就活生側から企業へメールを送ります。

前述のテンプレートを見てもわかると思いますが、企業から決定された日程が送られてきた場合を除いて、日程は就活生が送るのがマナーです。

なぜなら、企業は自分の他にも多くの就活生に選考の連絡を送っているので、自分に対してのみ時間を割く余裕がないからです。

まこさん
まこさん
普通に自分から送るほうが、スケジュール組みやすくて楽だと思います!

あくまで自分が応募して選考に参加しているので、受け身の気分でいないように注意してください。

就活においては企業から日程を待つ姿勢ではなく、こちらから積極的に日程調整メールで提示していくようにしましょう。

5.日程をもらった時はお礼を言う

日程を決めてもらったときはお礼として感謝の気持ちを伝えるのもマナーです。

ご紹介した日程調整メールのテンプレートの中にもありましたが、日程が決まった際にはしっかりお礼の言葉を入れましょう。

企業は選考に参加した自分のために、わざわざ時間を作ってくれているので、その苦労に対する感謝は当然です。

まこさん
まこさん
「誠にありがとうございます」は、就活でのメールでよく使います!

また、何をしてもらっての感謝なのか、理由も明記しておくと相手により気持ちが伝わりやすくなります。

企業と就活生のお互いが気持ちよく日程調整できるようにメールには、お礼を忘れずに書きましょう。

まとめ:就活では素早く正確に気持ちを込めた日程調整メールを送るようにしよう!

就活メール日程調整まとめ

いかがだったでしょうか?

今回は日程調整メールについてご紹介してきました。

以下が今回の重要な内容をまとめたものです。

  • 就活における日程調整メールでは内容を確実に伝えるために、記入ミスをなくそう!
  • 日程調整メールは就活生が企業に対する配慮やマナーが大切!
  • 就活生は日程調整メールを送る前に、企業の営業時間と営業日の確認を忘れないようにしよう!

就活で使われる日程調整メールの書き方やテンプレート、マナーについてよく理解できたかと思います。

結論、日程調整メールを送るときには、相手への思いやりが重要です!

企業に日程調整メールをどのように送るべきか悩んでいた方も、本記事を参考にぜひ勇気を出して送ってみてください!

まこさん
まこさん

最後までご覧いただきありがとうございました!YouTubeではさらに分かりやすい解説動画、Twitterでは更新情報を届けているので、チェックお願いします!

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