今回はこういった疑問にお答えしていきます。
日常のメールでは署名を送る必要がないため「署名ってなに？」と疑問に思う方も多いですよね。
そこで本記事では署名について詳しく解説しているので、初めて就活メールを送る方でも署名について理解していただけると思います！
この記事の結論は以下の通りです。
- 就活メールの署名には名前、所属、連絡先を書く
- 就活メールの署名で誤字脱字はNG
- 就活メールで署名は必ず書く
本記事の監修者
大学名：南山大学
名前：まい
現在就活中の先輩に教えてもらいながら、署名について学んだ。
Z大学で署名について研究している。
それでは早速見ていきましょう。
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就活メールで署名が必要な2つの理由
「プライベートの時は送らないのに、なぜビジネスシーンや就活メールでは署名が必要なの？」と疑問に思いますよね。
そこで以下では、就活メールで署名が必要な2つの理由をご紹介します。
- メール送り主が本人であることを示すため
- 企業側にメールの送り主を素早く確認してもらうため
順に解説していきます！
1.メールの送り主が本人であることを示すため
就活メールで署名が必要な理由の1つ目は、メールの送り主が本人であることを示すためです。
実は、メールアドレスさえ分かれば、誰でもそのメールアドレスの本人になりすまして簡単にメールを送ることができます。
それを防ぐために、署名はメールの送り主が本人であることを証明する役割をします。
署名を書くことでメールの送り主が本人であることを示すことができるので、就活メールを送るときは署名をつけるようにしましょう！
2.企業側にメールの送り主を素早く確認してもらうため
就活メールで署名が必要な理由の2つ目は、企業側にメールの送り主を素早く確認してもらうためです。
就活生のなかには、同じ大学や苗字の人がたくさんいます。
そこで署名を書くことで、一目でメールの送り主を確認することができます。
企業側は、毎日多くのメールを確認しているので、署名を書くことで企業側がメールの送り主を即座に確認することができます。
メールの受け取り手のことも意識して、署名を作成しましょう！
就活メールの署名で書くこと5選
就活メールを送ったことがない方は「署名には何を書けば良いの？」と感じますよね。
しかし基本的に署名で書く内容は変わらないので、一度覚えたら心配は無くなると思います！
就活メールの署名で書くことは以下のとおりです。
- 名前
- 所属（大学名・学部・学年）
- 電話番号
- メールアドレス
- 罫線
順に解説していきます！
1.名前
最初に署名には名前を書きましょう。
署名の内容が誰のものであるかを、一目見て分かるようにするためです。
また読み方が分かるように、平仮名かローマ字でふりがなを入れると親切です。
2.所属（大学名・学部・学年）
次に所属を書きましょう。
ゼミやサークルなどの情報は書く必要はありません。
大学名や学部、学年など必要最低限の情報だけを書くようにしましょう。
3.電話番号
次に電話番号を書きましょう。
日中でも連絡が取りやすい番号にするのがおすすめです。
とくに実家暮らしの方は、家の電話番号ではなく携帯の電話番号にしましょう。
4.メールアドレス
次にメールアドレスを書きましょう。
普段から使っているものが、見落としもなく安心です。
しかしキャラクター名などが入っているなど、ビジネスシーンに相応しくないものは避けましょう。
就活用メールを新しく作るか、学校から発行されたメールアドレスがおすすめです。
5.罫線
最後に罫線です。
罫線は本文と署名の境目を分かりやすくするために用います。
罫線はシンプルなものを選びましょう。
本記事に罫線付の署名のテンプレートがあるので、ぜひ参考にしてください。
就活メールで署名を書く際のNG3選
「署名で書く内容は分かったけど、反対にやってはいけないことってなに？」と、普段のメールとは違うからこそ不安に思うことってありますよね。
そこでここからは、就活メールで署名を書く際のNG3選をご紹介します！
就活メールの署名でのNGを知っておくことで、企業側に失礼のないようにすることができます。
就活メールで署名を書く際のNGは以下のとおりです！
- 派手な装飾がある
- 誤った情報を書く
- 誤字脱字がある
順に解説していきます！
1.派手な装飾がある
署名を書く際のNG1つ目は派手な装飾があることです。
❤❤や♦♦などのプライベートで使うような装飾や絵文字は控えましょう。
このように署名を書く際は、ビジネスシーンを意識してシンプルな装飾を心がけましょう。
とくに署名の罫線は派手にならないように気をつけてください。
2.誤った情報を書く
署名を書く際のNG2つ目は誤った情報を書くことです。
署名に書かれている個人情報は企業との連絡手段です。
そのため誤った情報を書いてしまうと、連絡が取れなくなってしまう可能性があります。
もし誤った情報が書かれた署名を送ってしまったら、謝罪の文とともに正しいものを送り直してください。
誤った署名を送らないようにするためにも、メールの送信前に署名に書かれている情報を確認しましょう！
３.誤字脱字がある
署名を書く際のNG3つ目は誤字脱字があることです。
とくに電話番号やメールアドレスなどの誤字脱字は致命的となります。
このように署名を書く際には誤字脱字がないか目を通してから送信しましょう。
誤字脱字は自身の注意で防げるものなので、絶対に起こらないように気をつけてください。
署名のテンプレート3選【就活メールで使える】
就活メールを送ったことがないと「署名の内容やNGは分かったけど、実際にはどう書けば良い？」と、疑問が残りますよね。
そこでここからは、就活メールの署名のテンプレート3選をご紹介します！
このテンプレートは実際に署名を書く際に使えますので、ぜひ使ってみてください！
署名のテンプレートは以下のとおりです。
- 氏名のふりがなが平仮名の場合
- 氏名のふりがながローマ字の場合
- 住所をいれる場合
順に解説していきます！
1.氏名のふりがながが平仮名の場合
田中 太郎(たなか たろう)
○○大学○○学部○○学科〇年生
携帯電話：090ーxxx－xxxx
メール：tarou＠xxxx.ac.jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
2.氏名のふりがながローマ字の場合
田中 太郎(TaroTanaka)
○○大学○○学部○○学科○年生
携帯電話：090ーxxx－xxxx
メール：tarou＠xxxx.ac.jp
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
3.住所を入れる場合
田中 太郎(たなか たろう)
○○大学○○学部○○学科○年生
〒123‐4567
東京都○○区○○3－2－1(マンション名)102(号)
携帯電話：090ーxxx－xxxx
メール：tarou＠xxxx.ac.jp
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
罫線も3パターン添付したので、自分が気に入ったものを使ってみてください！
就活メールの署名に関するQ＆A
最後に、就活メールの署名に関する質問をご紹介します。
以下が質問の内容です。
〈就活メールの署名に関するＱ＆Ａ〉
- 自動で署名を設定するにはどうすればいい？
- 署名に住所や郵便番号は入れた方がいいの？
- 署名を送り忘れた場合はどうすればいい？
順に解説していきます！
1.自動で署名を設定するにはどうすればいい？
A.以下を参考にしてみてください。
〈Gmailの場合〉
- 設定を開き「全般」タブを選択
- 「署名」欄の「＋新規作成」をクリック
- 署名作成をする
- 下にスクロールし、「変更を保存」をクリック
- 署名が表示されるか確認する
参考：https://www.g-workspace.jp/googleworkspace-reference/gmail/signature/
2.署名に住所や郵便番号は入れた方がいいの？
A.住所は任意で構いません。しかし住所を書く際は、郵便番号だけでなく都道府県やマンション名など省略せずに書きましょう。
しかし資料の郵送や郵便でやり取りする可能性がある場合は書きましょう。
それ以外の場合は、書いていないことが失礼になることはありませんので任意で構いません。
3.署名を送り忘れた場合はどうすればいい？
A.忘れたことに気づいた場合は、すぐに署名を付けたメールを送り直しましょう。
その際「先ほど署名を忘れてしまったため、再度送り直しました。申し訳ございません」など一言添えましょう。
しかし、忘れたからといって過度に心配する必要はありません。
まとめ：就活メールでは署名を必ず入れるようにしよう！
本記事では就活メールで必要な署名について述べてきました。
署名がどういったものか理解していただけたでしょうか。
今回の重要な内容をまとめると以下のとおりです。
- 就活メールの署名には必要最低限の情報を書く
- 就活メールの署名で誤字脱字は絶対NG
- 就活メールに署名は必須！
就活では何度も企業にメールを送る機会があるので忘れずに署名を入れることが大切です。
就活の際はぜひ署名を作成してメールを送ってみてください！