【例文付き】OB訪問の返信メールの書き方6選と注意すべき7つのマナー!

  • 2020年11月3日
  • 2021年7月26日
  • OB訪問
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Z大学 キャラクター
OBからのメールを返信する際のマナーは?
Z大学 キャラクター
OBからのメールはどうやって返信すれば良い?

こういった疑問にお答えしていきます。

社会人とメールする機会が無い学生にとって、OBへの返信は何を書けば良いか不安ですよね。

そこで本記事では、OB訪問の返信メールの書き方や注意すべき点を述べていきます!

本記事の結論は以下のとおりです。

  • 返信メールでOBへの継承は忘れないようにする
  • OBへの返信は24時間以内にする
  • OBから返信が来ない場合は再送信する
ナイキ

本記事の監修者

大学名:南山大学

名前:ナイキ

ITメガベンチャー内定者新卒採用イベントの責任者と文部科学省の海外留学プロジェクトの長期インターンシップに参加。その他海外インターンシップも3度参加している。

OB訪問は50回以上経験

それでは早速見ていきましょう。

 

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【基本】OB訪問の返信メールの構成

【基本】OB訪問の返信メールの構成

まず、基本的なOB訪問の返信メール構成と注意点について解説していきます。

OB訪問の返信メールによって、OBからの印象が変わってくるので、返信メールの書き方はとても大切です。

ナイキ
知らないと、OB訪問で好印象を得られないくらい大切です!

これから紹介するのは、絶対に知っておくべき基礎なので、ぜひ参考にしてみてください。

以下が、OB訪問での返信メールの構成です。

<OB訪問の返信メールの構成>

  • 件名
  • 宛名
  • 書き出し
  • 本文
  • 結び
  • 署名

順に解説しています。

件名

OB訪問の返信メールで最初に書くことは件名です。

この際注意すべきポイントは、件名を一目見ただけで内容がわかるようにすることです。

OBへのメールでは、いかにOBの時間を取らないかが大切になってくるため、どのような返信内容なのかを、件名からわかるようにする事を心がけましょう。

ナイキ
僕もできるだけ件名は具体的な内容にしていました。

件名の付け方がわからない学生は、本文の内容を一言でまとめた文にする事をおすすめします。(例:OB・OG訪問の日程に関して了承しました)

就活生は、OB訪問の返信メールでは、件名は見ただけで内容がわかるようにしましょう!

宛名

OB訪問の返信メールでは必ず宛名を書きましょう。

宛名を書く際の注意ポイントは、会社・部署・敬称つきの名前を全て書くようにすることです。

宛名は、誰に差し出してるかの意思表示を意味しています。

そのため、宛名がないと、誰に対するメールかわからなくなり、OBに対して意味が通じなくなってしまうため、忘れず記載しましょう。

ナイキ
OBの課までわかる方は、課まで記載する事をおすすめします。

また、社会人も含めて、敬称を忘れる人がよくいますが、敬称を忘れる事は相手を敬っていないと捉えられてしまうので、忘れず書くように心がけましょう。

OBの返信メールの宛名は、会社・部署・敬称つきの名前を書く事をおすすめします。

書き出し

OB訪問の返信メールでは、本文を書く前の書き出しを忘れないようにしましょう。

書き出しでは、返信に対するお礼と自身の大学・学科・学年・名前を名乗ります。

まず、OBは普段の仕事で忙しい中、返信してくれているので、返信に対するお礼をどのような内容に関わらずする事が礼儀です。

また、自己紹介は、誰が書いているという証明になるので、メールの意思表示として、忘れず書く事が重要です。

ナイキ
学年は忘れがちなので、忘れずに記載しましょう!

返信に対するお礼は、OBは毎回忙しい中無給で対応していくれているので、毎回の返信メールに対して忘れずに行う方がいいですよね。

OBへの返信メールの冒頭の書き出しは、返信に対するお礼と大学・学科・学年・名前を名乗るようにしましょう。

本文

OB訪問の返信メールでは、本文の内容をシチュエーションに合わせる事が重要です。

よく、テンプレートの文をOBに対してする学生がいますが、テンプレートの文は社会人からすると一瞬で気づき、会う前からマイナスな印象を持たれてしまう可能性があるので、避けましょう。

ナイキ
マイナスな印象を持たれていい事はありませんよね。

OBの返信メールでも、以下の2つのケースの本文を特に気をつけるべきです。

<OBの返信メールの本文で気をつけるべき2つのケース>

  • OB訪問が許可された場合
  • OB訪問が断られた場合

それぞれどのような本文内容を書くべきかを順に解説していきます。

OB訪問が許可された場合

OB訪問が許可された場合の返信メールの本文では以下の2点を書かなければなりません。

  • 日時・場所の確認
  • 当日聞きたい事の概要

まず、OB訪問が許可された場合は、まず、日時・場所の確認をまず書きましょう。

日時・場所の確認は、相手に自分が理解した事を示すためにとても重要です。

それと同時に、自分に対してのリマインドにもなるので、忘れずに記載をしましょう。

また、当日聞きたい事の概要を書く事も重要です。

当日聞きたい事を記入すると、OBは当日までに何を話すべきかの準備をする事ができますし、学生も当日聞きたい事を先に示す事で、話の内容をコントロールできるメリットがあるためです。

ぜひ、紹介した2点は忘れずに記載をしましょう!

ナイキ
実際にOB訪問の返信メールで書いたら、意欲的かつ、面談準備が進めやすい学生だったと評価していただく事がありました!

OB訪問が断られた場合

OB訪問が断られると、失意から、特に本文は、確認したという旨の内容しか書かない学生がいますが、避けましょう。

OB訪問が断られた場合でも、以下の3点は確実に本文を書かなければなりません。

  • 訪問が難しい事の了承
  • 無理なお願いをした事への謝罪
  • 検討してもらった事への感謝

訪問が難しい事の了承は、了承を伝えないと、OB側も学生がメールの内容を確認しているかが気になってしまうため、送りましょう。

また、基本的にOB訪問は、学生がOBに対して、勝手にメッセージを送ることになるので、無茶を言ってしまった事への謝罪は必須です。

最後に、OBも学生のために、スケジュールを確認して、返信メッセージをしてくれているので、検討してもらった事でさえありがたいので、お礼を伝えましょう。

ナイキ

学生の真摯な態度は、OBに対していつかは訪問させてあげようという気持ちにさせるので、ぜひ真摯な態度を就活生は心がけましょう!

結び

OB訪問の返信メールでは、結びの言葉を書きましょう。

結びでは、今後の挨拶を言いましょう。

結びで今後の挨拶を述べることはビジネスメールの基本ですので、記載する事をおすすめします。

また今後の挨拶は、ケース別に、一言加えて送る事をおすすめします。

<一言の例>

▲▲様にお会いできるのをとても楽しみにしております。
また別の機会にお話をうかがえれば幸いです。

結びの挨拶は、言い方が何種類も存在するので、インターネット等で検索しながら、ケースにあった挨拶をするのがおすすめです。

就活生は、OB訪問の返信メールの結びは、今後の挨拶を言いましょう。

署名

最後にOB訪問の返信メールでは、署名を忘れずに行いましょう。

署名とは、メールの最後にある署名の事を指し、送信者の名前や会社、電話番号などの情報を載せて「自分が何者であるか」を伝えるために行います。

署名があれば、OBがメールを送りやすくなったり、すぐに電話できるようになるため記載する必要があります。

ナイキ

署名には、

・大学名
・学部・学科・学年
・名前
・電話番号
・メールアドレス

これらの情報は盛り込みましょう!

また、署名設定は、ビジネスの場でのルールとされているので、学生のうちから設定方法を覚えておけば、社会人になってからも使えるので便利です。

ぜひ、OB訪問の返信メールでは、署名設定を忘れずに行いましょう。

OB訪問のメールの書き方についてもっと詳しく知りたい方は「【例文15選】OB訪問で使えるメールの書き方【メールを送る際のマナーも】」をチェック!

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OB訪問の返信メールの説明を文章で書いてあっても、イメージをしにくいですよね。

そこで、今回は、OB訪問が許可された場合と、OB訪問が断られた場合の両方の例文をご紹介します。

就活生はぜひ参考にしてみてください!

ナイキ
例文を見ながら、OB訪問の返信メールを作成する事をおすすめします!

OB訪問が許可された場合

 

【件名】
OB・OG訪問ご快諾のお礼(〇〇大学 Z太郎)
【本文】
◯◯株式会社◯◯部
▲▲様お世話になっております。

先日OG訪問をお願いしました◯◯大学◯学部◯学科3年のZ太郎です。

この度はOG訪問を了承していただき、誠にありがとうございます。


また、お忙しい中、丁寧なご返信をありがとうございます。

ではX月XX日(月)の12:00に、指定していただいた△△でお待ちしております。
なお、当日は、▲▲様の働き方や、仕事内容、貴社の社風など、貴社で働くイメージができるようなお話をうかがえればと思っています。


また、可能でございましたら、記入済みのESなどを軽く添削もしてもらえたら幸いです。
▲▲様にお会いできるのをとても楽しみにしております。


当日は何卒よろしくお願いいたします。

————————————————————————————————

◯◯大学◯学部◯学科3年 Z太郎
TEL:080-–
Mail:–@gmail.com

OB訪問が断られていた場合

 

【件名】
OB・OG訪問の件について了承しました(〇〇大学 Z太郎)
【本文】
◯◯株式会社◯◯部
▲▲様
お世話になっております。
先日OG訪問をお願いしました◯◯大学◯学部◯学科3年のZ太郎です。

お忙しい中、丁寧なご返信をありがとうございます。

また、今回の訪問は難しいとのこと、承知いたしました。

▲▲様のご都合も考えず無理なお願いをしてしまい、申し訳ございませんでした。

誠に残念ではございますが、ご検討いただいたことに心から感謝申しあげます。

また別の機会にお話をうかがえれば幸いです。
今後ともよろしくお願いいたします。

————————————————————————————————

◯◯大学◯学部◯学科3年 Z太郎
TEL:080-–
Mail:–@gmail.com

【注意】OBへの返信で気を付けるべきマナー7選

【注意】OB訪問で気を付けるべきマナー7選

ここからは、OBへの返信メールを書く時に注意すべき4点のマナーをご紹介します。

学生は、ビジネスメールを送る経験がないので、OBへの返信メール次第では、OBからマイナスな印象を受けてしまいます。

ナイキ
OBの課までわかる方は、課まで記載する事をおすすめします。

OBからマイナスな印象を持たれるのは避けたいですよね

OBの返信メールでは、以下の4点が気をつけるべきマナーです。

  1. 返信は24時間以内にする
  2. 返信は業務時間内にする
  3. 誤字脱字をしない
  4. 敬語を正しく使う
  5. 件名を変えない
  6. 返信は全部引用をする
  7. メールは自分発信で終わらせる

順にどのようなマナーなのかを解説していきます。

1.返信は24時間以内にする

まず、OBへの返信は24時間以内に行いましょう。

OBへの返信が遅くなってしまうと、「やる気のない学生」と捉えられる可能性があり、また、返信が遅いと、OBに対して気を遣わせてしまうためです。

ナイキ
OBに気を遣わせてしまったら申し訳ないですよね。

どうしても忙しくて、24時間以内に返信ができない場合もあると思います。

そのような場合は、返信できなかった旨と謝罪文を丁寧に記載することを心がけましょう。

就活生は、OBへの返信メールは24時間以内にする事をおすすめします。

2.返信は基本業務時間内にする

OBへの返信は、基本業務時間内にする事をおすすめします。

社会人は、プライベート中に仕事に関するメールが来て欲しくない人もいます。

つまり、OBへの返信をして、プライベートの邪魔をしてしまう恐れがあるので、基本業務時間内に返信をしましょう。

ナイキ
業務時間は会社によって決まっているので、調べた方がいいです!

業務時間を調べてもわからないと考えている就活生は、9:00~18:00を目安に返信をする事をおすすめします。

就活生は、OBへの返信は基本業務時間内にしましょう!

3.誤字・脱字をしない

OBへの返信は、誤字・脱字をしないように気をつけましょう。

誤字・脱字は、基本的に見直しをしたら気付くものです。

そのため、仮に誤字・脱字をしている場合は、「見直しができない学生」と見なされてしまいますので、避けましょう。

ナイキ
誤字・脱字をしない事は、OB訪問のメールに限らず、社会人の基礎マナーとして、どのような場面でも当たり前ですよね!

メールを送信後に、誤字・脱字を気づいた場合は、新規メールを作成して、一言謝罪を入れるようにしましょう。

とはいえ、誤字・脱字をしない事が1番なので、就活生は、OB訪問の返信メールで誤字・脱字をしないように意識をしましょう。

4.敬語を正しく使う

OBへの返信は敬語を正しく使うようにしましょう。

悪気がなくても、間違った敬語の使い方で不快にさせてしまう可能性があります。

とくに学生は、かしこまった敬語を話す場面が少ないので間違える可能性が高いです。

ナイキ
「了解しました」「わかりました」ではなく「承知しました」「かしこまりました」を使いましょう!

また、たとえ仲良くなったとしても敬語は崩してはいけません。

OBを不快にさせないためにも、敬語は正しく使用しましょう!

5.件名を変えない

OB訪問への返信は件名を変えないようにしましょう。

件名を変えてしまうと前後のメールの繋がりが曖昧になってしまうため、OBがメールの管理をしづらくなってしまいます。

ナイキ
返信した際につくRe:も消す必要はありません。

社会人は学生と違って、多くの人とメールのやり取りをしていることを忘れないでおきましょう。

OBへ返信する際は件名を変えずに返信しましょう!

6.返信は全文引用をする

OB訪問の返信は全文引用しましょう。

OBは毎日大量のメールが届き、学生とのやり取りのメールの内容は忘れている可能性があります。

つまり、メールを全文引用していると、OBは前後のメールを開かないで、メールの内容を確認できるため、便利です。

 

ナイキ
Gmailの場合は、返信画面の左下にある「…」のボタンから、引用する事ができるので、簡単にできます!

返信メールが長くなり、失礼に当たるという事もありますが、OB訪問は基本的に何度もやり取りを行うわけでもなく、引用してもそこまで長くならないので、安心してください。

仮に、長すぎる場合は、重要な部分だけ部分的に引用して、OBが出来るだけ返信の内容を理解しやすくするようにしましょう。

就活生は、OBへの返信は全文引用をする事をおすすめします。

7.メールは自分発信で終わらせる

OBへのメールは自分発信で終わらせましょう。

返信を返さないとOBのメールを無視してることにもなりかねず失礼にあたる場合があります。

ナイキ
仮にそういったことを気にしないOBでも、自分発信で終わらせることに損はありません!

OB訪問を引き受けてくれたことへのお礼や当日の挨拶も込めた返信をしましょう!

OB訪問の返信は自分発信で終わらせることをおすすめします。

OBから返信来ないときにやるべき3つの対応

OBからの返信が来ないときの対応3選

OBとやり取りする際に、そもそも返信が来ない場合もあると思います。

 

ナイキ
OBから返信が来ないと不安ですよね。

OBから返信が来ない場合は、待ち続けるのではなく、自発的に行動をしていく必要があります。

そこで、ここからは、OBから返信来ないときにやるべき3つの対応をご紹介します。

以下が、OBから返信来ないときにやるべき3つの対応です。

  1. そもそもメールが送信できているか確認をする
  2. 3営業日を超えた場合はメールを再送信する
  3. 知り合いの紹介なら紹介元の知り合いから連絡してもらう

順にどのような対応なのかを解説します。

1.そもそもメールが送信できているか確認をする

OBから返信が来ない場合は、そもそもメールが送信できているか確認をしましょう。

OB訪問の返信が来ない理由として、そもそもメールが送信ができておらず、OBが気づいていない場合があります。

そのため、そもそもメールが送信できているかは確認をしましょう。

ナイキ
メールの送信ボックスに、OBに対して送信したメールがあったら基本的に大丈夫です。

また、OBのメールアドレスを間違えている可能性があるので、送信先のアドレスも合わせて確認する事をおすすめします。

就活生は、OBから返信が来ない場合、そもそもメールが送信できているか確認をしましょう。

2.3営業日を超えた場合はメールを再送信する

OBから返信が3営業日以上返信が来ない場合は、メールを再度送信をしましょう。

OBは毎日大量にメールが届くので、自身が送ったOB訪問に関するメールが埋もれてしまっている場合があります。

そのため、3営業日以上などの時間が過ぎた場合は、メールを再送信して気づいてもらえるように努力をしましょう!

ナイキ
メールに気づかれないで、OB訪問ができないのは悲しいですよね。

またメールが埋もれている以外にも、OBの迷惑メールに入っている可能性があるので、メールを再送信した方が無難ですよね。

OBから返信が3営業日以上返信が来ない場合は、メールを再度送信をする事をおおすすめします。

3.知り合いの紹介なら紹介元の知り合いから連絡してもらう

OBを知り合いに紹介してもらっている場合は、紹介元の知り合いから連絡してもらうようにしましょう。

OBは、迷惑メールに入っている、メールが埋もれていた、忙し過ぎるなどの理由で、OB訪問に関するメールに気づかない可能性があります。

その場合、OBを知り合いから紹介してもらっている場合は、知り合いに直接確認してもらう方が、メールに気づいてもらえる可能性が高まります。

ナイキ
僕も、知り合いから再連絡してもらう事で、OB訪問に繋がった経験があります。

知り合いにメッセージしてもらうのは少し面倒ですが、OB訪問ができないより良いと思うので、知り合いに連絡してもらう事は重要です。

そのため、OBから返信が来ない場合は、知り合いの紹介なら紹介元の知り合いから連絡してもらうようにしましょう。

まとめ:OB訪問の返信メールはマナーを守れば怖くない!

まとめ:OB訪問の返信メールはマナーを守れば怖くない!

本記事では、OBの返信メールの書き方や例文、返信メールでのマナーなどをご紹介しました。

今回の重要な内容をまとめると以下のとおりです。

  • OB訪問が断られた際にもマナーを守って返信する
  • OB訪問の返信は24時間以内にする
  • OBからの返信が届かなかった場合は再送信するなど自分から動く

OB訪問の返信の際に気を付けるマナーや注意点について、ご理解いただけたと思います。

OBに失礼を与えないように、本記事を参考にしてOBへの返信メールを作成してみてください。

 

ナイキ

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