皆さんこんにちは！Z大学のYUTOです！
Z大学では、「就活・留学・学生ビジネスなど」主に大学では学べないことを発信しています！
- グループディスカッションの書記の役割を知りたい！
- グループディスカッションの書記に必要な力は何？
- 書記を担当してグループディスカッションの選考を通過したい！
このように、グループディスカッションの選考で「書記を担当して選考を通過するためには何をすればいいの？」と思っている就活生も多いと思います。
グループディスカッションでの書記は非常に重要な役割であるため、やるべきことを理解してから担当するべきです！
僕自身も、グループディスカッションの選考で何度が書記をしたことがあります！
そんな僕の体験談を元に解説します！
そこで本記事では、、、
- グループディスカッションでの書記の3つの基本役割
- グループディスカッションでの通過率が上がる書記の立ち回り方法
- グループディスカッションの書記で注意するべき3つの点
これらについて僕の体験談も交えて解説するので、これからグループディスカッションで書記をやってみたいと考えている就活生はぜひ最後までご覧ください！
この記事を監修した人
YUTO
体育会所属の大学生｜GOAL-Bコーチング受講生
野球を幼少期から続けている。
グループディスカッション多数経験
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グループディスカッションの書記とは
グループディスカッションでの書記は非常に重要な役割であるといえます！
書記には、ただ意見をまとめるだけでなく、メモを取る立場として議論の内容を理解することも求められるからです。
全員の意見を手元に記録して把握できるのは、書記を担当している人だけなので結論を出すところまで議論の中心メンバーとなります！
メモを取る立場として議論の内容を一番理解しておく必要があるため、司会者と同じくらい重要な役割といえるので、書記を担当する前にこの点を意識してから臨むといいでしょう！
グループディスカッションでの書記の3つの基本役割
グループディスカッションにおいて、「書記の仕事って具体的に何をするの？」と疑問に思っている人もいるのではないでしょうか。
ここからは、グループディスカッションでの書記の役割についてご紹介します！
書記にはさまざまな仕事がありますが、基本的な仕事は大きく3つに分類されるでしょう。
以下にグループディスカッションでの書記の3つの基本役割をまとめました。
＜グループディスカッションでの書記の3つの基本役割＞
- 意見を効率良くメモする
- 論点を整理する
- 発表者のサポートあるいは発表役をする
これらについて以下で詳しく解説します！
意見を効率良くメモする
ディスカッションの最中には、班のメンバー間で多くの意見が飛び交います。
そこで書記担当の人は、多くの意見を短時間で効率良くメモすることが求められます！
字をていねいに書くことももちろん大切ですが、グループディスカッションは時間との戦いになるので、効率良くメモをすることを優先させたほうがいいです！
最近では、オンラインでのグループディスカッションも増えてきているので、タイピングが速いければより効率良くメモを取ることができます。
効率良くメモを取れるようになれば、班のメンバー全員の意見をひっくるめた結論を出すことができるので意識をしてみましょう！
論点を整理する
議論の論点を整理することも書記の役割の一つです。
ディスカッションを進めていくなかで、論点がずれていくことも多々あるので、論点を整理することが書記の仕事だといえます！
出た意見をそれぞれ共通意見と対立意見でまとめておけば、後で見返すときに見やすくなるのでおすすめです！
意見をまとめていくなかで論点がずれてきているなと一番感じられる立場なので、矛盾点を班のメンバーと共有しながら議論を進めていきましょう！
発表者のサポートあるいは発表役をする
発表者は、書記がまとめたメモを見ながら発表を行うため、書記はサポート役としての役割も担います。
しかし、班のメンバーの中で一番内容を理解していれば、書記が発表役をすることも大いにあります！
僕自身も書記を担当したおかげで、議論の内容をしっかりと理解することができ、最後の発表役までを担当しました！
発表役はどの役割の人がやるのかといった決まりはないため、自分が議論の内容を理解できていると思ったら発表役を務めることをおすすめします！
「ただメモを取るだけでいいや」と思わずに、「自分が発表までやるんだ」というように最後までチームに貢献する気持ちでグループディスカッションに臨むといいでしょう！
グループディスカッションでの通過率が上がる書記の立ち回り方法
書記を担当してグループディスカッションの選考を通過するには、議論をしていく中での立ち回り方法を理解しておく必要があります。
立ち回り方法を意識しておけば本番でアピールすべき点が明確になり、実践していけばグループディスカッションの通過率も次第に上がっていくでしょう！
以下にグループディスカッションでの通過率が上がる書記の立ち回り方法をまとめます。
＜通過率が上がるグループディスカッションでの書記の立ち回り方法3つ＞
- 図や樹形樹を使いメモする
- 話が脱線したらメモを示しながら脱線している点を指摘する
- 発言も欠かさずにする
これらについて以下で詳しく解説します！
図や樹形図を使いメモをする
グループディスカッションでの書記は、図や樹形図を使ってメモをしていくことが大切です。
議論で出た意見を文字のみでまとめるのではなく、図や樹形図を使うことでより見やすいメモを作ることができます！
発表をする際に図や樹形図を使って説明すると、「この班の書記はできるな」と思ってもらえるので通過率が上がること間違いなしです！
また、話が理解できていない班のメンバーに議論の内容を説明する時に、図や樹形図でまとめておけばより理解してもらいやすくなると思います。
図を使ってメモを取ったことがないという人は、授業や企業の説明会などでメモしたことを図や樹形図でまとめてみることから始めるといいでしょう！
話が脱線したらメモを示しながら脱線している点を指摘する
議論がどんどん進んでいくと、途中で話が脱線してしまうことがあります。
書記には、そのような場合に自分が書いたメモを示しながら議論の修正をしていくことが求められます！
話が脱線したら議論の目的と最終ゴールを再確認することで上手く話を戻すことができるでしょう！
また、書記は話が脱線しているか気付くためにも、司会者と同じくらい班のメンバーの意見をよく聞いて、議論を正しい方向に持っていく必要があります。
話の脱線を的確に指摘することができれば、企業に対して「周りの人の意見をしっかり聞ける人なんだな」という印象を与えることができるので、立ち回り方法の一つとして意識してみてください！
発言も欠かさずにする
書記だからメモさえ取っておけばいいやと思うのは絶対に避けましょう。
書記の役割をしっかり行うことも大切ですが、発言者の一人であることを忘れてはいけません！
メモを取ってばかりだと意見がない人だという印象を持たれるので気をつけましょう！
しかし実際は、班のメンバーの意見をメモするのに精一杯なことがほとんどなので、発言できる回数が周りよりも少なめになりがちです。
話すべきところは話す、メモを取るときは取るといったように、発言とメモを取るバランスを保つことを心がけましょう！
グループディスカッションの書記で注意するべき3つの点
グループディスカッションで書記を担当する際には、役割とともに注意するべき点についても理解しておく必要があります。
これから説明することは、グループディスカッションのどの場面においても必ず大切になってくることなので、一つずつ頭に叩き込んでいってください！
以下にグループディスカッションの書記で注意するべき3つの点をまとめます。
＜グループディスカッションの書記で注意するべき3つの点＞
- 全体を俯瞰して理解する
- 表情に気を付ける
- 何度も議論の内容を再確認する
これら3つの点について以下で詳しく解説します！
全体を俯瞰して理解する
グループディスカッションでの書記は、議論全体を俯瞰して理解する力が求められます。
一部分だけを理解していても、メモを取る役割として分かりやすい形でまとめることができないからです。
「自分たちは結局発表で何を伝えたいのか」を考えてみることで、議論の全体像が掴みやすくなるのではないかと思います！
また、メモを取りながら一歩引いてみた位置から議論を聞いてみることもおすすめです！
一歩引くことで冷静に全体を俯瞰してみることができます。
全体を俯瞰してみて、どうやったら最適な結論を出すことができるかを班のメンバー全員で考えてみてください！
表情に気を付ける
書記はメモを取る際に下を向くことになるので、どうしても表情が暗くなりがちです。
そのため、暗い学生と見られる事がありますので気をつけましょう。
また、班のメンバーからしても、書記がメモを取るのにずっと下を向いていたらやりにくいです。
面接と同様、グループディスカッションも表情は選考要素の一つとして挙げられるので注意しましょう！
メモを取るのに集中していると表情に意識を向けることは難しいですが、気をつけようとする意識を持つことが大切です。
自分にとってというよりも班のメンバーや企業の方から印象が良いと思ってもらえる書記になることを目指してみてください！
何度も議論の内容を再確認する
書記をやっていく中で、議論の内容に疑問を抱くことも多いと思います。
疑問のまま議論を進めて、最終的に議論を修正することになったら時間がもったいないですよね。
そのため、疑問に思ったらすぐに議論の内容について確認しましょう！
書記をやっている人が疑問に思ったことは、他のメンバーも同じことを思っていることがほとんどなことが多いです！
意見をまとめる立場の人が、議論の内容が理解できていないというのは避けたいので、疑問に思ったらその都度議論を止めてしまってOKです！
全員と意思疎通を何回もすることで、より良い結論を出すことにつながるのでぜひ議論の再確認は意識してやってみてください！
まとめ：グループディスカッションの書記はいろんな仕事があるため選考でアピールしやすい役割である！
本記事では、グループディスカッションでの書記の3つの基本役割、通過率が上がる書記の立ち回り方法、書記をやる上で注意するべき3つの点についてご紹介しました。
ここまで読んでいただいた方は、グループディスカッションでの書記のやり方について十分理解できたと思います！
グループディスカッションの書記として活躍し選考を通過していきましょう！
＜まとめ＞
- グループディスカッションの書記は重要な役割である
- 書記は話が脱線したらメモを見ながら議論の修正を促す
- 議論の内容を理解していれば発表者の役割も担当する
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