皆さんこんにちは！Z大学のナイキです！
Z大学では、「就活・留学・学生ビジネスなど」主に大学では学べないことを発信しています！
- OB訪問のメールの書き方を知りたい！
- OB訪問を依頼する時のメールの書き方を知りたい！
- OB訪問のメールを送る時は何に注意したらいいの？
OB訪問を実施する過程で、メールを送る事は頻繁にあると思います。
しかし、学生は基本的にビジネスメールを送った事ないと思うので、OBへのメールの送り方に困ってる人は多いでしょう。
そこで今回は、例文つきで、OB・OG訪問のメールの書き方を徹底解説していきます！
OB・OG訪問50回以上行った経験から解説します！
- OB訪問のメールを送る際の基本5選
- 訪問依頼をOBに送るメールの書き方
- OB訪問の際に送る返信メールの書き方
- OB訪問当日に送るリマインドメールの書き方
- 訪問後のOBに送るお礼メールの書き方
- OB訪問はメールでやり取りするのが適切か
このようにOB訪問のメールについて解説していきますので、「OB訪問について網羅的に知れます！」ぜひ最後までご覧ください！
この記事を監修した人
ナイキ｜南山大学4年｜ITメガベンチャー内定者
新卒採用イベントの責任者と文部科学省の海外留学プロジェクトの長期インターンシップに参加。その他海外インターンシップも3度参加している。
OB訪問は50回以上経験
OB訪問のメールを送る際の基本行動5選
まず、OB訪問のメールを送る際の基本行動5選をご紹介します。
どのようなシチュエーションのメールでも、これから紹介する行動は必須になってくるので、ぜひ実践してみてください！
僕自身もすごく意識していた行動です！
以下が、OB訪問のメールを送る際の基本行動5選です。
＜OB訪問のメールを送る際の基本行動5選＞
- 件名は1度見ただけで理解できる内容にする
- 常に件名で名前を名乗る
- メールの送信は業務時間内に送る
- 誤字脱字がないかを送信前に確認する
- 周りの大人にメールの内容を送信前に確認してもらう
順にどのような行動かを詳しく解説していきます！
件名は1度見ただけで理解できる内容にする
まず、メールの件名は1度見ただけで、理解できる内容にする事が重要です。
訪問をお願いしたいOBには、日頃から仕事やプライベートで山程のメールが送られています。
つまり、件名をわかりやすい内容にしないと、訪問願いのメールを出しても、埋もれて気づかれないためです。
メールを気づかれずに、OB訪問ができなくなるのは避けたいですよね。
件名だけでOB訪問が可能にはなりませんが、件名はOB訪問を快諾してもらう第一歩なので、就活生は件名には気をつける必要があります。
OBにメールを送る際は、件名を1度見ただけで理解できる内容にしましょう！
常に件名で名前を名乗る
OB訪問のメールを送る際は、常に件名で名前を名乗る事をおすすめします。
OBによっては、1日に複数回学生に会っていたりする場合があります。
そのため、OB訪問に関するメールをしても、件名に名前を書いていないと、OBにメールを開けさせて、名前を確認させるという手間をかけてしまうので、メールの件名には常に名前を書きましょう。
僕もカッコでくくって件名に名前を書いていました。
OBとの2回目以降のやり取りのからは書かなくても怒られないという意見もありますが、書いても特に失礼には当たりませんし、大量のメールの中で誰から来ているかわかりやすくするため、毎度書いたほうが良いです。
就活生は、OB訪問のメールの件名には、名前を書くようにしましょう！
メールの送信は業務時間内に送る
OBにメールを送る際は、業務時間内にしましょう。
OBによっては、仕事に関するメールは休日には確認しないため、OB訪問依頼メールも気付かれない可能性があります。
また、業務外でOB訪問の依頼をしてしまって、OBの休日にメール返信の手間を煩わせてしまう可能性があり、OBには出来るだけ迷惑をかけない方がいいので、メールの送信は業務時間内に送る方がいいです。
業務時間は会社によりますが、大体朝の9時半〜夜の18時半の間にメールは送る方がいいです。
もちろん、OBによっては休日に気軽に返信してくれる人もいますが、わざわざOBの気を悪くする可能性がある時間に、メールを送る必要はないですよね。
就活生はOBにメール送る時間は業務時間内にしましょう！
誤字脱字がないかを送信前に確認する
メールを送る際に誤字脱字がないかは、送信前に必ず確認しましょう。
誤字脱字は、メールの重要な内容が伝わらないのを防ぐためでもありますし、少し確認すれば誰でも気づく事ができるので、もし誤字脱字がある場合は「適当な学生」という印象を持たれるので、誤字脱字は避けましょう。
誤字脱字のおすすめな確認方法は、メールを全て書き切って、最後に誤字脱字だけを確認する事です。
メールの内容と誤字脱字を同時に確認してしまうと、どうしても内容の方に目がいって、誤字脱字に気付かない場合が多いためです。
誤字脱字は少しでもあってはいけないものなので、普段は誤字脱字をしない就活生でも、最新の注意を払って、確認をした方がいいでしょう。
OBに失礼を与えないように、誤字脱字がないかを送信前に確認する事をおすすめします。
周りの大人にメールの内容を送信前に確認してもらう
誤字脱字を確認したら、周りの大人にメールの内容を送信前に確認してもらう事をおすすめします。
自分だけで内容や誤字脱字を確認してメールを送る学生がいますが、危険です。
学生はビジネスメールの知見がないため、自分が良いと思っても、社会人から見ると内容が良くない場合が沢山あります。
そのため、周りにいる大人でいいので、OBにメールを送信する前に内容を一度確認してもらった方が良いです。
僕も最初はインターン先の上司に確認してもらっていました！
大人に確認してもらうと、ビジネスメール独特の言い回しも加えて教えてもらえるのでおすすめです。
就活生は、OBにメールする際は、周りの大人にメールの内容を送信前に確認してもらうようにしましょう！
訪問依頼をOBに送るメールの書き方
ここからはまず、OBに送る訪問依頼メールの書き方を、例文を紹介しながら具体的に解説していきます。
訪問依頼メールはOB訪問するために最も重要なので、書き方を確実にマスターできるように本記事を何回も見直しましょう。
以下が、訪問依頼メールの構成になります
＜訪問依頼メールの構成＞
- 件名/ OB・OG訪問依頼だとわかるように書く、大学名も記載
- 宛名/ 会社名・部署・担当名を書く
- お詫び/ 突然のメールをお詫びする
- 名乗り/ 自己紹介する
- 経緯/ どこから連絡先を知ったか書く
- 目的/ OB訪問の目的や学びたい事を記載する
- 日程/ 相手に時間を取らせないよう予め訪問候補日を送る
- 謝罪/ こちらの都合で日程調整送る事への謝罪文を記載する
- 場所/ 場所はどこでも良い事を書く
- 結び/ OBに敬意を示す文を書く
この中でも、特に経緯や目的を示す事は忘れがちなので気を付けましょう。
目的や経緯が書かれていないと、どこからか来たわからない怪しいメールと捉えられてしまいます。
また、日程調整もOBに確認させないように3~5日程の候補を送る事を忘れずに行いましょう。
日程調整の記載はとても重要です！
僕の場合は、5日程送る事を意識していました！
最後に、OBに送る訪問依頼メールの例文をご紹介します。
訪問依頼メールを送る際は、ぜひ参考にしてみてください！
【件名】
OB・OG訪問のご依頼（〇〇大学 Z太郎）
【本文】
◯◯株式会社◯◯部
▲▲様
突然のメール失礼いたします。
◯◯大学◯学部◯学科に在籍しております、3年のZ太郎と申します。
現在、△△△△年新卒入社に向けて就職活動をしており、貴社を志望しております。
大学のキャリアセンター（or その他経由先）から、▲▲様のご連絡先を紹介いただきました。
私自身、●●業界を志望しており、●●でもトップにあたる、貴社への理解を深めたいと思っており、仕事内容についてお話をお伺いさせていただきたく、ご連絡いたしました。
そして、もしOB訪問が可能でしたら、例えば以下の日程はご都合いかがでしょうか。
X月XX日（月）の11:00～18:00
X月XX日（水）の15:30以降
X月XX日（金）の10:00〜17:00
唐突なお願いで申し訳ありません。
場所はご指定いただければどこにでも伺います。
ご多忙のところ誠に恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
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◯◯大学◯学部◯学科3年 Z太郎
TEL：080-–
Mail：–@gmail.com
OB訪問の際に送る返信メールの書き方
次に、OB訪問の際に送る返信メールの書き方をご紹介します！
OB訪問の際に送る返信メールは、特にOB訪問の依頼が通った場合と、依頼が断られた場合の2パターンがあります。
その他の返信メールは、OBによるので、臨機応変に返信をしていきましょう。
それぞれについて順に解説していきます！
OB訪問依頼が通った場合の返信メール
まずOB訪問依頼が通った場合の返信メールの書き方をご紹介します。
OB訪問の依頼が通っても、その後の返信を疎かにしてしまえば、OBから悪い印象を持たれる可能性があるため、慎重にメールを送るようにしましょう。
以下が、OB訪問依頼が通った場合の返信メールの構成です。
＜OB訪問の依頼が通った返信メールの構成＞
- 件名/ OB・OG訪問お礼と大学名も記載
- 宛名/ 会社名・部署・担当名を書く
- 冒頭/ お世話になっております。と2回目のやり取りから書く
- 名乗り/ 改めて軽く自己紹介する（大学名等）
- お礼/ OB訪問を快諾してもらったお礼を記載
- 確認/ 指定してもらった、時間を場所を再度確認・了承する
- 質問内容/ 事前に自分が聞きたい事、ES添削依頼などをする
- 結び/ OBに会える事への楽しみと当日のお願いをする
依頼メールが通った返信メールで大切になるのは、まずOB訪問を承諾していただいたお礼です。丁寧にお礼を伝えましょう。
また、当日お話を聞きたい質問内容を送る事をおすすめします。
質問内容を送る事は、OBが事前に質問に答える準備ができる点や、学生も自分が聞きたい情報を当日に向けてコントロールできるというメリットがあるので、おすすめです。
質問内容が多い場合は、箇条書きで書くのもおすすめです！
最後に、OB訪問快諾対するお礼メールの例文を載せておきます！
就活生はOBに対する返信メールを書く際に、ぜひ参考にしてみてください！
【件名】
OB・OG訪問ご快諾のお礼（〇〇大学 Z太郎）
【本文】
◯◯株式会社◯◯部
▲▲様
お世話になっております。
先日OG訪問をお願いしました◯◯大学◯学部◯学科3年のZ太郎です。
この度はOG訪問を了承していただき、誠にありがとうございます。
ではX月XX日（月）の12：00に、指定していただいた△△でお待ちしております。
なお、当日は、▲▲様の働き方や、仕事内容、貴社の社風など、貴社で働くイメージができるようなお話をうかがえればと思っています。
また、可能でございましたら、記入済みのESなどを軽く添削もしてもらえたら幸いです。
▲▲様にお会いできるのをとても楽しみにしております。
当日は何卒よろしくお願いいたします。
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◯◯大学◯学部◯学科3年 Z太郎
TEL：080-–
Mail：–@gmail.com
OB訪問依頼が断られた場合の返信メール
次に、OB訪問依頼が断られた場合の返信メールの構成を紹介します。
OBも忙しいので、訪問を断られる場合も沢山あるでしょう。
訪問を断られても、放置をせず、丁寧な返信メールを書く事が大切です。
丁寧な返信メールを書けば、将来的に訪問が可能になるかもしれませんし、面接を受けた際に返信メールのエピソードがプラスに働いている場合があるためです。
以下が、OB訪問の依頼が断られた返信メールの構成です。
＜OB訪問の依頼が断られた返信メールの構成＞
- 件名/ OB・OG訪問が難しい事に対する理解と大学名も記載
- 宛名/ 会社名・部署・担当名を書く
- 冒頭/ お世話になっております。と2回目のやり取りから書く
- 名乗り/ 改めて軽く自己紹介する（大学名等）
- お礼/ 返信に対してのお礼を書く
- 確認/ 訪問が難しい事の理解を書く
- 謝罪/ 一方的にメールを送った事への謝罪を書く
- 感謝/ 残念な素振りを見せながらも、検討してもらった事へ感謝する
- 結び/ 将来的にOB訪問ができたら嬉しい事と、今後ともお付き合いをお願いする
OB訪問依頼が断られた場合は、まず返信してもらった事への感謝と、一方的にOB訪問依頼メールを送った事への謝罪を書きましょう。
OBの方も忙しい中、わざわざ訪問を検討してもらった事はありがたいですよね。
また、最後にさりげなく将来的にOB訪問をしたい旨を記載しておきましょう。
記載しておくと、OBから落ち着いたタイミングで連絡が来る場合もありますし、どうしても訪問したいOBの場合、再度連絡しやすくするためです。
最後に、OB訪問依頼が断られた場合の返信メール例文を記載しておきます！
就活生は、ぜひ参考にしてみてください！
【件名】
OB・OG訪問の件について了承しました（〇〇大学 Z太郎）
【本文】
◯◯株式会社◯◯部
▲▲様
お世話になっております。
先日OG訪問をお願いしました◯◯大学◯学部◯学科3年のZ太郎です。
お忙しい中、丁寧なご返信をありがとうございます。
また、今回の訪問は難しいとのこと、承知いたしました。
▲▲様のご都合も考えず無理なお願いをしてしまい、申し訳ございませんでした。
誠に残念ではございますが、ご検討いただいたことに心から感謝申しあげます。
また別の機会にお話をうかがえれば幸いです。
今後ともよろしくお願いいたします。
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◯◯大学◯学部◯学科3年 Z太郎
TEL：080-–
Mail：–@gmail.com
こちらの記事では、OB訪問の返信メールの書き方を詳しく解説しているのでぜひご覧ください！
OB訪問当日に送るリマインドメールの書き方
OB訪問は了承を得て、日程調節したら終わりではありません。
OB訪問の当日にメールのリマインドメールを送る事が必須です。
OBも人間なので、OB訪問を忘れていたり、日程を勘違いする事があるので、OB訪問の機会を逃さないようにリマインドメールを送る事は重要です。
OBに対してもそうですが、自分自身のリマインドにもなるので、おすすめです。
以下が、OB訪問当日に送るリマインドメールの書き方です。
＜OB訪問当日に送るリマインドメールの構成＞
- 件名/本日の OB・OG訪問に関してと大学名も記載
- 宛名/ 会社名・部署・担当名を書く
- 冒頭/ お世話になっております。と2回目のやり取りから書く
- 名乗り/ 改めて軽く自己紹介する（大学名等）
- お礼/ OB訪問快諾のお礼を書く
- 確認/本日のOBに関する時間、場所の確認を行う
- 服装/ 一方的にメールを送った事への謝罪を書く
- 結び/ 本日のお願いをする
OB訪問のリマインドメールで重要なのが、まずは時間と場所の再確認です。
時間と場所が間違えていたら、OBに訪問すらできないので注意をしましょう。
また、服装の確認も重要です。人通りが多い場所で待ち合わせすると、OBが自身を見つけづらいので、予め来ている服装をメールで知らせるようにしましょう！
最後に、OB訪問当日に送るリマインドメールの例文を記載しておきます。
リマインドメールを作成する際はぜひ参考にしてみてください！
【件名】
本日のOB・OG訪問に関して（〇〇大学 Z太郎）
【本文】
◯◯株式会社◯◯部
▲▲様
お世話になっております。
先日OG訪問をお願いしました◯◯大学◯学部◯学科3年のZ太郎です。
先日はOB訪問を快諾していただきありがとうございます。
本日の〇〇時に、指定していただいたXX前にてお待ちしております。
服装は、黒のスーツと紺色のネクタイを着用しております。
何卒よろしくお願い致します。
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◯◯大学◯学部◯学科3年 Z太郎
TEL：080-–
Mail：–@gmail.com
訪問後のOBに送るお礼メールの書き方
次に、OB訪問後に送るお礼メールの書き方をご紹介します！
OB訪問中がどれだけ印象が良くても、OB訪問後にメールを送らないと失礼な学生というマイナスな印象を残してしまうため、OB訪問後は絶対にお礼メールを送りましょう。
僕自身、OB訪問をしている時は、OB訪問後10分以内にはお礼メールを送るように意識していました。
また、OB訪問を受ける際も、お礼メールをもらった学生の方が好印象は抱きます！
以下が、訪問後のOBに送るお礼メールの構成です。
＜お礼メールの構成＞
- 件名/本日の OB・OG訪問の御礼と大学名も記載
- 宛名/ 会社名・部署・担当名を書く
- 冒頭/ お世話になっております。と2回目のやり取りから書く
- 名乗り/ 改めて軽く自己紹介する（大学名等）
- お礼/ 本日のOB訪問のお礼を書く、忙しい中時間を取ってもらった事を強調する
- 総括/ 本日の学びを総括
- 具体例/ 特に印象に残ったエピソードを話す
- 宣言/ これからの抱負を書く
- お願い/ これからもお願いする機会がある事を記載
- 再度お礼/ 再度お礼を言う、お礼はしつこいくらい言う
- 結び/ 結びの言葉を綴る
OB訪問のお礼メールで重要になってくるのが、学びと学びの具体例を書く事です。
ただお礼を述べるだけでなく、今日の学び、具体例を書く事で、思考の深さやOB訪問がどのように意味があったのかを可視化できるため、「優秀な学生」と捉えてもらえる可能性があるためです。
あとは、OBからすると、具体的に学びなどが記載してあると、学生にとってどのような点が刺さったかを学ぶ事ができ、次のOB訪問に活かせます。
また、OB訪問の最後に、今後もお世話になりたいと言う旨を記載しましょう。
せっかくできた繋がりなので、ESや面接の際にも練習相手として参考にしたいですし、他にもどこかでお世話になる事はあるかも知れませんので、今後の事はお願いしておきましょう。
最後に、訪問後のOBに送るお礼メールの例文を記載しておきます。
OB訪問後のメール作成に困った時はぜひ参考にしてみてください！
【件名】
本日のOB・OG訪問のお礼（〇〇大学 Z太郎）
【本文】
◯◯株式会社◯◯部
▲▲様
お世話になっております。
先日OG訪問をお願いしました◯◯大学◯学部◯学科3年のZ太郎です。
本日はお忙しいところ、貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
▲▲様のお話から貴社への理解が深まり、より一層、貴社で働かせていただきたい気持ちがさらに強まりました。
特に今日の「（具体例）」のお話は、〇〇という点で印象に残り、大変勉強になりました。
これから▲▲様からいただいた貴重なお話を参考に、さらなる企業研究を進めて参ります。
またご相談させていただくこともあるかもしれませんが、その際は、ご指導よろしくお願いいたします。
貴重なお時間をいただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。
引き続き何卒よろしくお願いいたします。
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◯◯大学◯学部◯学科3年 Z太郎
TEL：080-–
Mail：–@gmail.com
こちらの記事では、お礼メールについての詳しい説明をしているので、興味ある方はご覧ください！
▶︎【誰でもできる】OB訪問のお礼メールを書く7STEPとは
OB訪問はメールでやり取りするのが適切か
最後に、そもそも、OB訪問はメールでやり取りするのが適切かどうかをお話しします。
近年は、OB訪問アプリなどの普及により、大学のキャリアセンター経由でなくてもOB訪問ができるようになりました。
僕もOB訪問のほとんどは、OB訪問アプリを使って行いました。
そして、OB訪問アプリで、OBとやり取りしている場合は、アプリでやり取りするのが鉄則です。
次に、メールやアプリを使う中で、ラインなど別のメッセンジャーアプリを教えてもらった場合は、教えてもらった連絡先でやり取りしましょう。
いずれにしても、OBの意向に従いながら、連絡を取る事をおすすめします。
こちらの記事では、10種類以上のOB訪問アプリについて解説しているのでよければご覧ください。
まとめ
いかがでしょうか？
本日は、OB・OG訪問のメールの書き方を徹底解説しました！
OB・OG訪問のメールは、シチュエーション毎に正しい書き方があります。
メールの書き方は、何度も書いたら取得する事ができるため、書けるようになるまで、ぜひ本記事を何度も見ながら、メールを作成してみてください！
＜まとめ＞
- OB訪問のメールの基本は、件名、送信時間、誤字脱字には注意をする
- OB訪問のメールは、シチュエーション毎に正しい書き方がある
- お礼メールと依頼メールは特に重要
- OBとのやりとりは、メール or OB訪問アプリ or メッセージアプリ
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